Salesforce Contracts 結束結束流程

Salesforce Contracts 會自動化和簡化契約流程的每個階段。

B2B 契約在其生命週期中會通過數個階段。在撰寫階段中會撰寫文件草稿。在協商期間,所有關係人都會同意契約的語言、持續時間、條款和條件,且內部利害關係人會批准契約。接著契約進入執行階段,其中每個關係人都會以電子方式簽署協議。所有對象簽署後,會啟用契約,並透過合規性階段追蹤義務。

此逐步解說顯示銷售主管如何從報價建立契約、協商條款和簽署契約文件。

1. 編寫:使用「文件範本設計工具」來產生契約文件範本,或使用動態文件產生來套用預先設定的範本。

   1. 從訂單、機會或報價,或從標準或自訂物件起始建立契約文件。請參閱 從機會、訂單或報價建立契約, 或 從標準或自訂物件建立契約。例如,從報價物件中選取「建立契約」,以建立契約。

      契約頁面會顯示具有帳戶名稱、目前契約狀態、開始與結束日期,以及契約期限的契約標題。

      「契約狀態」值代表契約在其生命週期期間經歷的狀態。契約文件區段會顯示目前的文件版本與狀態。

      三個索引標籤 (「相關」、「詳細資料」和「義務」) 會顯示相關記錄、契約欄位和追蹤義務。

      

   2. 透過選取文件範本、匯入現有文件或在 Microsoft 365 中建立文件,以建立新文件。請參閱產生契約文件版本。若要產生契約文件,請從「產生契約」 下的清單中選取預先設定的範本。檢視產生的 PDF 和 DOCX 文件以確認內容。

   3. 透過選取「簽到」建立契約文件的版本 1。

      

2. 協商:與對手離線共用契約文件。客戶對文件進行調整,並將其退回以供檢閱。請參閱 建立新契約文件版本。

   1. 下載契約文件的 DOCX 版本並與對象共用。接受或拒絕更新,然後儲存 DOCX 檔案。請參閱 Microsoft 365 中的「契約檢閱」。

   2. 使用 匯入契約上載更新的 DOCX 檔案。匯入會產生新的契約文件版本以供內部批准。

   3. 選取「簽到」以建立契約文件的版本 2。

3. 批准:使用 Salesforce 批准工作流程來設定批准者和批准條件。契約會根據工作流程組態完成批准流程。

   1. 選取「提交待批准」,以傳送契約文件以供內部批准。批准契約後,狀態會更新,以反映所設定狀態模型中的下一個階段。

4. 執行:Salesforce Contracts 包含與 DocuSign 的內建整合。將文件傳送給收件者以進行電子簽名。所有收件者簽署文件後,已簽署版本會同步回契約記錄。請參閱 提交電子簽章契約。

   1. 選取「傳送以簽章」,以傳送電子簽章的契約文件。

   2. 「文件電子簽名」頁面隨即開啟,您可在其中新增收件者詳細資料、電子郵件主旨與訊息,以及要附加的文件。

   3. 完成所有欄位後,選取「傳送」。DocuSign 會傳送通知電子郵件給收件者,接著收件者會存取、檢閱和簽署文件。契約狀態會更新為「等候簽章」。

   4. 若要確認已簽署電子簽章信封,請選取「更新信封狀態」來更新信封狀態。

      契約狀態會更新為「已簽署」,Salesforce 會產生具有「已簽署」字首的已簽署文件 PDF 版本。

      

5. 啟用：從契約動作功能表中,選取「啟用」。契約狀態會更新為「已啟用」。

   

6. 合規性:啟用契約後,透過建立義務來追蹤契約承諾。將每個義務指派給擁有者,並監視其合規性狀態—符合、不合規或處於風險狀態。當到期日到來時,自動警示會通知擁有者。請參閱義務管理。

   使用 Salesforce Contracts Analytics 顯示面板來監視契約狀態、追蹤續約時間表,並識別契約組合的合規性風險。請參閱 Salesforce Contracts Analytics。