Salesforce Contracts durchgängiger Flow

Salesforce Contracts automatisiert und optimiert jede Phase des Vertragserstellungsprozesses.

B2B-Verträge durchlaufen während ihres Lebenszyklus mehrere Phasen. In der Erstellungsphase werden Dokumente entworfen. Während der Verhandlungen einigen sich alle Parteien auf die Sprache, die Dauer, die Bedingungen des Vertrags und interne Beteiligte genehmigen den Vertrag. Der Vertrag geht dann in die Ausführungsphase über, in der jede Vertragspartei die Vereinbarung elektronisch unterzeichnet. Nachdem alle Parteien unterzeichnet haben, wird der Vertrag aktiviert und die Verpflichtungen werden durch die Compliance-Phase verfolgt.

In dieser schrittweisen Anleitung wird gezeigt, wie ein Vertriebsmitarbeiter einen Vertrag anhand eines Angebots erstellt, die Bedingungen aushandelt und das Vertragsdokument signiert.

1. Erstellung: Generieren Sie Vertragsdokumente mithilfe des Dokumentvorlagen-Designers, um Vertragsdokumentvorlagen zu erstellen, oder verwenden Sie die dynamische Dokumentgenerierung, um vorkonfigurierte Vorlagen anzuwenden.

   1. Initiieren Sie die Erstellung eines Vertragsdokuments aus einem Auftrag, einer Opportunity oder einem Angebot oder aus einem Standardobjekt oder benutzerdefinierten Objekt. Entsprechende Informationen finden Sie unter Erstellen eines Vertrags aus einer Opportunity, einem Auftrag oder einem Angebot oder Erstellen eines Vertrags aus einem Standardobjekt oder benutzerdefinierten Objekt. Wählen Sie beispielsweise Vertrag erstellen aus dem Angebotsobjekt aus, um einen Vertrag zu erstellen.

      Auf der Vertragsseite wird die Vertragskopfzeile mit dem Accountnamen, dem aktuellen Vertragsstatus, dem Start- und Enddatum sowie der Vertragslaufzeit angezeigt.

      Die Werte für den Vertragsstatus stellen die Status dar, die der Vertrag während seines Lebenszyklus durchläuft. Im Abschnitt "Vertragsdokument" werden die aktuelle Dokumentversion und der aktuelle Status angezeigt.

      Auf den drei Registerkarten "Zugehörig", "Details" und "Verpflichtungen" werden verwandte Datensätze, Vertragsfelder und die Pflichtverfolgung angezeigt.

      

   2. Erstellen Sie ein neues Dokument, indem Sie eine Dokumentvorlage auswählen, ein vorhandenes Dokument importieren oder ein Dokument in Microsoft 365 erstellen. Siehe Generieren von Vertragsdokumentversionen. Wählen Sie zum Generieren eines Vertragsdokuments eine vorkonfigurierte Vorlage aus der Liste unter "Vertrag generieren" aus. Zeigen Sie das generierte PDF- und DOCX-Dokument an, um den Inhalt zu überprüfen.

   3. Erstellen Sie Version 1 des Vertragsdokuments, indem Sie Check-in auswählen.

      

2. Verhandlung: Geben Sie das Vertragsdokument offline für die Gegenparteien frei. Der Kunde nimmt Anpassungen am Dokument vor und gibt es zur Überprüfung zurück. Entsprechende Informationen finden Sie unter Erstellen neuer Vertragsdokumentversionen.

   1. Laden Sie die DOCX-Version des Vertragsdokuments herunter und geben Sie sie für die Vertragspartner frei. Akzeptieren oder ablehnen Sie die Aktualisierungen und speichern Sie die DOCX-Datei. Entsprechende Informationen finden Sie unter Vertragsüberprüfung in Microsoft 365.

   2. Laden Sie die aktualisierte DOCX-Datei mithilfe von Importvertrag hoch. Beim Import wird eine neue Vertragsdokumentversion zur internen Genehmigung generiert.

   3. Wählen Sie Check-in aus, um Version 2 des Vertragsdokuments zu erstellen.

3. Genehmigung: Konfigurieren Sie Genehmiger und Genehmigungskriterien mithilfe des Salesforce-Genehmigungs-Workflows. Der Vertrag durchläuft den Genehmigungsprozess anhand der Workflowkonfiguration.

   1. Wählen Sie Zur Genehmigung senden aus, um das Vertragsdokument zur internen Genehmigung zu senden. Nach der Genehmigung des Vertrags wird der Status aktualisiert, um die nächste Phase im konfigurierten Statusmodell widerzuspiegeln.

4. Ausführung: Salesforce Contracts enthält eine integrierte Integration in DocuSign. Senden Sie Dokumente zur elektronischen Signatur an Empfänger. Nachdem alle Empfänger das Dokument signiert haben, wird die signierte Version wieder mit dem Vertragsdatensatz synchronisiert. Entsprechende Informationen finden Sie unter Einreichen eines Vertrags zur elektronischen Signatur.

   1. Wählen Sie Zur Signatur senden aus, um das Vertragsdokument zur elektronischen Signatur zu senden.

   2. Die Seite "E-Signatur des Dokuments" wird geöffnet, auf der Sie Empfängerdetails, den Betreff und die Nachricht der E-Mail sowie die anzuhängenden Dokumente hinzufügen.

   3. Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, wählen Sie Senden aus. DocuSign sendet eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Empfänger, der dann auf das Dokument zugreift, es überprüft und signiert. Der Vertragsstatus wird auf "Warten auf Unterschrift" aktualisiert.

   4. Wenn Sie überprüfen möchten, ob der Umschlag mit elektronischer Signatur signiert wurde, aktualisieren Sie den Umschlagstatus, indem Sie Umschlagstatus aktualisieren auswählen.

      Der Vertragsstatus wird auf Signiert aktualisiert und Salesforce generiert eine PDF-Version des signierten Dokuments mit dem Präfix "signiert".

      

5. Aktivierung: Wählen Sie im Menü "Vertragsaktionen" die Option Aktivieren aus. Der Vertragsstatus wird auf "Aktiviert" aktualisiert.

   

6. Compliance: Verfolgen Sie nach der Aktivierung eines Vertrags vertragliche Verpflichtungen, indem Sie Verpflichtungen erstellen. Weisen Sie die einzelnen Verpflichtungen einem Inhaber zu und überwachen Sie seinen Compliance-Status – "Konform", "Nicht konform" oder "Gefährdet". Automatisierte Benachrichtigungen benachrichtigen Inhaber, wenn die Fristen näher rücken. Siehe Verpflichtungsverwaltung.

   Verwenden Sie Salesforce Contracts Analytics-Dashboards, um den Vertragsstatus zu überwachen, Verlängerungszeitachsen zu verfolgen und Compliance-Risiken in Ihrem gesamten Vertragsportfolio zu identifizieren. Entsprechende Informationen finden Sie unter Salesforce Contracts Analytics.