Hur dokumentspelbok fungerar
En dokumentspelbok samlar in riktlinjer, godtagbart klausulspråk och grundpositioner som juridiska team och kontraktteam följer under kontraktförhandlingar. När en kontraktförfattare kör en riskanalys för ett kontrakt i Microsoft 365 Word-tillägget jämför Salesforce kontraktet med den aktiva spelboken och lyfter fram avvikelser, omflyttningsvägar och icke-standardspråk. Använd dokumentspelböcker för att hantera versionerade förhandlingsriktlinjer som Kontraktriskanalys använder för att utvärdera kontraktändringar jämfört med din organisations standarder.
Versioner som krävs
| Tillgängliga i: Lightning Experience |
| Tillgängliga i: Utgåvorna Enterprise, Unlimited och Performance. |
Dokumentspelbok separerar hantering av spelböcker från användning av spelböcker. Dokument Playbook Designers skapar, versionerar, aktiverar och tilldelar spelböcker. Användare av dokumentspelböcker har skrivskyddad åtkomst till relevant vägledning under Kontraktriskanalys.
Dokumentspelbokposter
Dokumentspelbok använder dessa posttyper för att organisera data.
| Posttyp | Syfte |
|---|---|
| Dokumentspelbok | Den toppnivåpost som grupperar relaterade versioner och tilldelningar. En spelbok rör sig genom statusarna Utkast, Aktiv och Arkiverad. Den överordnade spelbokens status hämtas från dess versioner. Att aktivera en version flyttar den överordnade spelboken till Aktiv. |
| Version av dokumentspelbok | Det faktiska innehållet i spelboken. Varje version lagrar en uppladdad fil (PDF, DOCX eller XLSX) och rör sig genom statusarna Utkast, Aktiv och Arkiverad. En spelbok kan ha många versioner, men endast en aktiv version och en utkastversion åt gången. Att aktivera en ny version arkiverar automatiskt den tidigare aktiva versionen. |
| Tilldelning av dokumentspelbok | Länkar en spelbok till ett målobjekt och en posttyp så att riskanalys kan hämta lämplig spelbok när författaren kör analysen. Målobjektet är ett kontrakt. En tilldelning hör till den överordnade spelboken, inte till en individuell version. Det går endast att skapa en tilldelning när den överordnade spelboken är Aktiv och du kan tilldela en kombination av målobjekt och posttyp till endast en spelbok åt gången. |
Data 360-sökning
När en designer aktiverar en version tar dataströmmarna i Document Playbook Data Kit in versionens fil i Data 360 (Data Cloud), delar upp den i semantiskt meningsfulla segment och lagrar dessa segment i ett hybrid sökindex. Indexet Document Playbook har stöd för både nyckelords- och vektorsökning så att riskanalys kan hitta de segment som är mest relevanta för varje sektion i ett inkommande kontrakt.
Under Kontraktriskanalys använder Salesforce vägledning för spelböcker i denna ordning.
- Identifiera posttypen Kontrakt för kontraktet som analyseras.
- Hitta den tilldelning av dokumentspelbok som matchar den posttypen.
- Hitta den aktiva dokumentspelboksversionen som är länkad till den tilldelade spelboken.
- Kör en hybridsökning på versionens indexerade innehåll i Data 360 för att hämta de segment som är mest relevanta för varje kontraktsektion.
- Leverera dessa segment till riskanalysflödet så att granskaren ser avvikelser, omflyttningsvägar och icke-standardspråk.
Sökfrågan filtreras till den aktiva versionen av den tilldelade spelboken, så tillbakadraget innehåll och utkastinnehåll visas aldrig under riskanalysen.
Åtkomst, filer och gränser för dokumentspelböcker
Dokumentspelbokposter är privata som standard. Endast postägaren kan se en spelbok tills en delningsregel beviljar åtkomst till andra användare. Skapa delningsregler för objektet Dokumentspelbok och, om underordnade poster måste delas utöver ägaren, för Version av dokumentspelbok och Tilldelning av dokumentspelbok. Se Skapa en delningsregel för dokumentspelbok.
| Begränsning | Värde |
|---|---|
| Uppladdningsformat | PDF, DOCX och XLSX |
| Största filstorlek | 100 MB |
| Datauppdelningsformat | PDF, DOCX och XLSX |
| Språkstöd | Endast på engelska |
Statusar och åtgärder för spelböcker och versioner
Varje posttyp har en livscykel. Spelboks- och versionsstatusar avgör vilka åtgärder som är tillgängliga och när innehåll kan användas under riskanalys. För att uppdatera spelbokinnehåll, skapa en ny version. Du kan inte ändra beskrivningen av en aktiv version och du kan inte ändra en arkiverad version.
| Post | Status | Betyder | Tillgängliga åtgärder | Hur åtgärderna fungerar |
|---|---|---|---|---|
| Dokumentspelbok | Utkast | Nyligen skapad spelbok. Ingen version har aktiverats ännu. Inte tillgängligt för riskanalys. | Visa, Redigera, Ny version, Ta bort | Lägg till och redigera versioner. Borttagning tar bort spelboken och dess versioner. Spelboken flyttas till Aktiv automatiskt när någon version aktiveras. |
| Dokumentspelbok | Aktiv | Minst en version är aktiv. Vägledning finns för riskanalys. | Visa, Redigera, Ny version, Tilldelning, Arkiv | Lägg till nya utkastversioner eller ersätt den aktiva versionen. Skapa eller uppdatera tilldelningen för ett målobjekt och en posttyp. Arkivera för att dra tillbaka spelboken. |
| Dokumentspelbok | Arkiverad | Pensionerad spelbok. Behålls som referens. Returneras inte under riskanalys. | Radera | Arkivering av en spelbok arkiverar alla dess aktiva och arkiverade versioner tillsammans med den. Utkastversionen finns kvar i Utkast. Att ta bort en arkiverad spelbok tar bort den och alla dess versioner, tillsammans med deras indexerade delar från Data 360, så riskanalys returnerar inte längre innehåll från den borttagna spelboken. |
| Version av dokumentspelbok | Utkast | Nyligen skapad eller redigerad version. Inte tillgängligt för riskanalys ännu. | Redigera, Ersätt dokument, Aktivera, Ta bort | Redigera metadata eller ersätt det bifogade dokumentet. Aktivera för att flytta denna version och den överordnade spelboken till Aktiv. Att aktivera denna version arkiverar den tidigare aktiva versionen av samma spelbok. |
| Version av dokumentspelbok | Aktiv | Gäller för närvarande. Tillgänglig för riskanalys. Endast en version per spelbok kan vara aktiv åt gången. | Arkiv | Arkivera för att dra tillbaka denna version. För att ersätta det, aktivera ett nytt utkast för Salesforce och arkivera den aktuella aktiva versionen automatiskt. |
| Version av dokumentspelbok | Arkiverad | Pensionerad version. Behålls för referens och granskning. Returneras inte under riskanalys. | Radera | Att ta bort en version tar bort dess delar från Data 360, så riskanalys visar inte längre innehåll från den borttagna versionen. |
- Skapa en dokumentspelbok och aktivera en version
För att upprepa ett spelbokdokument innan det görs live, skapa spelboksskalet först, lägg sedan till och aktivera en version och tilldela spelboken till posttypen Kontrakt. Varje åtgärd är ett separat steg, så du kan pausa mellan dem för att granska eller uppdatera dokumentet. - Skapa en dokumentspelbok genom att ladda upp en fil
Skapa en spelbok, aktivera dess första version och tilldela spelboken till posttypen Kontrakt i en enda åtgärd. Använd denna uppgift när ditt spelboksdokument är slutgiltigt och du inte behöver upprepa utkast innan du gör spelboken aktiv.
