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Funzionamento del Playbook documenti
Un playbook documento acquisisce le linee guida, il linguaggio delle clausole accettabile e le posizioni di fallback che i team legali e contrattuali seguono durante le trattative sui contratti. Quando un autore del contratto esegue un'analisi del rischio su un contratto nel componente aggiuntivo Microsoft 365 Word, Salesforce confronta il contratto con il playbook attivo ed evidenzia le deviazioni, i percorsi di inoltro al livello superiore e il linguaggio non standard. Utilizzare i manuali dei documenti per gestire le linee guida di negoziazione con versione utilizzate da Analisi del rischio contratto per valutare le modifiche dei contratti rispetto agli standard dell'organizzazione.
Versioni (Edition) richieste
| Disponibile in: Lightning Experience |
| Disponibile in: Edizioni Enterprise Edition, Unlimited Edition e Performance Edition. |
Playbook documento separa la gestione dei playbook dall'utilizzo dei playbook. I Designer di Playbook documento creano, eseguono versioni, attivano e assegnano i Playbook. Gli utenti del Playbook documenti hanno accesso in sola lettura alle indicazioni pertinenti durante l'analisi del rischio contratto.
Record Playbook documento
Playbook documenti utilizza i seguenti tipi di record per organizzare i dati.
| Tipo di record | Scopo |
|---|---|
| Playbook documento | Record di livello massimo che raggruppa le versioni e le assegnazioni correlate. Un playbook passa attraverso gli stati Bozza, Attivo e Archiviato. Lo stato del playbook controllante deriva dalle relative versioni. L'attivazione di qualsiasi versione sposta il playbook controllante su Attivo. |
| Versione Playbook documento | Il contenuto effettivo del playbook. Ogni versione memorizza un file caricato (PDF, DOCX o XLSX) e passa dallo stato Bozza, Attivo e Archiviato. Un playbook può avere molte versioni, ma solo una versione attiva e una versione bozza alla volta. L'attivazione di una nuova versione archivia automaticamente quella attiva in precedenza. |
| Assegnazione Playbook documento | Collega un playbook a un oggetto di destinazione e a un tipo di record in modo che l'analisi del rischio possa recuperare il playbook appropriato quando l'autore esegue l'analisi. L'oggetto di destinazione è un contratto. Un'assegnazione appartiene al playbook controllante, non a una singola versione. È possibile creare un'assegnazione solo quando il playbook controllante è Attivo ed è possibile assegnare una combinazione di oggetto di destinazione e tipo di record a un solo playbook alla volta. |
Ricerca in Data 360
Quando un utente Designer attiva una versione, gli stream di dati del Kit dati Playbook documento inseriscono il file della versione in Data 360 (Data Cloud), lo suddividono in segmenti semanticamente significativi e archiviano tali segmenti in un indice di ricerca ibrido. L'indice Playbook documenti supporta sia la ricerca per parola chiave che la ricerca vettoriale, in modo che l'analisi del rischio possa trovare i segmenti più pertinenti a ogni sezione di un contratto in entrata.
Durante l'analisi del rischio contratto, Salesforce utilizza le istruzioni del manuale in questo ordine.
- Identificare il tipo di record Contratto del contratto analizzato.
- Individuare l'Assegnazione Playbook documento corrispondente a quel tipo di record.
- Individuare la versione Playbook documento attiva collegata al playbook assegnato.
- Eseguire una ricerca ibrida sul contenuto indicizzato della versione in Data 360 per recuperare i segmenti più pertinenti a ogni sezione del contratto.
- Fornire tali segmenti al flusso di analisi del rischio in modo che il revisore veda deviazioni, percorsi di inoltro al livello superiore e linguaggio non standard.
La query di ricerca filtra fino alla versione attiva del playbook assegnato, in modo che il contenuto ritirato e bozza non venga mai presentato durante l'analisi del rischio.
Accesso al Playbook documenti, file e limiti
I record Playbook documento sono privati per impostazione predefinita. Solo il titolare del record può visualizzare un playbook finché una regola di condivisione non concede l'accesso ad altri utenti. Creare regole di condivisione sull'oggetto Playbook documento e, se i record secondari devono essere condivisi oltre il titolare, su Versione Playbook documento e Assegnazione Playbook documento. Vedere Creazione di una regola di condivisione Playbook documento.
| Limite | Valore |
|---|---|
| Formati di caricamento | PDF, DOCX e XLSX |
| Dimensione massima file | 100 MB |
| Formati di suddivisione dei kit dati | PDF, DOCX e XLSX |
| Supporto delle lingue | Solo in inglese |
Stati e azioni di Playbook e versione
Ogni tipo di record ha un ciclo di vita. Gli stati Playbook e Versione determinano quali azioni sono disponibili e quando è possibile utilizzare i contenuti durante l'analisi dei rischi. Per aggiornare il contenuto del playbook, creare una nuova versione. Non è possibile modificare la descrizione di una versione attiva e non è possibile modificare una versione archiviata.
| Record | Stato | Significato | Azioni disponibili | Funzionamento delle azioni |
|---|---|---|---|---|
| Playbook documento | Bozza | Playbook appena creato. Nessuna versione è stata ancora attivata. Non disponibile per l'analisi del rischio. | Visualizza, Modifica, Nuova versione, Elimina | Aggiungere e modificare le versioni. L'eliminazione rimuove il playbook e le relative versioni. Il playbook passa automaticamente ad Attivo quando viene attivata una qualsiasi versione. |
| Playbook documento | Attivo | Almeno una versione è attiva. Le linee guida sono disponibili per l'analisi del rischio. | Visualizza, Modifica, Nuova versione, Assegnazione, Archiviazione | Aggiungere nuove versioni bozza o sostituire la versione attiva. Creare o aggiornare l'assegnazione per un oggetto di destinazione e un tipo di record. Archiviare per ritirare il playbook. |
| Playbook documento | Archiviato | Gioco in pensione. Tenuto come riferimento. Non restituito durante l'analisi del rischio. | Elimina | L'archiviazione di un playbook archivia tutte le relative versioni Attivo e Archiviato insieme ad esso. La versione Bozza rimane in Bozza. L'eliminazione di un playbook archiviato rimuove il playbook e tutte le sue versioni, insieme ai relativi blocchi indicizzati, da Data 360, pertanto l'analisi del rischio non restituisce più contenuti dal playbook eliminato. |
| Versione Playbook documento | Bozza | Versione appena creata o modificata. Non ancora disponibile per l'analisi del rischio. | Modifica, Sostituisci documento, Attiva, Elimina | Modificare i metadati o sostituire il documento allegato. Attivare per spostare questa versione e il playbook controllante su Attivo. L'attivazione di questa versione archivia la versione precedentemente attiva dello stesso playbook. |
| Versione Playbook documento | Attivo | Attualmente in vigore. Disponibile per l'analisi del rischio. Può essere attiva una sola versione per playbook alla volta. | Archivia | Archiviare per ritirare questa versione. Per sostituirlo, attivare una nuova bozza Salesforce archivia automaticamente la versione attiva corrente. |
| Versione Playbook documento | Archiviato | Versione ritirata. Conservato per riferimento e controllo. Non restituito durante l'analisi del rischio. | Elimina | L'eliminazione di una versione rimuove i suoi blocchi da Data 360, quindi l'analisi del rischio non mostra più il contenuto della versione eliminata. |
- Creazione di un Playbook documento e attivazione di una versione
Per eseguire un'iterazione su un documento del playbook prima di renderlo disponibile, creare prima la shell del playbook, quindi aggiungere e attivare una versione e assegnare il playbook a un tipo di record Contratto. Ogni azione è una fase separata, quindi è possibile mettere in pausa l'una dall'altra per rivedere o aggiornare il documento. - Creazione di un Playbook documento caricando un file
Creare un playbook, attivarne la prima versione e assegnare il playbook a un tipo di record Contratto in un'unica azione. Utilizzare questa operazione quando il documento del playbook è definitivo e non è necessario ripetere le bozze prima di rendere attivo il playbook.
