Вы находитесь здесь:
Принцип работы справочника документов
Справочник по документам собирает рекомендации, приемлемые формулировки условий и резервные позиции, которых придерживаются юридические и контрактные группы во время переговоров по контрактам. Когда автор контракта выполняет анализ рисков по контракту в надстройке Microsoft 365 Word, Salesforce сравнивает контракт с активным сценарием и выделяет отклонения, пути расширения и нестандартный язык. Рекомендуем использовать тетради для управления версиями рекомендаций по переговорам, которые используются в анализе рисков контрактов для оценки изменений контрактов в соответствии со стандартами организации.
Требуемые версии
| Доступно в версиях: Lightning Experience |
| Доступно в версиях: Версии Enterprise, Unlimited и Performance. |
Сценарий документа разделяет управление сценарием и использование сценария. Конструкторы сценариев создания, версии, активации и назначения сценариев. Пользователи справочника документов имеют доступ только для чтения к соответствующим рекомендациям во время анализа рисков контракта.
Записи книжек учета документов
Сценарий документа использует данные типы записей для систематизации данных.
| Тип записи | Назначение |
|---|---|
| Сценарий документа | Запись верхнего уровня, группирующая связанные версии и назначения. Статусы «Черновик», «Активно» и «Архивировано» используются в сценарии. Статус родительского сценария определяется его версиями. Активация любой версии инициирует перемещение родительского сценария в «Активный». |
| Версия справочника документа | Фактическое содержимое сценария. Каждая версия сохраняет загруженный файл (PDF, DOCX или XLSX) и использует статусы «Черновик», «Активно» и «Архивировано». Сценарий может иметь много версий, но только одну активную и одну черновую. Активация новой версии автоматически архивирует предыдущую активную. |
| Назначение справочника по документам | Связывание сценария с целевым объектом и типом записи, чтобы анализ риска мог извлечь соответствующий сценарий при выполнении анализа автором. Целевым объектом является контракт. Назначение относится к родительскому сценарию, а не к отдельной версии. Назначение может быть создано только в том случае, если родительский сценарий является активным, а целевой объект и комбинация типов записей могут быть назначены только одному сценарию одновременно. |
Поиск по данным 360
Когда конструктор активирует версию, потоки данных комплекта данных «Справочник по документам» принимают файл версии в Data 360 (Data Cloud), разделяют его на семантически значимые сегменты и сохраняют эти сегменты в гибридном поисковом индексе. Индекс «Справочник по документам» поддерживает поиск по ключевому слову и вектору, поэтому анализ рисков может найти сегменты, наиболее актуальные для каждого раздела входящего контракта.
Во время анализа риска контракта Salesforce использует рекомендации по использованию сценария в следующем порядке.
- Определите тип записи «Контракт» анализируемого контракта.
- Найдите «Назначение справочника документов», соответствующее данному типу записи.
- Найдите активную версию сценария, связанную с назначенным сценарием.
- Выполните гибридный поиск по индексированному содержимому версии в Data 360, чтобы извлечь сегменты, наиболее актуальные для каждого раздела контракта.
- Добавьте эти сегменты в поток анализа рисков, чтобы проверяющий видел отклонения, пути расширения и нестандартные выражения.
Поисковый запрос фильтруется по активной версии назначенного сценария, поэтому снятое с производства и черновое содержимое не отображается во время анализа риска.
Доступ к книжке продаж документов, файлы и ограничения
Записи книжек по документам являются личными по умолчанию. Только ответственный за запись может просматривать плейбук, пока правило общего доступа не предоставит доступ другим пользователям. Создайте правила общего доступа для объекта «Справочник документа» и, если дочерние записи должны быть доступны только ответственному, для версии Справочника документа и назначения Справочника документа. См. раздел «Создание правила общего доступа к каталогу документов».
| Ограничение | Значение |
|---|---|
| Загрузка форматов | PDF, DOCX и XLSX |
| Максимальный размер файла | 100 МБ |
| Форматы фрагментации комплекта данных | PDF, DOCX и XLSX |
| Поддержка языков | Только на английском языке |
Статусы и действия сценария и версии
Каждый тип записи имеет жизненный цикл. Статусы сценария и версии определяют доступные действия и время использования содержимого во время анализа рисков. Чтобы обновить содержимое сценария, создайте новую версию. Описание версии «Активно» не может быть изменено, а версия «Архивировано» не может быть изменена.
| Запись | Статус | Значение | Доступные действия | Принцип работы действий |
|---|---|---|---|---|
| Сценарий документа | Черновик | Недавно созданный сценарий. Версия еще не активирована. Недоступно для анализа риска. | Просмотр, редактирование, новая версия, удаление | Добавление и редактирование версий. Удаление сценария и его версий. Сценарий автоматически переходит в категорию «Активно» при активации любой версии. |
| Сценарий документа | Активно | Как минимум одна версия активна. Рекомендации доступны для анализа рисков. | Просмотр, редактирование, Новая версия, Назначение, Архивирование | Добавьте новые черновые версии или замените активную версию. Создайте или обновите назначение для целевого объекта и типа записи. Архивирование для вывода из эксплуатации сценария. |
| Сценарий документа | Добавлено в архив | Отставленный сценарий. Сохранено для справки. Не возвращается во время анализа риска. | Удалить | Архивирование сценария инициирует архивирование всех его активных и архивных версий. Черновая версия остается в черновике. Удаление архивного плейбука инициирует удаление его и всех его версий вместе с индексированными фрагментами из Data 360, поэтому анализ рисков больше не возвращает содержимое из удаленного плейбука. |
| Версия справочника документа | Черновик | Созданная или измененная версия. Пока недоступно для анализа риска. | Редактирование, замена документа, активация, удаление | Отредактируйте метаданные или замените вложенный документ. Активируйте, чтобы переместить эту версию и родительский сценарий в «Активный». Активация этой версии архивирует предыдущую активную версию этого же сценария. |
| Версия справочника документа | Активно | В настоящее время действует. Доступно для анализа риска. Одновременно активна только одна версия на сценарий. | Архивирование | Архивирование для вывода из эксплуатации данной версии. Чтобы заменить его, активируйте новый черновик Salesforce автоматически архивирует текущую активную версию. |
| Версия справочника документа | Добавлено в архив | Удаленная версия. Сохраняется для справки и проверки. Не возвращается во время анализа риска. | Удалить | Удаление версии инициирует удаление ее фрагментов из Data 360, поэтому анализ рисков больше не отображает содержимое удаленной версии. |
- Создание сценария документа и активация версии
Чтобы выполнить повторение над документом по сценарию до его активации, сначала создайте оболочку по сценарию, потом добавьте и активируйте версию и назначьте сценарий типу записи «Контракт». Каждое действие является отдельным этапом, поэтому вы можете приостановить его для просмотра или обновления документа. - Создание справочника документов путем загрузки файла
Создайте сценарий, активируйте его первую версию и назначьте сценарий типу записи контракта одним действием. Рекомендуем использовать данную задачу, если документ «Сценарий» является окончательным и не нужно повторять черновики до активации сценария.
