Salesforce Contracts van einde naar einde-stroom

Salesforce Contracts automatiseert en stroomlijnt elke fase van het contracteringsproces.

B2B-contracten doorlopen verschillende fasen tijdens hun levenscyclus. In de schrijffase worden documenten opgesteld. Tijdens de onderhandelingen zijn alle partijen het eens over de taal, duur, voorwaarden en interne belanghebbenden van het contract. Het contract komt dan in de uitvoeringsfase, waarbij elke partij de overeenkomst elektronisch ondertekent. Nadat alle partijen hebben ondertekend, wordt het contract geactiveerd en worden verplichtingen bijgehouden in de nalevingsfase.

Deze begeleiding laat zien hoe een sales executive een contract maakt op basis van een offerte, onderhandelt over de voorwaarden en het contractdocument ondertekent.

1. Schrijven: Genereer contractdocumenten door middel van Documentsjabloonontwerper om contractdocumentsjablonen te maken of gebruik dynamisch genereren van documenten om vooraf geconfigureerde sjablonen toe te passen.

   1. Initieer het maken van een contractdocument vanuit een order, opportunity of offerte, of vanuit een standaard- of aangepast object. Zie Een contract maken op basis van een opportunity, order of offerte of Een contract maken op basis van een standaard- of aangepast object. Selecteer bijvoorbeeld Contract maken vanuit het offerteobject om een contract te maken.

      De contractpagina geeft de contractkoptekst weer met de accountnaam, de huidige contractstatus, de begin- en einddatum en de contractduur.

      De waarden van Contractstatus vertegenwoordigen de statussen die het contract doorloopt gedurende de levenscyclus ervan. De sectie Contractdocument toont de huidige documentversie en status.

      De drie tabbladen Gerelateerd, Details en Verplichtingen tonen gerelateerde records, contractvelden en het bijhouden van verplichtingen.

      

   2. Maak een nieuw document door een documentsjabloon te selecteren, een bestaand document te importeren of een document te maken in Microsoft 365. Zie Versies van contractdocumenten genereren. Als u een contractdocument wilt genereren, selecteert u een vooraf geconfigureerde sjabloon in de lijst onder Contract genereren. Bekijk het gegenereerde PDF- en DOCX-document om de inhoud te verifiëren.

   3. Maak versie 1 van het contractdocument door Inchecken te selecteren.

      

2. Onderhandeling: Deel het contractdocument offline met de tegenpartijen. De klant brengt aanpassingen aan het document aan en retourneert het voor beoordeling. Zie Nieuwe contractdocumentversies maken.

   1. Download de DOCX-versie van het contractdocument en deel deze met de tegenpartijen. Accepteer of wijs de updates af en sla het DOCX-bestand op. Zie Contractbeoordeling in Microsoft 365.

   2. Upload het bijgewerkte DOCX-bestand met behulp van Contract importeren. Importeren genereert een nieuwe contractdocumentversie voor interne goedkeuring.

   3. Selecteer Inchecken om versie 2 van het contractdocument te maken.

3. Goedkeuring: Configureer goedkeurende personen en goedkeuringscriteria met behulp van de Salesforce-goedkeuringswerkstroom. Het contract doorloopt het goedkeuringsproces op basis van de werkstroomconfiguratie.

   1. Selecteer Indienen voor goedkeuring om het contractdocument voor interne goedkeuring te verzenden. Nadat het contract is goedgekeurd, wordt de status bijgewerkt naar de volgende fase in het geconfigureerde statusmodel.

4. Uitvoering: Salesforce Contracts omvat ingebouwde integratie met DocuSign. Documenten verzenden naar ontvangers voor elektronische handtekening. Nadat alle ontvangers het document hebben ondertekend, wordt de ondertekende versie terug gesynchroniseerd naar de contractrecord. Zie Een contract indienen voor elektronische handtekening.

   1. Selecteer Verzenden voor handtekening om het contractdocument te verzenden voor elektronische handtekening.

   2. De pagina Document-e-handtekening wordt geopend, waar u details van de ontvanger, het onderwerp en bericht van het e-mailbericht en de bij te voegen documenten toevoegt.

   3. Nadat u alle velden hebt ingevuld, selecteert u Verzenden. DocuSign verzendt een kennisgeving per e-mail naar de ontvanger, die het document vervolgens opent, controleert en ondertekent. De contractstatus wordt bijgewerkt naar In afwachting van handtekening.

   4. Als u wilt controleren of de envelop voor elektronische handtekening is ondertekend, werkt u de status van de envelop bij door Envelopstatus bijwerken te selecteren.

      De contractstatus wordt bijgewerkt naar Ondertekend en Salesforce genereert een PDF-versie van het ondertekende document met het prefix "ondertekend".

      

5. Activering: Selecteer Activeren in het menu Contractacties. De contractstatus wordt bijgewerkt naar Geactiveerd.

   

6. Naleving: Nadat een contract is geactiveerd, kunt u contractuele verplichtingen bijhouden door verplichtingen te maken. Wijs elke verplichting toe aan een eigenaar en bewaak de nalevingsstatus ervan: conform, niet-conform of in gevaar. Geautomatiseerde waarschuwingen informeren eigenaars wanneer deadlines naderen. Zie Verplichtingsbeheer.

   Gebruik Salesforce Contracts Analytics-dashboards om contractstatus te bewaken, verlengingstijdlijnen bij te houden en nalevingsrisico's in uw contractportefeuille te identificeren. Zie Salesforce Contracts Analytics.