Flusso end-to-end Salesforce Contracts

Salesforce Contracts automatizza e semplifica ogni fase del processo di appalto.

I contratti B2B passano attraverso diverse fasi durante il loro ciclo di vita. Nella fase di creazione, i documenti vengono elaborati in bozza. Durante la negoziazione, tutte le parti concordano la lingua, la durata, i termini e le condizioni del contratto e gli stakeholder interni approvano il contratto. Il contratto entra quindi nella fase di esecuzione, in cui ciascuna parte firma elettronicamente l'accordo. Dopo la firma di tutte le parti, il contratto viene attivato e gli obblighi vengono monitorati nella fase di conformità.

Questo tour dimostra come un responsabile vendite crea un contratto da un preventivo, negozia le condizioni e firma il documento del contratto.

1. Creazione: Generare documenti di contratto utilizzando Designer di modelli di documento per creare modelli di documento di contratto, oppure utilizzare la generazione dinamica di documenti per applicare modelli preconfigurati.

   1. Avviare la creazione di un documento contratto da un ordine, un'opportunità o un preventivo, oppure da un oggetto standard o personalizzato. Vedere Creazione di un contratto da un'opportunità, un ordine o un preventivo o Creazione di un contratto da un oggetto standard o personalizzato. Ad esempio, selezionare Crea contratto dall'oggetto preventivo per creare un contratto.

      La pagina del contratto visualizza l'intestazione del contratto con il nome account, lo stato corrente del contratto, le date di inizio e fine e la durata del contratto.

      I valori Stato contratto rappresentano gli stati attraversati dal contratto durante il suo ciclo di vita. La sezione del documento contratto mostra la versione e lo stato correnti del documento.

      Le tre schede (Correlato, Dettagli e Obblighi) mostrano i record correlati, i campi contratto e il tracciamento degli obblighi.

      

   2. Creare un nuovo documento selezionando un modello di documento, importando un documento esistente o creando un documento in Microsoft 365. Vedere Generazione di versioni documento contrattuale. Per generare un documento contratto, selezionare un modello preconfigurato dall'elenco in Genera contratto. Visualizzare il documento PDF e DOCX generato per verificare il contenuto.

   3. Creare la versione 1 del documento di contratto selezionando Check-in.

      

2. Negoziazione: Condividere il documento contratto offline con le controparti. Il cliente apporta modifiche al documento e lo restituisce per la revisione. Vedere Creazione di nuove versioni documento contrattuale.

   1. Scaricare e condividere la versione DOCX del documento di contratto con le controparti. Accettare o rifiutare gli aggiornamenti e salvare il file DOCX. Vedere Revisione contratti in Microsoft 365.

   2. Caricare il file DOCX aggiornato utilizzando Contratto di importazione. L'importazione genera una nuova versione del documento contratto per l'approvazione interna.

   3. Selezionare Check-in per creare la versione 2 del documento di contratto.

3. Approvazione: Configurare i responsabili approvazioni e i criteri di approvazione utilizzando il flusso di lavoro di approvazione di Salesforce. Il contratto passa attraverso il processo di approvazione in base alla configurazione del flusso di lavoro.

   1. Selezionare Invia per approvazione per inviare il documento contratto per l'approvazione interna. Dopo l'approvazione del contratto, lo stato viene aggiornato in modo da riflettere la fase successiva del modello di stato configurato.

4. Esecuzione: Salesforce Contracts include l'integrazione integrata con DocuSign. Inviare documenti ai destinatari per la firma elettronica. Dopo che tutti i destinatari hanno firmato il documento, la versione firmata viene sincronizzata con il record contratto. Vedere Invio di un contratto per la firma elettronica.

   1. Selezionare Invia per firma per inviare il documento contratto per la firma elettronica.

   2. Viene aperta la pagina Firma elettronica documento, in cui si aggiungono i dettagli del destinatario, l'oggetto e il messaggio email e i documenti da allegare.

   3. Dopo aver compilato tutti i campi, selezionare Invia. DocuSign invia un'email di notifica al destinatario, che accede, esamina e firma il documento. Lo stato del contratto viene aggiornato in In attesa di firma.

   4. Per verificare che la busta per la firma elettronica sia stata firmata, aggiornare lo stato della busta selezionando Aggiorna stato busta.

      Lo stato del contratto viene aggiornato a Firmato e Salesforce genera una versione PDF del documento firmato con il prefisso "firmato".

      

5. Attivazione: Dal menu delle azioni del contratto, selezionare Attiva. Lo stato del contratto viene aggiornato in Attivato.

   

6. Conformità: Dopo l'attivazione di un contratto, tenere traccia degli impegni contrattuali creando degli obblighi. Assegnare ogni obbligo a un titolare e monitorarne lo stato di conformità: Conforme, Non conforme o A rischio. Gli avvisi automatici informano i titolari quando si avvicinano le scadenze. Vedere Gestione degli obblighi.

   Utilizzare i cruscotti digitali Salesforce Contracts Analytics per monitorare lo stato dei contratti, tenere traccia delle tempistiche di rinnovo e identificare i rischi di conformità in tutto il portafoglio contratti. Vedere Salesforce Contracts Analytics.