Levenscyclus van documentclausule

Elke levenscyclus van een documentclausule omvat maken, activeren, versiebeheer en archiveren vóór verwijdering.

Voordat u een hoofdclausule maakt, moet u een clausulecategorie maken. Zodra u een clausulecategorie hebt gemaakt, maakt u een documentclausuleset.

1. De hoofdclausule bevindt zich tijdens het schrijven in de conceptfase. Zodra de clausule de conceptstatus heeft, kan deze worden geactiveerd en wordt de status ervan bijgewerkt naar Actief. Het kan ook worden verwijderd, waardoor de levenscyclus wordt beëindigd.

2. Als het goedkeuringsproces is geconfigureerd, wordt de clausule ingediend voor goedkeuring en verandert de status in In goedkeuring. Als de clausule wordt afgewezen, wordt de status ervan bijgewerkt naar Concept om de clausule opnieuw te redigeren. Als de clausule wordt goedgekeurd, wordt deze gemarkeerd als Actief.

3. Als het actieve contract wordt gebruikt in documentsjablonen of contracten, wordt er een nieuwe clausuleversie gemaakt met de conceptstatus en volgt deze de levenscyclus zoals vermeld in de bovenstaande stappen. De vorige clausuleversie wordt Archiveren zodra de status van de nieuwe versie is bijgewerkt naar Actief.

4. Als naar een actieve clausule niet wordt verwezen in documentsjablonen of contracten, wordt de status ervan bijgewerkt naar Concept en wordt de clausule vervolgens verwijderd. Zorg ervoor dat alle alternatieve clausules zijn verwijderd voordat u de laatste hoofdclausuleversie verwijdert.

5. Een clausule in de archiefstatus kan worden verwijderd als hier niet naar wordt verwezen in documentsjablonen of contracten. Er wordt een nieuwe versie van de laatste archiefclausule gemaakt met de status Concept.