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Fonctionnement du Playbook de documents
Un livre-jeu de document capture les lignes directrices, le langage acceptable des clauses et les positions de repli que les équipes juridiques et contractuelles suivent pendant les négociations de contrat. Lorsqu'un auteur de contrat exécute une analyse de risque sur un contrat dans le complément Microsoft 365 Word, Salesforce compare le contrat au livre de jeu actif et met en évidence les écarts, les chemins d'escalade et le langage non standard. Utilisez des playbooks de documents pour gérer les directives de négociation versionnées que l'Analyse des risques contractuels utilise pour évaluer les modifications apportées aux contrats par rapport aux normes de votre organisation.
Éditions requises
| Disponible avec : Lightning Experience |
| Disponible avec : Éditions Enterprise, Unlimited et Performance. |
Document Playbook sépare la gestion des livres-jeux de leur utilisation. Les concepteurs de playbooks de documents créent, versionnent, activent et attribuent des playbooks. Les utilisateurs de Playbook de documents ont accès en lecture seule aux guides pertinents pendant l'analyse des risques de contrat.
Enregistrements de Playbook de document
Document Playbook utilise ces types d'enregistrement pour organiser les données.
| Type d'enregistrement | Objet |
|---|---|
| Livre-jeu de document | L'enregistrement de niveau supérieur qui regroupe les versions et les attributions associées. Un livre-jeu passe par les statuts Brouillon, Actif et Archivé. Le statut du playbook parent est dérivé de ses versions. L'activation de n'importe quelle version déplace le playbook parent vers Actif. |
| Document Playbook Version | Le contenu actuel du livre-jeu. Chaque version stocke un fichier chargé (PDF, DOCX ou XLSX) et progresse à travers les statuts Brouillon, Actif et Archivé. Un playbook peut avoir plusieurs versions, mais une seule version Actif et une seule version Brouillon à la fois. L'activation d'une nouvelle version archive automatiquement la version précédemment active. |
| Attribution de Playbook de document | Associe un livre-jeu à un objet cible et à un type d'enregistrement afin de permettre à l'analyse des risques de récupérer le livre-jeu approprié lorsque l'auteur exécute l'analyse. L'objet cible est un contrat. Une attribution appartient au playbook parent, pas à une version individuelle. Vous pouvez créer une attribution uniquement lorsque le livre-jeu parent est Actif, et attribuer une combinaison d'objet cible et de type d'enregistrement à un seul livre-jeu à la fois. |
Recherche Data 360
Lorsqu'un concepteur active une version, les flux de données du kit de données Document Playbook ingèrent le fichier de la version dans Data 360 (Data Cloud), le découpent en segments sémantiquement significatifs et stockent ces segments dans un index de recherche hybride. L'index Document Playbook prend en charge la recherche par mot-clé et vectorielle. Par conséquent, l'analyse des risques peut trouver les segments les plus pertinents pour chaque section d'un contrat entrant.
Pendant l'Analyse du risque de contrat, Salesforce utilise le guide du livre-jeu dans cet ordre.
- Identifiez le type d'enregistrement Contrat du contrat analysé.
- Recherchez Attribution de livre-jeu de document correspondant à ce type d'enregistrement.
- Recherchez la version active du livre-jeu de document liée au livre-jeu attribué.
- Exécutez une recherche hybride sur le contenu indexé de la version dans Data 360 pour récupérer les segments les plus pertinents pour chaque section de contrat.
- Fournissez ces segments au flux d'analyse des risques pour permettre à l'examinateur d'afficher les écarts, les parcours d'escalade et le langage non standard.
La requête de recherche est filtrée sur la version active du playbook attribué. Par conséquent, les contenus retirés et brouillons ne sont jamais exposés pendant l'analyse des risques.
Accès, fichiers et limites du Playbook de documents
Les enregistrements de livre-jeu de document sont privés par défaut. Seul le propriétaire de l'enregistrement peut afficher un playbook jusqu'à ce qu'une règle de partage accorde l'accès à d'autres utilisateurs. Créez des règles de partage dans l'objet Livre-jeu de document et, si des enregistrements enfants doivent être partagés hors du propriétaire, dans Version du livre-jeu de document et Attribution de livre-jeu de document. Consultez Création d'une règle de partage de livre-jeu de documents.
| Limite | Valeur |
|---|---|
| Formats de chargement | PDF, DOCX et XLSX |
| Taille de fichier maximale | 100 Mo |
| Formats de segmentation de kit de données | PDF, DOCX et XLSX |
| Prise en charge linguistique | Anglais uniquement |
Statuts et actions de Playbook et de version
Chaque type d'enregistrement a un cycle de vie. Les statuts de Playbook et de version déterminent les actions disponibles et quand le contenu peut être utilisé pendant l'analyse des risques. Pour mettre à jour le contenu du playbook, créez une autre version. Vous ne pouvez pas modifier la description d'une version Actif et vous ne pouvez pas modifier une version Archivée.
| Enregistrement | Statut | Signification | Actions disponibles | Fonctionnement des actions |
|---|---|---|---|---|
| Livre-jeu de document | Brouillon | Nouveau livre de jeux. Aucune version n'a encore été activée. Non disponible pour l'analyse des risques. | Afficher, Modifier, Nouvelle version, Supprimer | Ajoutez et modifiez des versions. La suppression retire le livre-jeu et ses versions. Le playbook passe automatiquement à Actif lorsque n'importe quelle version est activée. |
| Livre-jeu de document | Active | Au moins une version est active. Un guide est disponible pour l'analyse des risques. | Afficher, Modifier, Nouvelle version, Attribution, Archiver | Ajoutez de nouvelles versions brouillons ou remplacez la version active. Créez ou mettez à jour l'attribution d'un objet cible et d'un type d'enregistrement. Archivez pour retirer le livre-jeu. |
| Livre-jeu de document | Archivé | Livre de jeux retiré. Conservé pour référence. Pas renvoyé pendant l'analyse des risques. | Supprimer | L'archivage d'un livre-jeu archive toutes ses versions Actif et Archivé avec lui. La version Brouillon reste dans Brouillon. La suppression d'un livre-jeu archivé entraîne son retrait, ainsi que celui de toutes ses versions, avec leurs segments indexés de Data 360. Par conséquent, l'analyse des risques ne renvoie plus de contenu du livre-jeu supprimé. |
| Document Playbook Version | Brouillon | Nouvelle version créée ou modifiée. Pas encore disponible pour l'analyse des risques. | Modifier, Remplacer le document, Activer, Supprimer | Modifiez les métadonnées ou remplacez le document joint. Activez pour déplacer cette version et le playbook parent vers Actif. L'activation de cette version archive la version précédemment active du même livre-jeu. |
| Document Playbook Version | Active | Actuellement en vigueur. Disponible pour l'analyse des risques. Une seule version par playbook peut être active à la fois. | Archiver | Archivez pour retirer cette version. Pour la remplacer, activez automatiquement un nouveau brouillon de Salesforce pour archiver la version active actuelle. |
| Document Playbook Version | Archivé | Version retirée. Conservé pour référence et audit. Pas renvoyé pendant l'analyse des risques. | Supprimer | La suppression d'une version retire ses segments de Data 360. Par conséquent, l'analyse des risques n'affiche plus le contenu de la version supprimée. |
- Création d'un livre-jeu de documents et activation d'une version
Pour itérer sur un document Playbook avant de le mettre en ligne, créez d'abord la coque Playbook, puis ajoutez et activez une version, puis attribuez le playbook à un type d'enregistrement Contrat. Chaque action est une étape séparée. Vous pouvez donc vous interrompre pour réviser ou mettre à jour le document. - Création d'un livre-jeu de document en chargeant un fichier
Créez un livre-jeu, activez sa première version et attribuez le livre-jeu à un type d'enregistrement Contrat en une seule action. Utilisez cette tâche lorsque le document de votre livre-jeu est définitif et qu'il n'est pas nécessaire d'itérer sur les brouillons avant d'activer le livre-jeu.
