ドキュメントプレイブックの操作
ドキュメントプレイブックを使用して、契約リスク分析で契約の変更を組織の標準に対して評価するために使用するバージョン管理された交渉ガイドラインを管理します。
必要なエディション
| 使用可能なインターフェース: Lightning Experience |
| 使用可能なエディション: Enterprise Edition、Unlimited Edition、および Performance Edition。 |
ドキュメントプレイブックには、契約交渉中に法務チームと契約チームが従うガイドライン、許容される条項の言語、代替の位置づけが記載されます。契約著者が Microsoft 365 Word アドインで契約に関するリスク分析を実行すると、Salesforce は有効なプレイブックに対して契約を比較し、逸脱、エスカレーションパス、非標準言語を強調表示します。
ドキュメントプレイブックでは、プレイブックの管理とプレイブックの使用が区別されます。ドキュメントプレイブックデザイナーは、プレイブックの作成、バージョン設定、有効化、割り当てを行います。ドキュメントプレイブックユーザーは、契約リスク分析中に関連ガイダンスへの参照のみアクセス権を持ちます。
文書プレイブックのしくみ
ドキュメントプレイブックでは、バージョン設定された交渉ガイダンスが割り当てを介して契約に接続され、リスク分析時に使用するために Data 360 (Data Cloud) の有効なプレイブックコンテンツにインデックスが付けられます。
プレイブック構造
ドキュメントプレイブックでは、3 つの関連レコードタイプが使用されます。
| レコードタイプ | 目的 |
|---|---|
| 文書プレイブック | 関連するバージョンと割り当てをグループ化する最上位レコード。プレイブックは、[ドラフト]、[有効]、および [アーカイブ済み] 状況に移動します。親プレイブックの状況は、そのバージョンから取得されます。いずれかのバージョンを有効化すると、親プレイブックが有効に移行します。 |
| 文書プレイブックバージョン | 実際のプレイブックコンテンツ。各バージョンには、アップロードされたファイル (PDF、DOCX、または XLSX) が保存され、[ドラフト]、[有効]、および [アーカイブ済み] の状況に移行します。プレイブックには複数のバージョンを含めることができますが、一度に設定できる有効なバージョンは 1 つのみです。新しいバージョンを有効化すると、以前に有効だったバージョンが自動的にアーカイブされます。 |
| 文書プレイブックの割り当て | 著者が分析を実行するときにリスク分析で適切なプレイブックを取得できるように、プレイブックを対象オブジェクトおよびレコードタイプにリンクします。契約のみがサポートされている対象オブジェクトです。割り当ては、個々のバージョンではなく、親プレイブックに属します。対象オブジェクトとレコードタイプの組み合わせは、一度に 1 つのプレイブックにのみ割り当てることができます。 |
Data 360 検索
デザイナーがバージョンを有効化すると、Document Playbook Data Kitのデータ・ストリームによってバージョンのファイルがData 360（Data Cloud）に取り込まれ、意味的に意味のあるセグメントに分割され、それらのセグメントがハイブリッド検索インデックスに保存されます。このインデックスでは、キーワード検索とベクトル検索の両方がサポートされているため、リスク分析で受信契約の各セクションに最も関連するセグメントを見つけることができます。
契約リスク分析中、Salesforce は次の順序でプレイブックガイダンスを使用します。
- 分析する契約の契約レコードタイプを特定します。
- そのレコードタイプに一致する [ドキュメントプレイブックの割り当て] を見つけます。
- 割り当てられたプレイブックにリンクされている有効な [ドキュメントプレイブックバージョン] を見つけます。
- Data 360 でバージョンのインデックス付きコンテンツに対してハイブリッド検索を実行し、各契約セクションに最も関連するセグメントを取得します。
- これらのセグメントをリスク分析フローに提供すると、レビュー担当者に逸脱、エスカレーションパス、非標準言語が表示されます。
検索クエリは割り当てられたプレイブックの有効なバージョンに絞り込まれるため、リスク分析中に廃止コンテンツやドラフトコンテンツが表示されることはありません。
文書プレイブックのアクセス、ファイル、制限
デフォルトでは、文書プレイブックレコードは非公開です。共有ルールで他のユーザーへのアクセス権が付与されるまで、レコード所有者のみがプレイブックを表示できます。ドキュメントプレイブックオブジェクトで共有ルールを作成します。また、子レコードを所有者を超えて共有する必要がある場合は、[ドキュメントプレイブックバージョン] と [ドキュメントプレイブック割り当て] で共有ルールを作成します。「Create a Document Playbook Sharing Rule」を参照してください。
サポートされるファイル
| 制限 | 値 |
|---|---|
| アップロード形式 | PDF、DOCX、XLSX |
| 最大ファイルサイズ | 100 MB |
| データキットチャンク形式 | PDF、DOCX、XLSX |
| 言語サポート | 英語のみ |
プレイブックおよびバージョンの状況とアクション
各レコードタイプにはライフサイクルがあります。プレイブックとバージョンの状況によって、使用可能なアクションと、リスク分析中にコンテンツを使用できるタイミングが決まります。
| レコード | 状況 | 意味 | 使用可能なアクション | アクションのしくみ |
|---|---|---|---|---|
| 文書プレイブック | ドラフト | 新規作成されたプレイブック。まだ有効化されているバージョンはありません。リスク分析には使用できません。 | 表示、編集、新しいバージョン、削除 | バージョンを追加して編集します。削除すると、プレイブックとそのバージョンが削除されます。いずれかのバージョンが有効化されると、プレイブックは自動的に [有効] に移動します。 |
| 文書プレイブック | 有効 | 少なくとも 1 つのバージョンが有効である。ガイダンスはリスク分析に使用できます。 | 表示、編集、新しいバージョン、割り当て、アーカイブ | 新しいドラフトバージョンを追加するか、有効なバージョンを置き換えます。対象オブジェクトとレコードタイプの割り当てを作成または更新します。アーカイブしてプレイブックを廃止します。 |
| 文書プレイブック | アーカイブ済み | 廃止されたプレイブック。参考のために残しました。リスク分析時に返されません。 | 削除 | プレイブックをアーカイブすると、有効バージョンとアーカイブ済みバージョンがすべてアーカイブされます。すべてのドラフトバージョンはドラフトのままです。 |
| 文書プレイブックバージョン | ドラフト | 新規作成または編集されたバージョン。リスク分析にはまだ使用できません。 | 編集、ドキュメントの置換、有効化、削除 | メタデータを編集するか、添付ドキュメントを置き換えます。[有効化] をクリックすると、このバージョンと親プレイブックが [有効] に移動します。このバージョンを有効にすると、同じプレイブックの以前に有効だったバージョンがアーカイブされます。 |
| 文書プレイブックバージョン | 有効 | 現在有効です。リスク分析に使用できます。プレイブックごとに一度に有効にできるバージョンは1つのみです。 | アーカイブ | このバージョンを廃止するにはアーカイブします。置き換えるには、新しいドラフトを有効化します — Salesforce は現在有効なバージョンを自動的にアーカイブします。 |
| 文書プレイブックバージョン | アーカイブ済み | 廃止バージョン。参照と監査のために保持されます。リスク分析時に返されません。 | 削除 | バージョンを削除すると、Data 360 からそのチャンクが削除されるため、削除したバージョンのコンテンツがリスク分析で表示されなくなります。 |
- ドキュメントプレイブックの作成と有効化
ドキュメントプレイブックを作成し、バージョンを追加して有効化し、プレイブックを契約レコードタイプに割り当てます。これらのアクションを個別に完了することも、[プレイブックをアップロード] を使用して 1 つのフローで完了することもできます。 - ドキュメントプレイブックに関する考慮事項
ドキュメントプレイブックを管理する場合に適用されるライフサイクル、割り当て、バージョン管理、ファイルの要件を確認します。
