Flujo de extremo a extremo Salesforce Contracts

Salesforce Contracts automatiza y simplifica cada etapa del proceso de contratación.

Los contratos B2B pasan por varias etapas durante su ciclo de vida. En la etapa de redacción, los documentos se redactan. Durante la negociación, todas las partes acuerdan el idioma, la duración, los términos y las condiciones del contrato y las partes interesadas internas aprueban el contrato. El contrato entra a continuación en la etapa de ejecución, donde cada parte firma electrónicamente el acuerdo. Después de que todas las partes firmen, el contrato se activa y las obligaciones se siguen a través de la etapa de cumplimiento.

Esta presentación muestra cómo un ejecutivo de ventas crea un contrato a partir de un presupuesto, negocia las condiciones y firma el documento del contrato.

1. Creación: Genere documentos de contratos utilizando el Diseñador de plantillas de documentos para crear plantillas de documentos de contratos o utilice la generación de documentos dinámica para aplicar plantillas preconfiguradas.

   1. Inicie la creación de un documento de contrato desde un pedido, una oportunidad o un presupuesto, o desde un objeto estándar o personalizado. Consulte Crear un contrato desde una oportunidad, pedido o presupuesto o Crear un contrato desde un objeto estándar o personalizado. Por ejemplo, seleccione Crear contrato desde el objeto de presupuesto para crear un contrato.

      La página de contrato muestra el encabezado del contrato con el nombre de la cuenta, el estado actual del contrato, las fechas de inicio y finalización y el plazo del contrato.

      Los valores de Estado de contrato representan los estados por los que pasa el contrato durante su ciclo de vida. La sección de documento de contrato muestra la versión y el estado del documento actual.

      Las tres fichas (Relacionado, Detalles y Obligaciones) muestran registros relacionados, campos de contrato y seguimiento de obligaciones.

      

   2. Cree un nuevo documento seleccionando una plantilla de documento, importando un documento existente o creando un documento en Microsoft 365. Consulte Generar versiones de documento de contrato. Para generar un documento de contrato, seleccione una plantilla preconfigurada desde la lista bajo Generar contrato. Visualice el documento PDF y DOCX generado para verificar el contenido.

   3. Cree la Versión 1 del documento de contrato seleccionando Registrarse.

      

2. Negociación: Comparta el documento de contrato sin conexión con las contrapartes. El cliente realiza ajustes en el documento y lo devuelve para su revisión. Consulte Crear nuevas versiones de documento de contrato.

   1. Descargue y comparta la versión DOCX del documento de contrato con las contrapartes. Acepte o rechace las actualizaciones y guarde el archivo DOCX. Consulte Revisión de contratos en Microsoft 365.

   2. Cargue el archivo DOCX actualizado utilizando Contrato de importación. La importación genera una nueva versión de documento de contrato para su aprobación interna.

   3. Seleccione Registrarse para crear la versión 2 del documento de contrato.

3. Aprobación: Configure aprobadores y criterios de aprobación utilizando el flujo de trabajo de aprobación de Salesforce. El contrato pasa por el proceso de aprobación basándose en la configuración del flujo de trabajo.

   1. Seleccione Enviar para aprobación para enviar el documento de contrato para su aprobación interna. Después de aprobar el contrato, el estado se actualiza para reflejar la siguiente etapa en el modelo de estado configurado.

4. Ejecución: Salesforce Contracts incluye la integración integrada con DocuSign. Envíe documentos a destinatarios para firma electrónica. Después de que todos los destinatarios firmen el documento, la versión firmada se sincroniza de nuevo con el registro del contrato. Consulte Enviar un contrato para firma electrónica.

   1. Seleccione Enviar para firma para enviar el documento de contrato para firma electrónica.

   2. Se abre la página Firma electrónica de documento, donde agrega detalles del destinatario, el asunto y el mensaje del email y los documentos que adjuntar.

   3. Después de completar todos los campos, seleccione Enviar. DocuSign envía un email de notificación al destinatario, que luego accede, revisa y firma el documento. El estado del contrato se actualiza a Esperando firma.

   4. Para verificar que se firmó el sobre de firma electrónica, actualice el estado del sobre seleccionando Actualizar estado del sobre.

      El estado del contrato se actualiza a Firmado y Salesforce genera una versión PDF del documento firmado con el prefijo "firmado".

      

5. Activación: Desde el menú de acciones de contrato, seleccione Activar. El estado del contrato se actualiza a Activado.

   

6. Cumplimiento: Después de activar un contrato, realice un seguimiento de los compromisos contractuales creando obligaciones. Asigne cada obligación a un propietario y monitoree su estado de cumplimiento: Cumplimiento, No cumplimiento o En riesgo. Las alertas automatizadas notifican a los propietarios cuando se acercan los plazos. Consulte Gestión de obligaciones.

   Utilice tableros Salesforce Contracts Analytics para monitorear el estado de los contratos, realizar un seguimiento de los plazos de renovación e identificar riesgos de cumplimiento en su cartera de contratos. Consulte Salesforce Contracts Analytics.