Salesforce Contracts End to End Flow (Salesforce 契約のエンドツーエンドフロー)

Salesforce Contractsは、契約プロセスのすべてのフェーズを自動化および合理化します。

B2B 契約はライフサイクルの複数のフェーズを移動します。作成フェーズでは、ドキュメントのドラフトが作成されます。交渉時に、すべての関係者が契約の言語、期間、条件について合意し、内部関係者が契約を承認します。その後、契約は実行フェーズに入り、各当事者が契約書に電子的に署名します。すべての関係者が署名したら、契約が有効になり、コンプライアンスフェーズで義務が追跡されます。

このウォークスルーでは、営業エグゼクティブが見積から契約を作成し、条件を交渉して、契約ドキュメントに署名する方法について説明します。

1. 作成: ドキュメントテンプレートデザイナーを使用して契約ドキュメントテンプレートを作成するか、動的ドキュメント生成を使用して事前設定されたテンプレートを適用して、契約ドキュメントを生成します。

   1. 注文、商談、見積から、または標準オブジェクトやカスタムオブジェクトから契約ドキュメントの作成を開始します。「商談、注文、または見積からの契約の作成」または「標準オブジェクトまたはカスタムオブジェクトからの契約の作成」を参照してください。たとえば、[見積オブジェクトから契約を作成] を選択して契約を作成します。

      契約ページには、取引先名、現在の契約状況、開始日と終了日、契約期間を含む契約ヘッダーが表示されます。

      [契約状況] の値は、ライフサイクル中に契約が移行する状態を表します。契約ドキュメントセクションには、現在のドキュメントのバージョンと状況が表示されます。

      [関連]、[詳細]、[義務] の 3 つのタブには、関連レコード、契約項目、義務追跡が表示されます。

      

   2. ドキュメントテンプレートを選択するか、既存のドキュメントをインポートするか、Microsoft 365 でドキュメントを作成して、新しいドキュメントを作成します。「契約ドキュメントバージョンの生成」を参照してください。契約ドキュメントを生成するには、[Generate Contract (契約を生成)] の下のリストから事前設定済みのテンプレートを選択します。生成された PDF および DOCX ドキュメントを表示してコンテンツを確認します。

   3. [チェックイン] を選択して、契約ドキュメントのバージョン 1 を作成します。

      

2. 交渉: 契約ドキュメントをオフラインで相手方と共有します。顧客がドキュメントを調整し、レビューのために返します。「新規契約ドキュメントバージョンの作成」を参照してください。

   1. DOCX バージョンの契約ドキュメントをダウンロードして、相手方と共有します。更新を受け入れるか却下して、DOCX ファイルを保存します。「Contract Review in Microsoft 365」を参照してください。

   2. [Import Contract (契約をインポート)] を使用して、更新された DOCX ファイルをアップロードします。インポートすると、内部承認用の新しい契約ドキュメントバージョンが生成されます。

   3. 契約ドキュメントのバージョン 2 を作成するには、[チェックイン] を選択します。

3. 承認: Salesforce 承認ワークフローを使用して承認者と承認条件を設定します。ワークフロー設定に基づいて契約が承認プロセスを通過します。

   1. [承認申請] を選択して、社内承認用の契約ドキュメントを送信します。契約が承認されると、状況は設定済みの状態モデルの次のフェーズを反映するように更新されます。

4. 実行: Salesforce Contracts には DocuSign との組み込みインテグレーションが含まれています。文書を受信者に電子署名で送信します。すべての受信者が文書に署名すると、署名済みバージョンが契約レコードに同期されます。「Submit a Contract for E-Signature」を参照してください。

   1. [署名用に送信] を選択して、電子署名用の契約ドキュメントを送信します。

   2. [ドキュメントの電子署名] ページが開き、受信者の詳細、メールの件名とメッセージ、添付するドキュメントを追加します。

   3. すべての項目を入力したら、[送信] を選択します。DocuSign が受信者に通知メールを送信し、受信者がドキュメントにアクセスして確認および署名します。契約状況が [署名待機中] に更新されます。

   4. 電子署名エンベロープが署名されたことを確認するには、[Update Envelope Status (エンベロープ状況を更新)] を選択してエンベロープ状況を更新します。

      契約状況が [署名済み] に更新され、Salesforce によってプレフィックスが「signed」の署名済みドキュメントの PDF バージョンが生成されます。

      

5. 有効化: 契約アクションメニューから、[有効化] を選択します。契約状況が [有効] に更新されます。

   

6. コンプライアンス: 契約が有効化されたら、義務を作成して契約上のコミットメントを追跡します。各義務を所有者に割り当てて、そのコンプライアンス状況 (準拠、非準拠、リスクあり) を監視します。自動アラートは、期限が近づいたときに所有者に通知します。「義務管理」を参照してください。

   Salesforce Contracts Analyticsダッシュボードを使用して、契約状況の監視、更新タイムラインの追跡、契約ポートフォリオ全体のコンプライアンス リスクの特定を行います。「Salesforce Contracts Analytics」を参照してください。