文件手冊運作方式
文件手冊會捕捉法律小組和契約小組在契約協商期間遵循的原則、可接受的子句語言和回復的職位。當契約作者在 Microsoft 365 Word 附加元件中對契約執行風險分析時,Salesforce 會將契約與已啟用的手冊進行比較,並醒目提示差異、升級路徑和非標準語言。使用文件手冊管理「契約風險分析」用來根據您組織的標準評估契約變更的版本化協商指導方針。
必要版本
| 提供版本：Lightning Experience |
| 提供版本：Enterprise、Unlimited 及 Performance Edition。 |
「文件手冊」會將手冊管理與手冊使用分開。「文件手冊設計師」會建立、版本化、啟用和指派手冊。「文件手冊使用者」在「契約風險分析」期間擁有相關指導的唯讀存取權。
文件手冊記錄
「文件手冊」使用這些記錄類型來組織資料。
| 記錄類型 | 目的 |
|---|---|
| 文件手冊 | 分組相關版本與指派的最上層記錄。播放手冊會通過「草稿」、「啟用」和「已封存」狀態。父系手冊的狀態衍生自其版本。啟用任何版本會將父系播放程式簿移至「啟用」。 |
| 文件手冊版本 | 實際的手冊內容。每個版本都會儲存已上載的檔案 (PDF、DOCX 或 XLSX),並逐步完成「草稿」、「啟用」和「已封存」狀態。手冊可以有多個版本,但一次只能有一個「啟用中」版本和一個「草稿」版本。啟用新版本會自動封存先前啟用的版本。 |
| 文件手冊指派 | 將手冊連結至目標物件和記錄類型,以便在作者執行分析時,風險分析可以提取適當的手冊。目標物件是契約。指派屬於父系手冊,而非個別版本。只有在父系播放簿為「啟用」時,您才能建立指派,且一次只能將目標物件和記錄類型組合指派給一個播放簿。 |
Data 360 搜尋
當設計師啟用版本時,「文件手冊資料套件」的資料串流會將版本的檔案提取至 Data 360 (Data Cloud),將其切分為語意上有意義的區段,並將這些區段儲存在混合搜尋索引中。「文件手冊」索引支援關鍵字和向量搜尋,因此風險分析可以找到與傳入契約每個區段最相關的區段。
在「契約風險分析」期間,Salesforce 會依此順序使用手冊指引。
- 識別正在分析之契約的「契約」記錄類型。
- 尋找符合該記錄類型的「文件手冊指派」。
- 尋找連結至指派的「文件手冊版本」已啟用。
- 在 Data 360 中針對版本的索引內容執行混合式搜尋,以取得與每個契約區段最相關的區段。
- 將這些區段提供給風險分析流程,讓檢閱者能夠看見差異、升級路徑和非標準語言。
搜尋查詢會篩選至指派的手冊啟用中版本,因此在風險分析期間絕不會呈現已淘汰和草稿內容。
文件手冊存取權、檔案與限制
文件手冊記錄預設為私人。只有記錄擁有者可以看見播放簿,直到共用規則將存取權授與其他使用者為止。在「文件手冊」物件上建立共用規則,如果子系記錄必須在擁有者之外共用,則在「文件手冊版本」和「文件手冊指派」上建立共用規則。請參閱 建立文件手冊共用規則。
| 限制 | 值 |
|---|---|
| 上載格式 | PDF、DOCX 和 XLSX |
| 檔案大小上限 | 100 MB |
| 資料套件切分格式 | PDF、DOCX 和 XLSX |
| 語言支援 | 僅限英文 |
手冊與版本狀態與動作
每個記錄類型都有生命週期。手冊與版本狀態會決定哪些動作可供使用,以及何時可在風險分析期間使用內容。若要更新手冊內容,請建立新版本。您無法修改「啟用中」版本的描述,也無法修改「已封存」版本。
| 記錄 | 狀態 | 意義 | 可用的動作 | 動作的運作方式 |
|---|---|---|---|---|
| 文件手冊 | 草稿 | 新建立的手冊。尚未啟用任何版本。不適用於風險分析。 | 檢視、編輯、新版本、刪除 | 新增和編輯版本。刪除會移除播放手冊及其版本。啟用任何版本時,播放手冊會自動移至「啟用」。 |
| 文件手冊 | 啟用中 | 至少一個版本已啟用。指引適用於風險分析。 | 檢視、編輯、新版本、指派、封存 | 新增草稿版本或取代已啟用的版本。建立或更新目標物件和記錄類型的指派。封存以淘汰手冊。 |
| 文件手冊 | 已歸檔 | 淘汰的手冊。保留以供參考。在風險分析期間未退貨。 | 刪除 | 歸檔手冊會將其所有「啟用中」與「歸檔」版本與手冊一起歸檔。「草稿」版本會保留在「草稿」中。刪除已歸檔的手冊會從 Data 360 中移除該手冊及其所有版本及其索引區塊,因此風險分析將不再傳回已刪除的手冊內容。 |
| 文件手冊版本 | 草稿 | 新建立或編輯的版本。尚無法用於風險分析。 | 編輯、取代文件、啟用、刪除 | 編輯中繼資料或取代附加的文件。啟用以將此版本和父系播放程式簿移至「啟用」。啟用此版本會封存先前已啟用版本的相同手冊。 |
| 文件手冊版本 | 啟用中 | 目前有效。可用於風險分析。每個手冊一次只能啟用一個版本。 | 歸檔 | 封存以淘汰此版本。若要加以取代,請啟用新的草稿 Salesforce 會自動封存目前啟用中版本。 |
| 文件手冊版本 | 已歸檔 | 淘汰的版本。保留以供參考和稽核。在風險分析期間未退貨。 | 刪除 | 刪除版本會從 Data 360 中移除其區塊,因此風險分析將不再顯示已刪除版本的內容。 |
- 建立文件手冊和啟用版本
若要在播放手冊文件上重複處理,請先建立播放手冊 shell,然後新增並啟用版本,並將播放手冊指派給「契約」記錄類型。每個動作都是個別的步驟,因此您可以在步驟之間暫停處理,以檢閱或更新文件。 - 透過上載檔案建立文件手冊
建立手冊、啟用其第一個版本,然後在單一動作中將手冊指派給「契約」記錄類型。當您的手冊文件是最後的,且您不需要重複處理草稿,才能啟用手冊時,請使用此工作。
此文章是否解決您的問題？
請讓我們知道，以便我們改進！
