文档行动手册的工作方式
文档行动手册记录了法律和合同团队在合同谈判期间遵循的准则、可接受的条款语言和后备立场。当合同作者在 Microsoft 365 Word 加载项中对合同运行风险分析时，Salesforce 会将合同与有效行动手册进行比较，并突出显示偏差、升级路径和非标准语言。使用文档行动手册来管理版本化谈判指南，合同风险分析使用该指南根据贵组织的标准评估合同变更。
所需的 Edition
| 适用于：Lightning Experience |
| 适用于：Enterprise、Unlimited 和 Performance Edition。 |
文档 Playbook 将 Playbook 管理和 Playbook 使用分开。文档行动手册设计者创建、版本、激活和分配行动手册。文档行动手册用户在合同风险分析期间对相关指导拥有只读访问权限。
文档 Playbook 记录
文档行动手册使用这些记录类型来组织数据。
| 记录类型 | 目标 |
|---|---|
| 文档行动手册 | 对相关版本和分配进行分组的顶级记录。活动手册会切换为草稿、启用和已归档状态。父角色手册的状态来自其版本。激活任何版本都会将父级游戏手册移动到启用。 |
| 文档 Playbook 版本 | 实际 Playbook 内容。每个版本存储上传的文件（PDF、DOCX 或 XLSX），并移动草稿、活动和已归档状态。游戏手册可以有多个版本，但一次只能有一个活动版本和一个草稿版本。激活新版本会自动归档以前激活的版本。 |
| 文档 Playbook 分配 | 将行动手册链接到目标对象和记录类型，以便风险分析可以在作者运行分析时检索适当的行动手册。目标对象是合同。分配属于父角色手册，而不是单个版本。您只能在父级游戏手册处于活动状态时创建分配，并且一次只能将目标对象和记录类型组合分配给一个游戏手册。 |
Data 360 搜索
当设计者激活一个版本时，文档操作手册数据工具包的数据流将版本文件接收到 Data 360 (Data Cloud) 中，将其分块到语义有意义的分段中，并将这些分段存储在混合搜索索引中。文档行动手册索引支持关键字和向量搜索，因此风险分析可以找到与传入合同的每个部分最相关的细分。
在合同风险分析期间，Salesforce 会按此顺序使用行动手册指导。
- 标识正在分析的合同的合同记录类型。
- 查找与该记录类型匹配的文档 Playbook 分配。
- 查找链接到已分配游戏手册的有效文档游戏手册版本。
- 在 Data 360 中对版本的索引内容运行混合搜索，以检索与每个合同部分最相关的细分。
- 将这些细分提供给风险分析流，以便审查者看到偏差、升级路径和非标准语言。
搜索查询会筛选到已分配活动手册的活动版本，因此停用和草稿内容不会在风险分析期间显示。
文档 Playbook 访问权限、文件和限制
默认情况下，文档 Playbook 记录是专用的。只有记录所有人才能看到游戏手册，直到共享规则授予其他用户访问权限。在文档 Playbook 对象上创建共享规则，如果子记录必须在所有者之外共享，则在文档 Playbook 版本和文档 Playbook 分配上创建共享规则。请参阅创建文档行动手册共享规则。
| 限制 | 值 |
|---|---|
| 上传格式 | PDF、DOCX 和 XLSX |
| 最大文件大小 | 100 MB |
| 数据工具包分块格式 | PDF、DOCX 和 XLSX |
| 语言支持 | 仅英文 |
游戏手册和版本状态和操作
每个记录类型都有一个生命周期。活动手册和版本状态确定哪些操作可用，以及何时可在风险分析期间使用内容。要更新 Playbook 内容，请创建新版本。您无法修改有效版本的描述，也无法修改已归档版本。
| 记录 | 状态 | 含义 | 可用操作 | 操作的工作原理 |
|---|---|---|---|---|
| 文档行动手册 | 草稿 | 新创建的 Playbook。尚未激活版本。不适用于风险分析。 | 查看、编辑、新版本、删除 | 添加和编辑版本。删除会删除该操作手册及其版本。激活任何版本时，活动手册会自动变为启用。 |
| 文档行动手册 | 有效 | 至少一个版本处于活动状态。风险分析提供指导。 | 查看、编辑、新版本、分配、归档 | 添加新的草稿版本或替换活动版本。为目标对象和记录类型创建或更新分配。归档以停用行动手册。 |
| 文档行动手册 | 已归档 | 停用的 Playbook。保留以供参考。在风险分析期间未返回。 | 删除 | 归档行动手册会归档所有已启用和已归档版本。草稿版本仍为草稿。删除已归档的 Playbook 会将其及其所有版本以及索引块从 Data 360 中删除，因此风险分析不再返回已删除 Playbook 中的内容。 |
| 文档 Playbook 版本 | 草稿 | 新创建或编辑的版本。尚未用于风险分析。 | 编辑、替换文档、激活、删除 | 编辑元数据或替换附加的文档。激活以将此版本和父级游戏手册移到启用。激活此版本会归档相同游戏手册的先前激活版本。 |
| 文档 Playbook 版本 | 有效 | 当前有效。可用于风险分析。每个游戏手册一次只能有一个版本处于活动状态。 | 归档 | 归档以停用此版本。要替换它，激活新的草稿 Salesforce 会自动归档当前活动版本。 |
| 文档 Playbook 版本 | 已归档 | 停用版本。保留以供参考和审计。在风险分析期间未返回。 | 删除 | 删除版本会将其块从 Data 360 中删除，因此风险分析不再显示已删除版本中的内容。 |
- 创建文档行动手册并激活版本
要在启用前对 Playbook 文档进行迭代，请先创建 Playbook shell，然后添加并激活版本，并将 Playbook 分配到合同记录类型。每个操作都是单独的步骤，因此您可以在它们之间暂停，以查看或更新文档。 - 通过上传文件创建文档行动手册
通过一次操作，创建游戏手册，激活第一个版本，并将游戏手册分配到合同记录类型。当您的 Playbook 文档是最终文档时，使用此任务，您无需在启用 Playbook 之前迭代草稿。
