Salesforce Contracts päättyvät päättymiskulkuun

Salesforce Contracts automatisoi ja virtaviivaistaa sopimusprosessin jokaisen vaiheen.

B2B-sopimukset käyvät läpi useita vaiheita niiden elinkaaren aikana. Asiakirjat luodaan luonnosvaiheessa. Neuvottelujen aikana kaikki osapuolet sopivat sopimuksen kielen, keston, ehdot ja ehdot, ja sisäiset sidosryhmät hyväksyvät sopimuksen. Sopimus siirtyy sitten suoritusvaiheeseen, jossa kukin osapuoli allekirjoittaa sopimuksen sähköisesti. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, se aktivoidaan ja velvoitteita seurataan vaatimustenmukaisuuden vaiheessa.

Tämä ohjeistus osoittaa, miten myyntipäällikkö luo sopimuksen tarjouksesta, neuvottelee ehdot ja allekirjoittaa sopimusasiakirjan.

1. Tekijä: Luo sopimusasiakirjoja käyttämällä asiakirjamallien suunnitteluohjelmaa luodaksesi sopimusasiakirjamalleja tai käyttämällä dynaamista asiakirjojen luontivaihtoehtoa esimääritettyjen mallien käyttöönottoon.

   1. Aloita sopimusasiakirjan luominen tilauksesta, mahdollisuudesta tai tarjouksesta tai vakiomuotoisesta tai mukautetusta objektista. Lisätietoja on kohdassa Sopimuksen luominen mahdollisuudesta, tilauksesta tai tarjouksesta tai Sopimuksen luominen vakio-objektista tai mukautetusta objektista. Valitse esimerkiksi tarjousobjektista Luo sopimus luodaksesi sopimuksen.

      Sopimussivulla näytetään sopimuksen otsake, joka sisältää tilin nimen, sopimuksen tämänhetkisen tilan, alkamis- ja päättymispäivän sekä sopimuksen ehdon.

      Sopimuksen tila -arvot edustavat tiloja, joiden läpi sopimus siirtyy sen elinkaaren aikana. Sopimusasiakirja-osiossa näytetään asiakirjan tämänhetkinen versio ja tila.

      Kolme välilehteä — Liittyvä, Lisätiedot ja Velvoitteet — näyttävät asiaankuuluvat tietueet, sopimuskentät ja velvoitteiden seurannan.

      

   2. Luo uusi asiakirja valitsemalla asiakirjamalli, tuomalla olemassa oleva asiakirja tai luomalla asiakirja Microsoft 365:ssä. Lisätietoja on kohdassa Sopimusasiakirjan versioiden luominen. Luo sopimusasiakirja valitsemalla esimääritetty malli Luo sopimus -luettelosta. Tarkastele luotua PDF- ja DOCX-asiakirjaa vahvistaaksesi sisällön.

   3. Luo sopimusasiakirjan versio 1 valitsemalla Tarkastele sisään.

      

2. Neuvottelu: Jaa sopimusasiakirja offline-tilassa vastapuolille. Asiakas tekee asiakirjaan muutoksia ja palauttaa sen tarkastettavaksi. Lisätietoja on kohdassa Sopimusasiakirjojen uusien versioiden luominen.

   1. Lataa ja jaa sopimusasiakirjan DOCX-versio vastapuolille. Hyväksy tai hylkää päivitykset ja tallenna DOCX-tiedosto. Lisätietoja on kohdassa Sopimusten tarkastus Microsoft 365:ssä.

   2. Lataa päivitetty DOCX-tiedosto palvelimelle käyttämällä tuontisopimusta. Tuonti luo uuden sopimusasiakirjan version sisäistä hyväksyntää varten.

   3. Valitse Kirjaudu sisään luodaksesi sopimusasiakirjan version 2.

3. Hyväksyminen: Määritä hyväksyjät ja hyväksymisehdot käyttämällä Salesforcen hyväksymistyönkulkua. Sopimus siirtyy hyväksymisprosessin läpi työnkulkukokoonpanon perusteella.

   1. Valitse Lähetä hyväksyttäväksi lähettääksesi sopimusasiakirjan sisäistä hyväksyntää varten. Kun sopimus on hyväksytty, tila päivitetään vastaamaan määritetyn tilan mallin seuraavaa vaihetta.

4. Suoritus: Salesforce Contracts sisältää sisäänrakennetun integraation DocuSignin kanssa. Lähetä asiakirjoja vastaanottajille sähköistä allekirjoitusta varten. Kun kaikki vastaanottajat ovat allekirjoittaneet asiakirjan, allekirjoitettu versio synkronoidaan takaisin sopimustietueeseen. Lisätietoja on kohdassa Sopimuksen lähettäminen sähköistä allekirjoitusta varten.

   1. Valitse Lähetä allekirjoitusta varten lähettääksesi sopimusasiakirjan sähköistä allekirjoitusta varten.

   2. Asiakirjan sähköinen allekirjoitus -sivu avautuu, johon lisäät vastaanottajan lisätiedot, sähköpostin aiheen ja viestin sekä liitetyt asiakirjat.

   3. Kun olet täyttänyt kaikki kentät, valitse Lähetä. DocuSign lähettää vastaanottajalle sähköposti-ilmoituksen, jonka jälkeen hän käyttää, tarkastaa ja allekirjoittaa asiakirjan. Sopimuksen tila päivittyy Odota allekirjoitusta -tilaan.

   4. Päivitä kirjekuoren tila valitsemalla Päivitä kirjekuoren tila varmistaaksesi, että sähköisen allekirjoituksen kirjekuori on allekirjoitettu.

      Sopimuksen tila päivittyy arvoon Allekirjoitettu ja Salesforce luo allekirjoitetusta asiakirjasta PDF-version, jonka etuliite on "allekirjoitettu".

      

5. Aktivointi: Valitse sopimustoimintojen valikosta Aktivoi. Sopimuksen tila päivittyy arvoon Aktivoitu.

   

6. Vaatimustenmukaisuus: Kun sopimus on aktivoitu, seuraa sopimusten sitoumuksia luomalla velvoitteita. Kohdista jokainen velvoite omistajalle ja valvo sen vaatimustenmukaisuuden tilaa — Vaatimustenmukainen, Ei yhteensopiva tai Riskissä. Automatisoidut hälytykset ilmoittavat omistajille, kun määräajat lähestyvät. Lisätietoja on kohdassa Velvoitteiden hallinta.

   Käytä Salesforce Contracts Analytics -mittaristoja valvoaksesi sopimusten tilaa, seurataksesi uusimisen aikatauluja ja tunnistaaksesi vaatimustenmukaisuusriskit kaikista sopimusten portfoliosta. Lisätietoja on kohdassa Salesforce Contracts Analytics.