Salesforce Contracts заканчиваются до конца потока

Salesforce Contracts автоматизирует и упрощает каждый этап процесса заключения контрактов.

Контракты B2B проходят несколько этапов в течение их жизненного цикла. На этапе авторства составляются документы. Во время переговоров все стороны договариваются о языке, продолжительности, условиях контракта, а внутренние заинтересованные лица утверждают контракт. Затем контракт переходит на этап исполнения, когда каждая сторона подписывает соглашение в электронном виде. После подписания всеми сторонами, контракт активируется и обязательства отслеживаются на этапе соответствия.

Это пошаговое руководство отображает, как менеджер по продажам создает контракт на основе сметы, согласовывает условия и подписывает документ о контракте.

1. Автор: Создавайте документы контракта посредством конструктора шаблонов документов для создания шаблонов документов контракта или используйте динамическое создание документов для применения готовых шаблонов.

   1. Инициируйте создание документа контракта из заказа, возможности или сметы, либо из стандартного или настраиваемого объекта. См. «Создание контракта на основе возможности, заказа или сметы» или «Создание контракта на основе стандартного или настраиваемого объекта». Например, выберите «Создать контракт» в объекте сметы для создания контракта.

      Страница контракта отображает заголовок контракта с именем организации, текущим статусом контракта, датами начала и окончания и условием контракта.

      Значения «Статус контракта» представляют состояния, в которых находится контракт на протяжении его жизненного цикла. Раздел документа контракта отображает текущую версию и статус документа.

      Три вкладки — «Связанные», «Сведения» и «Обязательства» — отображают связанные записи, поля контрактов и отслеживание обязательств.

      

   2. Создайте документ, выбрав шаблон документа, импортировав существующий документ или создав документ в Microsoft 365. См. Создание версий документов контракта. Чтобы создать документ контракта, выберите готовый шаблон из списка в разделе «Создать контракт». Просмотрите созданный документ PDF и DOCX для проверки содержимого.

   3. Чтобы создать версию 1 документа контракта, выберите «Регистрация».

      

2. Переговоры: Предоставьте контрагентам общий доступ к документу контракта в автономном режиме. Клиент вносит поправки в документ и возвращает его на проверку. См. «Создание новых версий документов контракта».

   1. Загрузите и предоставьте контрагентам общий доступ к версии документа контракта DOCX. Примите или отклоните обновления и сохраните файл DOCX. См. раздел «Проверка контрактов в Microsoft 365».

   2. Загрузите обновленный файл DOCX посредством «Импорт контракта». Импорт создает новую версию документа контракта для внутреннего утверждения.

   3. Выберите «Регистрация», чтобы создать версию 2 документа контракта.

3. Утверждение: Настройте ответственных за утверждение и критерии утверждения посредством бизнес-правила утверждения Salesforce. Контракт проходит процесс утверждения на основе конфигурации бизнес-правила.

   1. Чтобы отправить документ контракта на внутреннее утверждение, выберите «Отправить на утверждение». После утверждения контракта статус обновляется для отображения следующего этапа настроенной модели состояния.

4. Выполнение: Salesforce Contracts включает встроенную интеграцию с DocuSign. Отправка документов получателям для электронной подписи. После подписания документа всеми получателями подписанная версия синхронизируется с записью контракта. См. Отправка контракта на электронную подпись.

   1. Выберите «Отправить на подпись», чтобы отправить документ контракта на электронную подпись.

   2. Открывается страница электронной подписи документа, куда добавляются сведения о получателе, тема и сообщение эл. почты, а также документы для вложения.

   3. После заполнения всех полей выберите «Отправить». DocuSign отправляет электронное уведомление получателю, который потом открывает, проверяет и подписывает документ. Статус контракта обновляется на «Ожидание подписи».

   4. Чтобы проверить подпись конверта электронной подписи, обновите статус конверта, выбрав «Обновить статус конверта».

      Статус контракта обновляется на «Подписано», и Salesforce создает PDF-версию подписанного документа с префиксом «подписано».

      

5. Активация: В меню действий контракта выберите «Активировать». Статус контракта обновляется на «Активировано».

   

6. Соответствие: После активации контракта отслеживайте контрактные обязательства, создавая обязательства. Назначьте каждое обязательство ответственному и отслеживайте его статус соответствия — «Соответствие», «Несоответствие» или «Под угрозой». Автоматические предупреждения уведомляют владельцев о приближении крайнего срока. См. Управление обязательствами.

   Используйте панели мониторинга Salesforce Contracts Analytics для мониторинга статуса контракта, отслеживания сроков продления и определения рисков соответствия в портфолио контракта. См. Salesforce Contracts Analytics.