Hoe Document Playbook werkt
Een documentdraaiboek legt de richtlijnen, aanvaardbare clausuletaal en reserveposities vast die juridische en contractteams volgen tijdens contractonderhandelingen. Wanneer een contractauteur een risicoanalyse uitvoert voor een contract in de Microsoft 365 Word-invoegtoepassing, vergelijkt Salesforce het contract met het actieve draaiboek en markeert het afwijkingen, escalatiepaden en niet-standaardtaal. Gebruik draaiboeken voor documenten om onderhandelingsrichtlijnen met versiebeheer te beheren die Contractrisicoanalyse gebruikt om contractwijzigingen te evalueren op basis van de normen van uw organisatie.
Vereiste editions
| Beschikbaar in: Lightning Experience |
| Beschikbaar in: Enterprise, Unlimited en Performance editions. |
Document Playbook scheidt draaiboekbeheer van draaiboekgebruik. Ontwerpers van draaiboeken voor documenten maken, versieren, activeren en toewijzen draaiboeken. Document Playbook-gebruikers hebben alleen-lezen toegang tot relevante begeleiding tijdens Contractrisicoanalyse.
Documentdraaiboekrecords
Document Playbook gebruikt deze recordtypen om gegevens te ordenen.
| Recordtype | Doel |
|---|---|
| Documentendraaiboek | De record op het hoogste niveau die gerelateerde versies en toewijzingen groepeert. Een draaiboek doorloopt de statussen Concept, Actief en Gearchiveerd. De status van het bovenliggende draaiboek is afgeleid van de versies ervan. Als u een versie activeert, wordt de bovenliggende playbook verplaatst naar Actief. |
| Document Playbook-versie | De feitelijke inhoud van het draaiboek. Elke versie slaat een geüpload bestand (PDF, DOCX of XLSX) op en doorloopt de statussen Concept, Actief en Gearchiveerd. Een draaiboek kan vele versies hebben, maar slechts één actieve versie en één conceptversie tegelijk. Als u een nieuwe versie activeert, wordt de voorheen actieve versie automatisch gearchiveerd. |
| Toewijzing van documentdraaiboek | Koppelt een draaiboek aan een doelobject en recordtype zodat risicoanalyse het juiste draaiboek kan ophalen wanneer de auteur de analyse uitvoert. Het doelobject is een contract. Een toewijzing behoort tot het bovenliggende draaiboek, niet tot een afzonderlijke versie. U kunt alleen een toewijzing maken wanneer de bovenliggende draaiboek Actief is en u kunt een combinatie van doelobject en recordtype toewijzen aan slechts één draaiboek tegelijk. |
Data 360-zoekopdracht
Wanneer een ontwerper een versie activeert, nemen de gegevensstromen van de Document Playbook Data Kit het bestand van de versie op in Data 360 (Data Cloud), verdelen het in semantisch betekenisvolle segmenten en slaan die segmenten op in een hybride zoekindex. De Document Playbook-index ondersteunt zowel trefwoorden als vectorzoekopdrachten, zodat risicoanalyse de segmenten kan vinden die het meest relevant zijn voor elke sectie van een inkomend contract.
Tijdens Contractrisicoanalyse gebruikt Salesforce draaiboekbegeleiding in deze volgorde.
- Identificeer het recordtype Contract van het contract dat wordt geanalyseerd.
- Zoek de documentplaybooktoewijzing die overeenkomt met dat recordtype.
- Zoek de actieve versie van Documentplaybook die is gekoppeld aan de toegewezen playbook.
- Voer een hybride zoekopdracht uit op de geïndexeerde inhoud van de versie in Data 360 om de segmenten op te halen die het meest relevant zijn voor elke contractsectie.
- Lever die segmenten aan de risicoanalysestroom aan zodat de beoordelaar afwijkingen, escalatietrajecten en niet-standaardtaal ziet.
De zoekquery filtert op de actieve versie van het toegewezen draaiboek, waardoor ingetrokken en conceptinhoud nooit zichtbaar wordt tijdens de risicoanalyse.
Toegang tot documenten, bestanden en limieten
Documentplaybookrecords zijn standaard privé. Alleen de recordeigenaar kan een draaiboek zien totdat een regel voor delen toegang verleent aan andere gebruikers. Maak regels voor delen voor het object Documentdraaiboek en, als onderliggende records buiten de eigenaar moeten worden gedeeld, voor Versie van documentdraaiboek en Toewijzing van documentdraaiboek. Zie Een regel voor het delen van documenten maken.
| Limiet | Waarde |
|---|---|
| Formaten uploaden | PDF, DOCX en XLSX |
| Maximale bestandsgrootte | 100 MB |
| In blokken verdeelde gegevenskits | PDF, DOCX en XLSX |
| Taalondersteuning | Uitsluitend in het Engels |
Statussen en acties van draaiboeken en versies
Elk recordtype heeft een levenscyclus. Statussen van draaiboeken en versies bepalen welke acties beschikbaar zijn en wanneer inhoud kan worden gebruikt tijdens risicoanalyse. Maak voor het bijwerken van inhoud van draaiboeken een nieuwe versie. U kunt de beschrijving van een actieve versie niet wijzigen en u kunt een gearchiveerde versie niet wijzigen.
| Record | Status | Betekenis | Beschikbare acties | Hoe de acties werken |
|---|---|---|---|---|
| Documentendraaiboek | Concept | Nieuw gemaakt draaiboek. Er is nog geen versie geactiveerd. Niet beschikbaar voor risicoanalyse. | Weergeven, bewerken, nieuwe versie, verwijderen | Versies toevoegen en bewerken. Verwijderen verwijdert de draaiboek en de versies ervan. Het draaiboek wordt automatisch naar Actief verplaatst wanneer een versie wordt geactiveerd. |
| Documentendraaiboek | Actief | Minstens één versie is actief. Richtlijnen zijn beschikbaar voor risicoanalyse. | Weergeven, Bewerken, Nieuwe versie, Toewijzing, Archiveren | Voeg nieuwe conceptversies toe of vervang de actieve versie. Maak of werk de toewijzing bij voor een doelobject en recordtype. Archiveer om het draaiboek in te trekken. |
| Documentendraaiboek | Gearchiveerd | Ingetrokken draaiboek. Bewaard voor naslag. Niet geretourneerd tijdens risicoanalyse. | Verwijderen | Het archiveren van een draaiboek archiveert alle actieve en gearchiveerde versies ervan. De conceptversie blijft in Concept. Als u een gearchiveerd draaiboek verwijdert, worden het en alle versies ervan, samen met hun geïndexeerde blokken, verwijderd uit Data 360, waardoor risicoanalyse niet langer inhoud retourneert uit het verwijderde draaiboek. |
| Document Playbook-versie | Concept | Nieuw gemaakte of bewerkte versie. Nog niet beschikbaar voor risicoanalyse. | Bewerken, Document vervangen, Activeren, Verwijderen | Bewerk metagegevens of vervang het bijgevoegde document. Activeer om deze versie en de bovenliggende draaiboek te verplaatsen naar Actief. Als u deze versie activeert, wordt de voorheen actieve versie van dezelfde playbook gearchiveerd. |
| Document Playbook-versie | Actief | Momenteel van kracht. Beschikbaar voor risicoanalyse. Er kan slechts één versie per draaiboek tegelijk actief zijn. | Archiveren | Archiveer om deze versie in te trekken. Activeer ter vervanging een nieuw concept Salesforce archiveert de huidige actieve versie automatisch. |
| Document Playbook-versie | Gearchiveerd | Ingetrokken versie. Bewaard voor naslag en controle. Niet geretourneerd tijdens risicoanalyse. | Verwijderen | Het verwijderen van een versie verwijdert de blokken ervan uit Data 360, waardoor risicoanalyse niet langer inhoud uit de verwijderde versie toont. |
- Een documentdraaiboek maken en een versie activeren
Als u een draaiboekdocument wilt herhalen voordat u het live maakt, maakt u eerst de shell van het draaiboek, voegt u vervolgens een versie toe en activeert u deze, en wijst u het draaiboek toe aan een recordtype Contract. Elke actie is een afzonderlijke stap, dus u kunt ertussen pauzeren om het document te beoordelen of bij te werken. - Een documentdraaiboek maken door een bestand te uploaden
Maak een draaiboek, activeer de eerste versie ervan en wijs het draaiboek in één actie toe aan een recordtype Contract. Gebruik deze taak wanneer uw draaiboekdocument definitief is en u concepten niet hoeft te herhalen voordat u het draaiboek actief maakt.
