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Private externe Überprüfung initiieren
Initiieren Sie eine private externe Überprüfung und senden Sie eine bereinigte Dokumentkopie an externe Überprüfer. Interne Kommentare und Benutzerdetails werden entfernt, um sensible Informationen zu schützen. Nach Abschluss der Überprüfung werden Änderungen anonymisiert und der Zugriff wird an den Autor zurückgegeben.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
| Verfügbarkeit: Enterprise, Unlimited und Performance Edition. |
| Erforderliche Benutzerberechtigungen | |
|---|---|
| Initiieren einer externen Online-Überprüfung: | CLM-Administrator ODER CLM-Benutzer ODER CLM Digital Experience-Partnerbenutzer |
Voraussetzungen:
- Stellen Sie sicher, dass sich der Vertrag im Status "Verhandlung" befindet, damit die Aktion "Externe Überprüfung initiieren" verfügbar ist.
- Stellen Sie sicher, dass die Dokumentvorlage keine Formen enthält, da die externe private Überprüfung nicht funktioniert, wenn Formen in der Vorlage vorhanden sind.
- Stellen Sie sicher, dass der CLM-Administrator die Konfigurationen abgeschlossen hat, um die private externe Online-Überprüfung zu aktivieren. Entsprechende Informationen finden Sie unter Konfigurieren der privaten Onlineüberprüfung.
Initiieren einer privaten externen Überprüfung.
- Öffnen Sie die Vertragsdokumentversion, die Sie zur externen Überprüfung senden möchten.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü "Aktion" die Option Externe Überprüfung initiieren aus.
- Wählen Sie Online-Überprüfung initiieren aus und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie Private Überprüfung aus und klicken Sie dann auf Dokument abrufen.
- Aktualisieren Sie die Seite, um die Schaltfläche "Externe Überprüfer hinzufügen" zu aktivieren.
- Klicken Sie auf Externe Überprüfer hinzufügen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, den Sie als externen Überprüfer hinzufügen möchten.
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Wählen Sie den Zugriffstyp für den Überprüfer aus, beispielsweise "Bearbeiten" und "Anzeigen". Klicken Sie auf Hinzufügen.
Der Anzeigezugriffstyp gewährt den Überprüfern Lesezugriff, während der Bearbeitungszugriffstyp es den Überprüfern ermöglicht, das Dokument zu ändern und ihre Kommentare zu bearbeiten und zu löschen.
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Klicken Sie auf Senden, um den Überprüfungsprozess zu starten.
Die externen Überprüfer werden dem Dokument hinzugefügt und eine E-Mail mit einem Link zum Zugreifen auf das Dokument zur Überprüfung durch Dritte wird an die vorgesehenen Empfänger gesendet.
- Überprüfen eines Vertragsdokuments im Modus "Private externe Überprüfung"
Greifen Sie als externer Überprüfer über Ihre E-Mail-Einladung auf das Vertragsdokument zu, um Klauseln zu bearbeiten, Kommentare hinzuzufügen, Mitüberprüfer mit Tags zu versehen und Änderungen zu verfolgen. Wenn alle Überprüfer fertig sind, markiert ein Überprüfer die Überprüfung als abgeschlossen, um das Dokument an den Vertragsautor zurückzugeben. - Integrieren von Änderungen von Überprüfern aus der privaten externen Überprüfung
Nachdem die externen Überprüfer das überprüfte Dokument gesendet haben, wird das aktualisierte Dokument mit allen Änderungen in Salesforce eingecheckt und nur dem Vertragsautor zugänglich gemacht. Die Änderungen an der externen Überprüfung werden anonymisiert. Der Vertragsautor erhält eine Benachrichtigung innerhalb der Anwendung und eine E-Mail, in der der Abschluss der externen Überprüfung bestätigt wird. Anschließend kann er die Änderungen überprüfen und das aktualisierte Dokument abschließen. - Private externe Überprüfung neu starten
Starten Sie eine externe private Überprüfung neu, um den Prozess mit einer überarbeiteten Gruppe von Überprüfern erneut zu beginnen. Es wird eine neue Dokumentkopie erstellt, vorherige Überprüfer und ihre Änderungen werden ausgeschlossen und der Autor muss alle erforderlichen Überprüfer erneut hinzufügen.
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