Slik fungerer dokumentspilleliste
En dokumentspillebok fanger opp retningslinjene, akseptabelt setningsspråk og reservasjonsposisjoner som juridiske team og kontraktsteam følger under kontraktsforhandlinger. Når en kontraktforfatter kjører en risikanalyse for en kontrakt i Microsoft 365 Word-tillegget, sammenligner Salesforce kontrakten med den aktive spillelisten og fremhever avvik, eskaleringsbaner og ikke-standardspråk. Bruk dokumentspillebøker til å behandle forhandlingsretningslinjer med versjoner som Kontraktsrisikoanalyse bruker til å evaluere kontraktsendringer mot organisasjonens standarder.
Nødvendige utgaver
| Tilgjengelig i Lightning Experience |
| Tilgjengelig i Enterprise, Unlimited og Performance Edition. |
Dokumentspillebok skiller behandling av spillelister fra bruk av spillelister. Dokumentspillebokdesignere oppretter, versjoniserer, aktiverer og tildeler spillebøker. Dokumentspillebokbrukere har skrivebeskyttet tilgang til relevant veiledning under Kontraktsrisikoanalyse.
Dokumentspillelisteposter
Dokumentspillebok bruker disse posttypene til å organisere data.
| Posttype | Formål |
|---|---|
| Dokumentspillebok | Posten på øverste nivå som grupperer relaterte versjoner og tildelinger. Et spilleliste går gjennom Utkast-, Aktiv- og Arkivert-statusene. Den overordnede spillbokens status utledes fra dens versjoner. Aktivering av en versjon flytter den overordnede spillelisten til Aktiv. |
| Dokumentspillebokversjon | Det faktiske spillelisteinnholdet. Hver versjon lagrer en opplastet fil (PDF, DOCX eller XLSX) og går gjennom Utkast-, Aktiv- og Arkivert-statusene. En spilleliste kan ha mange versjoner, men bare én Aktiv-versjon og én Utkast-versjon om gangen. Aktivering av en ny versjon arkiverer automatisk den tidligere aktive versjonen. |
| Tildeling av dokumentspillebok | Kobler en spilleliste til et målobjekt og en posttype slik at risikanalyse kan hente riktig spilleliste når forfatteren kjører analysen. Målobjektet er en kontrakt. En tildeling tilhører den overordnede spillelisten, ikke en individuell versjon. Du kan bare opprette en tildeling når den overordnede spilleboken er Aktiv, og du kan tildele en kombinasjon av målobjekt og posttype til bare én spillebok om gangen. |
Data 360-søk
Når en designer aktiverer en versjon, henter datastrømmene i dokumentspillbokens datasett versjonens fil inn i Data 360 (Data Cloud), deler den inn i semantisk meningsfylte segmenter og lagrer disse segmentene i en hybrid søkeindeks. Dokumentspillelisteindeksen støtter både nøkkelord- og vektorsøk slik at risikanalyse kan finne segmentene som er mest relevante for hver del av en innkommende kontrakt.
Under Kontraktrisikoanalyse bruker Salesforce veiledning av spilleliste i denne rekkefølgen.
- Identifiser Kontrakt-posttypen for kontrakten som analyseres.
- Finn dokumentspillelistetildelingen som samsvarer med denne posttypen.
- Finn den aktive dokumentspillelisteversjonen som er knyttet til den tildelte spillelisten.
- Kjør et hybridsøk på versjonens indekserte innhold i Data 360 for å hente segmentene som er mest relevante for hver kontraktsdel.
- Lever disse segmentene til risikonalyseflyten slik at gransker ser avvik, eskaleringsbaner og ikke-standard språk.
Søkespørringen filtrerer til den aktive versjonen av den tildelte spillelisten, så tilbakestilt og utkastinnhold vises aldri under riskanalysen.
Dokumentspilleboktilgang, filer og grenser
Dokumentspillebokposter er som standard private. Bare posteieren kan se et spilleliste til en delingsregel gir tilgang til andre brukere. Opprett delingsregler i Dokumentspillebok-objektet og, hvis underordnede poster må deles utover eieren, i Dokumentspillebokversjon og Dokumentspilleboktildeling. Se Opprette en delingsregel for dokumentspilleliste.
| Grense | Verdi |
|---|---|
| Opplastingsformater | PDF, DOCX og XLSX |
| Maksimal filstørrelse | 100 MB |
| Datasettformater for fordeling | PDF, DOCX og XLSX |
| Språkstøtte | Bare på engelsk |
Spilleliste- og versjonsstatuser og -handlinger
Hver posttype har en livssyklus. Spilleliste- og versjonsstatuser bestemmer hvilke handlinger som er tilgjengelig, og når innhold kan brukes under riskanalyse. Opprett en ny versjon for å oppdatere spillelisteinnhold. Du kan ikke endre beskrivelsen av en Aktiv-versjon, og du kan ikke endre en Arkivert-versjon.
| Post | Status | Betydning | Tilgjengelige handlinger | Slik fungerer handlingene |
|---|---|---|---|---|
| Dokumentspillebok | Utkast | Nylig opprettet spilleliste. Ingen versjon har blitt aktivert ennå. Ikke tilgjengelig for riskanalyse. | Vise, Redigere, Ny versjon, Slette | Legg til og rediger versjoner. Sletting fjerner spillelisten og dens versjoner. Spillelisten flyttes automatisk til Aktiv når en versjon aktiveres. |
| Dokumentspillebok | Aktiv | Minst én versjon er aktiv. Veiledning er tilgjengelig for riskanalyse. | Vise, Redigere, Ny versjon, Tildeling, Arkivere | Legg til nye utkastversjoner, eller erstatt den aktive versjonen. Opprett eller oppdater tildelingen for et målobjekt og en posttype. Arkiver for å trekke tilbake spillelisten. |
| Dokumentspillebok | Arkivert | Avbrutt spilleliste. Beholdt til referanse. Ikke returnert under riskanalyse. | Slett | Arkivering av en spilleliste arkiverer alle dens aktive og arkiverte versjoner sammen med den. Utkast-versjonen beholdes i Utkast. Sletting av et arkivert spillebok fjerner det og alle versjonene, sammen med deres indekserte biter fra Data 360, så risikanalyse returnerer ikke lenger innhold fra den slettede spilleboken. |
| Dokumentspillebokversjon | Utkast | Nylig opprettet eller redigert versjon. Ikke tilgjengelig for riskanalyse ennå. | Redigere, Erstatte dokument, Aktiver, Slette | Rediger metadata, eller erstatt det vedlagte dokumentet. Aktiver for å flytte denne versjonen og den overordnede spillelisten til Aktiv. Aktivering av denne versjonen arkiverer den tidligere aktive versjonen av samme spilleliste. |
| Dokumentspillebokversjon | Aktiv | For øyeblikket i kraft. Tilgjengelig for riskanalyse. Bare én versjon per spillebok kan være Aktiv om gangen. | Arkiver | Arkiver for å trekke tilbake denne versjonen. Hvis du vil erstatte det, aktiverer du et nytt Salesforce-utkast som automatisk arkiverer den gjeldende aktive versjonen. |
| Dokumentspillebokversjon | Arkivert | Opphevet versjon. Beholdt for referanse og revisjon. Ikke returnert under riskanalyse. | Slett | Sletting av en versjon fjerner dens biter fra Data 360, så risikanalyse viser ikke lenger innhold fra den slettede versjonen. |
- Opprette en dokumentspillebok og aktivere en versjon
Hvis du vil gjenta et spillelistedokument før du gjør det aktivt, oppretter du spillelistehylsen først, og deretter legger du til og aktiverer en versjon, og tildeler spillelisten en Kontrakt-posttype. Hver handling er et separat trinn, så du kan stanse det mellom dem midlertidig for å se gjennom eller oppdatere dokumentet. - Opprette en dokumentspillebok ved å laste opp en fil
Opprett et spilleliste, aktiver dens første versjon, og tildel spillelisten til en Kontrakt-posttype i én enkelt handling. Bruk denne oppgaven når spillelistedokumentet er endelig og du ikke trenger å gjenta utkast før du aktiverer spillelisten.
