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Como o manual de texto de documentos funciona
Um manual de documento captura as diretrizes, a linguagem de cláusula aceitável e as posições de fallback que as equipes jurídicas e de contrato seguem durante as negociações de contrato. Quando um autor de contrato executa uma análise de risco em um contrato no complemento do Microsoft 365 Word, o Salesforce compara o contrato com o manual ativo e destaca desvios, caminhos de escalação e linguagem não padrão. Use manuais de texto para gerenciar diretrizes de negociação com controle de versão que a Análise de risco de contrato usa para avaliar alterações de contrato em relação aos padrões da sua organização.
Edições obrigatórias
| Disponível em: Lightning Experience |
| Disponível em: Edições Enterprise, Unlimited e Performance. |
O Manual de reprodução de documentos separa o gerenciamento do manual de reprodução do uso do manual. Os Designeres de manuais de documento criam, fazem versões, ativam e atribuem manuais. Os usuários do manual de documentos têm acesso somente leitura à orientação relevante durante a Análise de risco do contrato.
Registros do playbook de documentos
O Registro de documentos usa estes tipos de registro para organizar dados.
| Tipo de registro | Objetivo |
|---|---|
| Manual de reprodução de documentos | O registro de nível superior que agrupa versões e atribuições relacionadas. Um manual passa pelos status Rascunho, Ativo e Arquivado. O status do manual pai é derivado de suas versões. Ativar qualquer versão move o manual pai para Ativo. |
| Versão do manual de reprodução de documentos | O conteúdo real do manual. Cada versão armazena um arquivo carregado (PDF, DOCX ou XLSX) e passa pelos status Rascunho, Ativo e Arquivado. Um manual pode ter várias versões, mas apenas uma versão Ativa e uma versão Rascunho por vez. A ativação de uma nova versão arquiva automaticamente a versão ativa anteriormente. |
| Atribuição do manual de texto de documentos | Vincule um manual a um objeto de destino e tipo de registro para que a análise de risco possa recuperar o manual adequado quando o autor executar a análise. O objeto de destino é um contrato. Uma atribuição pertence ao manual de opções pai, não a uma versão individual. Você pode criar uma atribuição apenas quando o manual de opções pai estiver Ativo e pode atribuir uma combinação de objeto de destino e tipo de registro a apenas um manual de opções por vez. |
Pesquisa do Data 360
Quando um designer ativa uma versão, os fluxos de dados do Kit de dados do manual de documentos ingerem o arquivo da versão no Data 360 (Data Cloud), dividem-no em segmentos semânticamente significativos e armazenam esses segmentos em um índice de pesquisa híbrido. O índice Manual de documento oferece suporte à pesquisa por palavra-chave e vetor para que a análise de risco possa encontrar os segmentos mais relevantes para cada seção de um contrato recebido.
Durante a Análise de risco de contrato, o Salesforce usa a orientação do manual nesta ordem.
- Identifique o tipo de registro Contrato do contrato que está sendo analisado.
- Localize a Atribuição do manual de documentos que corresponde a esse tipo de registro.
- Localize a versão ativa do manual de reprodução do documento vinculada ao manual atribuído.
- Execute uma pesquisa híbrida no conteúdo indexado da versão no Data 360 para recuperar os segmentos mais relevantes para cada seção de contrato.
- Forneça esses segmentos ao fluxo de análise de risco para que o revisor veja desvios, caminhos de escalação e linguagem não padrão.
A consulta de pesquisa filtra para a versão ativa do manual atribuído, portanto, o conteúdo descontinuado e de rascunho nunca é exibido durante a análise de risco.
Acesso ao manual de reprodução de documentos, arquivos e limites
Os registros do playbook de documentos são privados por padrão. Somente o proprietário do registro pode ver um manual até que uma regra de compartilhamento conceda acesso a outros usuários. Crie regras de compartilhamento no objeto Livro de reprodução de documentos e, se os registros filhos precisarem ser compartilhados além do proprietário, em Versão do livro de reprodução de documentos e Atribuição do livro de reprodução de documentos. Consulte Criar uma regra de compartilhamento de manual de documentos.
| Limite | Valor |
|---|---|
| Formatos de upload | PDF, DOCX e XLSX |
| Tamanho máximo do arquivo | 100 MB |
| Formatos de particionamento de kit de dados | PDF, DOCX e XLSX |
| Suporte a idioma | Somente em inglês |
Status e ações do Playbook e da versão
Cada tipo de registro tem um ciclo de vida. Os status do manual de opções e da versão determinam quais ações estão disponíveis e quando o conteúdo pode ser usado durante a análise de risco. Para atualizar o conteúdo do manual, crie uma nova versão. Não é possível modificar a descrição de uma versão ativa e não é possível modificar uma versão arquivada.
| Registro | Status | Significado | Ações disponíveis | Como as ações funcionam |
|---|---|---|---|---|
| Manual de reprodução de documentos | Rascunho | Livro de opções recém-criado. Nenhuma versão foi ativada ainda. Não disponível para análise de risco. | Visualizar, Editar, Nova versão, Excluir | Adicione e edite versões. A exclusão remove o manual e suas versões. O manual passa para Ativo automaticamente quando qualquer versão é ativada. |
| Manual de reprodução de documentos | Ativo | Pelo menos uma versão está ativa. A orientação está disponível para análise de risco. | Visualizar, Editar, Nova versão, Atribuição, Arquivar | Adicione novas versões de rascunho ou substitua a versão ativa. Crie ou atualize a atribuição para um objeto de destino e tipo de registro. Arquive para descontinuar o manual. |
| Manual de reprodução de documentos | Arquivado | Manual de jogos descontinuado. Mantido para referência. Não retornado durante a análise de risco. | Excluir | O arquivamento de um manual arquiva todas as versões Ativas e Arquivadas junto com ele. A versão Rascunho permanece em Rascunho. Excluir um manual arquivado o remove e todas as suas versões, junto com seus blocos indexados do Data 360, de modo que a análise de risco não retorna mais conteúdo do manual excluído. |
| Versão do manual de reprodução de documentos | Rascunho | Versão recém-criada ou editada. Ainda não disponível para análise de risco. | Editar, Substituir documento, Ativar, Excluir | Edite os metadados ou substitua o documento anexado. Ative para mover essa versão e o manual de opções pai para Ativo. Ativar essa versão arquiva a versão ativa anteriormente do mesmo manual. |
| Versão do manual de reprodução de documentos | Ativo | No momento em vigor. Disponível para análise de risco. Somente uma versão por manual pode estar Ativa por vez. | Arquivo | Arquive para descontinuar essa versão. Para substituí-lo, ative um novo rascunho e o Salesforce arquiva a versão ativa atual automaticamente. |
| Versão do manual de reprodução de documentos | Arquivado | Versão descontinuada. Mantido para referência e auditoria. Não retornado durante a análise de risco. | Excluir | Excluir uma versão remove suas partes do Data 360, portanto, a análise de risco não mostra mais conteúdo da versão excluída. |
- Criar um manual de documentos e ativar uma versão
Para iterar em um documento de manual antes de ativá-lo, crie primeiro a shell do manual, adicione e ative uma versão e atribua o manual a um tipo de registro Contrato. Cada ação é uma etapa separada, assim, você pode pausar entre elas para revisar ou atualizar o documento. - Criar um manual de documentos carregando um arquivo
Crie um manual, ative sua primeira versão e atribua o manual a um tipo de registro Contrato em uma única ação. Use essa tarefa quando o documento do manual for final e você não precisar iterar em rascunhos antes de ativar o manual.
