Salesforce Contracts Fluxo de término a término

O Salesforce Contracts automatiza e simplifica cada etapa do processo de contratação.

Os contratos B2B passam por vários estágios durante seu ciclo de vida. No estágio de criação, os documentos são redigidos. Durante a negociação, todas as partes concordam sobre o idioma, a duração, os termos e as condições do contrato e as partes interessadas internas aprovam o contrato. O contrato então entra no estágio de execução, em que cada parte assina o acordo eletronicamente. Depois que todas as partes assinam, o contrato é ativado e as obrigações são rastreadas pelo estágio de conformidade.

Este guia passo a passo mostra como um executivo de vendas cria um contrato a partir de uma cotação, negocia os termos e assina o documento do contrato.

1. Autoria: Gere documentos de contrato usando o Designer de modelos de documento para criar modelos de documento de contrato ou use a geração dinâmica de documento para aplicar modelos pré-configurados.

   1. Inicie a criação de um documento de contrato a partir de um pedido, oportunidade ou cotação ou de um objeto padrão ou personalizado. Consulte Criar um contrato a partir de uma oportunidade, pedido ou cotação ou Criar um contrato a partir de um objeto padrão ou personalizado. Por exemplo, selecione Criar contrato no objeto de cotação para criar um contrato.

      A página de contrato exibe o cabeçalho do contrato com o nome da conta, o status atual do contrato, as datas de início e término e o prazo do contrato.

      Os valores de Status do contrato representam os estados pelos quais o contrato passa durante seu ciclo de vida. A seção do documento de contrato mostra a versão e o status atuais do documento.

      As três guias – Relacionado, Detalhes e Obrigações – mostram registros relacionados, campos de contrato e rastreamento de obrigações.

      

   2. Crie um novo documento selecionando um modelo de documento, importando um documento existente ou criando um documento no Microsoft 365. Consulte Gerar versões do documento de contrato. Para gerar um documento de contrato, selecione um modelo pré-configurado na lista em Gerar contrato. Visualize o documento PDF e DOCX gerado para verificar o conteúdo.

   3. Crie a Versão 1 do documento do contrato selecionando Check In.

      

2. Negociação: Compartilhe o documento do contrato offline com as contrapartes. O cliente faz ajustes no documento e o retorna para revisão. Consulte Criar novas versões do documento de contrato.

   1. Faça download e compartilhe a versão DOCX do documento do contrato com as contrapartes. Aceite ou rejeite as atualizações e salve o arquivo DOCX. Consulte Revisão de contrato no Microsoft 365.

   2. Carregue o arquivo DOCX atualizado usando o Importar contrato. A importação gera uma nova versão do documento de contrato para aprovação interna.

   3. Selecione Check In para criar a Versão 2 do documento do contrato.

3. Aprovação: Configure aprovadores e critérios de aprovação usando o fluxo de trabalho de aprovação do Salesforce. O contrato passa pelo processo de aprovação com base na configuração do fluxo de trabalho.

   1. Selecione Enviar para aprovação para enviar o documento do contrato para aprovação interna. Depois que o contrato é aprovado, o status é atualizado para refletir o próximo estágio no modelo de estado configurado.

4. Execução: O Salesforce Contracts inclui integração integrada com o DocuSign. Envie documentos para destinatários para assinatura eletrônica. Depois que todos os destinatários assinam o documento, a versão assinada é sincronizada novamente com o registro do contrato. Consulte Enviar um contrato para assinatura eletrônica.

   1. Selecione Enviar para assinatura para enviar o documento do contrato para assinatura eletrônica.

   2. A página Assinatura eletrônica do documento é aberta, em que você adiciona detalhes do destinatário, o assunto e a mensagem do email e os documentos a anexar.

   3. Depois de preencher todos os campos, selecione Enviar. O DocuSign envia um email de notificação ao destinatário, que então acessa, revisa e assina o documento. O status do contrato é atualizado para Aguardando assinatura.

   4. Para verificar se o envelope de assinatura eletrônica foi assinado, atualize o status do envelope selecionando Atualizar status do envelope.

      O status do contrato é atualizado para Assinado e o Salesforce gera uma versão em PDF do documento assinado com o prefixo "assinado".

      

5. Ativação: No menu de ações do contrato, selecione Ativar. O status do contrato é atualizado para Ativado.

   

6. Conformidade: Depois que um contrato é ativado, rastreie os compromissos contratuais criando obrigações. Atribua cada obrigação a um proprietário e monitore seu status de conformidade – Conformidade, Não em conformidade ou Em risco. Alertas automatizados notificam os proprietários quando os prazos se aproximam. Consulte Gerenciamento de obrigações.

   Use os painéis do Salesforce Contracts Analytics para monitorar o status do contrato, rastrear cronogramas de renovação e identificar riscos de conformidade em todo o seu portfólio de contratos. Consulte Salesforce Contracts Analytics.