Flux Salesforce Contracts de bout en bout

Salesforce Contracts automatise et rationalise chaque étape du processus de contrat.

Les contrats B2B traversent plusieurs étapes pendant leur cycle de vie. À l'étape de la rédaction, les documents sont rédigés. Pendant la négociation, toutes les parties conviennent de la langue, de la durée, des termes et conditions du contrat, et les parties prenantes internes approuvent le contrat. Le contrat entre ensuite dans la phase d'exécution, au cours de laquelle chaque partie signe électroniquement l'accord. Une fois que toutes les parties ont signé, le contrat est activé et les obligations sont suivies à travers l'étape de conformité.

Cette procédure pas à pas montre comment un responsable commercial crée un contrat à partir d'un devis, négocie les conditions et signe le document de contrat.

1. Auteur : Générez des documents contractuels en utilisant le Concepteur de modèle de document pour créer des modèles de document de contrat, ou utilisez la génération dynamique de documents pour appliquer des modèles préconfigurés.

   1. Initier la création d'un document de contrat à partir d'une commande, d'une opportunité ou d'un devis, ou à partir d'un objet standard ou personnalisé. Consultez Création d'un contrat à partir d'une opportunité, d'une commande ou d'un devis, ou Création d'un contrat à partir d'un objet standard ou personnalisé. Sélectionnez par exemple Créer un contrat dans l'objet devis pour créer un contrat.

      La page du contrat affiche l'en-tête du contrat avec le nom du compte, le statut actuel du contrat, les dates de début et de fin, et la durée du contrat.

      Les valeurs Statut du contrat représentent les états que le contrat traverse pendant son cycle de vie. La section Document de contrat affiche la version et le statut actuels du document.

      Les trois onglets Associé, Détails et Obligations affichent les enregistrements associés, les champs de contrat et le suivi des obligations.

      

   2. Créez un document en sélectionnant un modèle de document, en important un document existant ou en créant un document dans Microsoft 365. Consultez Génération de versions de document de contrat. Pour générer un document de contrat, sélectionnez un modèle préconfiguré dans la liste sous Générer un contrat. Visualisez le document PDF et DOCX généré pour vérifier le contenu.

   3. Créez la version 1 du document de contrat en sélectionnant Enregistrer.

      

2. Négociation : Partagez le document de contrat hors ligne avec les contreparties. Le client ajuste le document et le renvoie pour révision. Consultez Création de versions de document de contrat.

   1. Téléchargez et partagez la version DOCX du document de contrat avec les contreparties. Acceptez ou refusez les mises à jour, puis enregistrez le fichier DOCX. Consultez Examen des contrats dans Microsoft 365.

   2. Chargez le fichier DOCX mis à jour en utilisant Importer un contrat. L'importation génère une nouvelle version du document de contrat pour approbation interne.

   3. Sélectionnez Enregistrement pour créer la version 2 du document de contrat.

3. Approbation : Configurez les approbateurs et les critères d'approbation en utilisant le workflow d'approbation Salesforce. Le contrat progresse à travers le processus d'approbation basé sur la configuration du workflow.

   1. Sélectionnez Soumettre pour approbation pour envoyer le document de contrat pour approbation interne. Une fois le contrat approuvé, le statut est mis à jour pour refléter l'étape suivante dans le modèle d'état configuré.

4. Exécution : Salesforce Contracts inclut l'intégration intégrée à DocuSign. Envoyez des documents aux destinataires pour signature électronique. Lorsque tous les destinataires signent le document, la version signée est synchronisée vers l'enregistrement du contrat. Consultez Soumission d'un contrat pour signature électronique.

   1. Sélectionnez Envoyer pour signature pour envoyer le document de contrat pour signature électronique.

   2. La page Signature électronique du document s'ouvre, dans laquelle vous ajoutez les détails du destinataire, l'objet et le message de l'e-mail, ainsi que les documents à joindre.

   3. Une fois tous les champs remplis, sélectionnez Envoyer. DocuSign envoie un e-mail de notification au destinataire, qui accède au document, le vérifie et le signe. Le statut du contrat est mis à jour sur Signature en attente.

   4. Pour vérifier que l'enveloppe de signature électronique a été signée, mettez à jour le statut de l'enveloppe en sélectionnant Mettre à jour le statut de l'enveloppe.

      Le statut du contrat est mis à jour sur Signé et Salesforce génère une version PDF du document signé avec le préfixe « signé ».

      

5. Activation : Dans le menu d'actions du contrat, sélectionnez Activer. Le statut du contrat est mis à jour sur Activé.

   

6. Conformité : Une fois le contrat activé, suivez les engagements contractuels en créant des obligations. Attribuez chaque obligation à un propriétaire et surveillez son statut de conformité (Conforme, Non conforme ou En péril). Les alertes automatisées notifient les propriétaires lorsque les échéances approchent. Consultez Gestion des obligations.

   Utilisez les tableaux de bord Salesforce Contracts Analytics pour surveiller le statut des contrats, suivre les échéances de renouvellement et identifier les risques de conformité dans l'ensemble de votre portefeuille de contrats. Voir Salesforce Contracts Analytics.