Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu Microsoft 365

Integrieren Sie Salesforce Contracts in Microsoft 365 Azure, um die Bearbeitung von Dokumenten und die Zusammenarbeit in Word zu ermöglichen. Azure bietet die sichere Verbindung, die für diese Integration erforderlich ist. Mit der Integration haben Benutzer folgende Möglichkeiten:

• Entwerfen und verwalten Sie Vertragsvorlagen mithilfe von Microsoft Word.
• Erstellen und bearbeiten Sie Vertragsdokumente mithilfe vertrauter Word-Funktionen in der Microsoft 365-Umgebung.

Ja, Salesforce Contracts funktioniert ohne Azure, aber mit eingeschränkten Funktionen. Ohne Azure-Integration haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Erstellen und verwalten Sie Dokumentvorlagen in Salesforce mithilfe von OmniStudio oder den Salesforce Core-Tools.
• Laden Sie Dokumente zur Offline-Bearbeitung und -Überprüfung herunter.
• Laden Sie aktualisierte Versionen manuell hoch und verwalten Sie mehrere Versionen in Salesforce.

Für die Verwendung dieser erweiterten Funktionen ist eine Azure- und Microsoft Word 365-Integration erforderlich.

• Bearbeiten Sie Dokumente online.
• Fügen Sie Salesforce-Daten wie Klauseln in Dokumente ein.
• Führen Sie eine interne und externe gemeinschaftliche Überarbeitung durch.
• Die Änderungen werden automatisch abgeglichen und wieder in Salesforce gespeichert.

Salesforce verwaltet oder stellt keine Microsoft 365- oder Azure-Lizenzen bereit. Kunden sind für die Einrichtung und Pflege ihrer eigenen Microsoft-Lizenz für die Integration verantwortlich. Kunden müssen:

• Verfügen Sie über einen Microsoft Azure-Account.
• Stellen Sie Benutzern, die die Integration benötigen, eine Office 365 E1-Lizenz (oder höher) bereit.
• Erledigen Sie die Einrichtung und Verlängerung von Lizenzen direkt mit Microsoft.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Salesforce Contracts in Microsoft 365 und Azure zu integrieren.

• Konfigurieren Sie eine Microsoft Azure-Anwendung.
• Konfigurieren Sie einen Authentifizierungsanbieter in Salesforce.
• Erstellen von Anmeldeinformationen mit Namen in Salesforce
• Erstellen einer SharePoint-Site
• Konfigurieren des externen Dokumentspeichers für Verträge.
• Bereitstellen des Add-Ins "Salesforce Contracts Connector for Word" (Salesforce Contracts-Konnektor für Word)
• (Optional) Fügen Sie das Add-In in Microsoft Word ein.

Ja. Salesforce bietet eine geführte Einrichtung, mit der Sie die Microsoft 365- und Azure-Integration schnell und genau konfigurieren können. Die geführte Einrichtung:

• Optimiert die Konfiguration der Azure-Anwendung, des Authentifizierungsanbieters und der Anmeldeinformationen mit Namen.
• Enthält schrittweise Anleitungen mit eingebetteter Hilfe und schrittweisen Videos.
• Validiert Ihre Einträge, um Setup-Fehler zu reduzieren.
• Kann über das Salesforce-Setup gestartet werden, indem Sie Microsoft 365 und Azure Integration auswählen.

Siehe Einrichten von Microsoft 365 und Azure-Integration mithilfe der geführten Einrichtung.

Dies ist die Anwendung, die Sie in Microsoft Azure Active Directory für die Integration registrieren. Es:

• Funktioniert als Salesforce-Identität in Azure.
• Salesforce, um Zugriff auf Microsoft 365-Ressourcen wie SharePoint und OneDrive anzufordern.
• Wird durch eine Client-ID identifiziert und durch ein Client-Geheimnis geschützt.

Der Integrationsbenutzer authentifiziert sich mit den Anmeldeinformationen mit Namen, die eine Verbindung mit Azure herstellen. Dieser Benutzer:

• Muss die Person sein, die die Azure-Anwendung erstellt hat
• Wird von Salesforce zum Generieren von Zugriffstoken aus Azure verwendet.
• Ermöglicht es dem Microsoft Word-Add-In, auf Microsoft 365-Dateien zuzugreifen und sie zu verwenden.

Sie müssen einen dedizierten Azure-Benutzer mit der richtigen Zugriffsebene für die Authentifizierung der Salesforce-Integration erstellen. Der Integrationsbenutzer:

• Muss für den allgemeinen Zugriff eingeschränkt sein. Kein anderer Mitarbeiter in Ihrer Organisation sollte diesen Account verwenden.

Durch diese Einrichtung wird eine sichere und konsistente Authentifizierung für die Integration gewährleistet.

Für die verbundene Anwendung (Azure AD-Anwendung) sind Microsoft Graph-API-Berechtigungen erforderlich, damit das Salesforce Contracts-Add-In für Word problemlos funktioniert.

Zum Konfigurieren mit Administrator- oder höheren Berechtigungen benötigt die Azure-Anwendung Schreibberechtigungen:

• Files.ReadWrite.All
  • Ermöglicht der Anwendung das Speichern und Öffnen von Dokumentvorlagen und Verträgen über OneDrive.
• Sites.Read.All
  • Ermöglicht dem Add-In den Zugriff auf und die Verwaltung von Dokumenten auf SharePoint-Zusammenarbeits-Sites.
• User.ReadWrite.All
  • Ermöglicht der verbundenen Anwendung das Erstellen von Benutzererweiterungen, in denen Kennzeichner für die Verknüpfung von Benutzern mit der richtigen Salesforce-Organisation gespeichert werden.
• Directory.Read.All
  • Bietet Zugriff auf Verzeichnisdaten (z. B. Benutzer und Gruppen), die für die Benutzerzuordnung und die Zugriffssteuerung verwendet werden.
• openId und offline_access
  • Schützt die Benutzerauthentifizierung und die Verwaltung von Sitzungstoken.
• mail.send
  • Aktiviert das Add-In, um bei Bedarf Benachrichtigungs-E-Mails zu senden.

Zum Konfigurieren mit Mindestberechtigungen benötigt die Azure-Anwendung nur Leseberechtigungen. Es ist kein Schreibzugriff erforderlich:

• Sites.Ausgewählt
  • Schränkt den Zugriff der Anwendung auf explizit genehmigte SharePoint-Sites und nicht auf den gesamten Mandanten ein. Diese Berechtigung kann verwendet werden, um Files.ReadWrite.All zu ersetzen, um die Sicherheit zu erhöhen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Anwendung auf bestimmte Sites schreiben kann, die über den Diagramm-Explorer konfiguriert wurden, ohne globale Dateiberechtigungen zu erteilen.
• User.ReadBasic.All
  • Erteilt der Anwendung die Berechtigung, einen begrenzten Satz nicht sensibler Profileigenschaften wie displayName, mail, photo, userPrincipalName aller Benutzer in Ihrer Organisation im Namen des angemeldeten Benutzers zu lesen.
• User.Read
  • Bietet vollständigen Profilzugriff und ermöglicht das Lesen des Profils des angemeldeten Benutzers (Name, E-Mail, ID). Typischer Standardumfang für Anwendungen, die eine Benutzeridentität und ein Hochformat erfordern. Ermöglicht eingeschränkten Zugriff für Authentifizierungs- und Personalisierungskontexte.
• openId und offline_access
  • Schützt die Benutzerauthentifizierung und die Verwaltung von Sitzungstoken.

Diese Berechtigungen unterstützen einen nahtlosen Dokumentfluss zwischen Salesforce und Microsoft 365. Benutzer arbeiten zusammen und bearbeiten Dokumente in Word und Salesforce bleibt das Datensatzsystem.

Mit der Berechtigung User.ReadWrite.All kann die Anwendung Erweiterungen für alle Benutzer schreiben, nicht nur für den Benutzer, der sich authentifiziert hat. Die Microsoft 365-Integration:

• Verwendet einen einzelnen Microsoft-Account zur Authentifizierung von Anmeldeinformationen mit Namen.
• Benötigt diese Berechtigung zum Schreiben von Erweiterungen für jeden Benutzer, der das Add-In öffnet.
• Kann nur mit User.ReadWrite nicht ordnungsgemäß funktionieren, wodurch der Zugriff auf den aktuellen Benutzer eingeschränkt wird.

Nein. Die Microsoft Graph-API-Berechtigungen sind erforderlich, damit die Integration von Salesforce Contracts in Word 365 wie vorgesehen funktioniert. Wichtige Punkte:

• Es gibt keine Übergangslösungen, um die erforderlichen Azure-Anwendungsberechtigungen zu umgehen.
• Die Integration hängt von der Microsoft Graph-API für den sicheren Zugriff auf OneDrive-, SharePoint- und Benutzerdaten ab.
• Diese Berechtigungen sind erforderlich für:
  • Kopieren Sie Dateien zwischen Salesforce und OneDrive oder SharePoint.
  • Ändern Sie die für die Authentifizierung verwendeten Benutzererweiterungen.
  • Erstellen Sie SharePoint-Sites oder greifen Sie darauf zu, um Dokumente zu speichern.

Weitere Optionen, wenn Sie keine Word 365-Integration benötigen:

• Verwenden Sie die Desktop-Version von Microsoft Word für die Offline-Bearbeitung.
• Ziehen Sie Dokumentverwaltungslösungen von Drittanbietern mit unterschiedlichen Integrationsmodellen in Betracht.

Die Microsoft 365-Integrationserweiterungsspeicher verknüpften Salesforce-Organisationsdetails:

• Die Webadressen (URLs) der Organisation.
• Single Sign-On-Webadressen (SSO), die für die sichere Anmeldung verwendet werden.
• Aktive Organisation: Die Webadresse Ihrer zuletzt aufgerufenen Salesforce-Organisation.
• Erstbenutzerstatus: Verfolgt, ob Sie das Add-In zum ersten Mal verwenden.

Beim Öffnen des Microsoft 365-Add-Ins ist die Integration wie folgt:

• Überprüft, ob Informationen gespeichert sind, die Ihr Dokument mit einer Salesforce-Organisation verknüpfen.
• Ruft Ihre gespeicherten Salesforce-Organisationsdetails ab, beispielsweise aktive und verknüpfte Organisationen.
• Initiiert den Authentifizierungsprozess mithilfe der folgenden Organisationsdetails.
• Überprüft, ob das aktuelle Dokument mit der aktiven Salesforce-Organisation übereinstimmt:
  • Wenn es übereinstimmt, können Sie das Add-In weiterhin verwenden.
  • Wenn sie nicht übereinstimmt, werden Sie aufgefordert, zu einer anderen verknüpften Salesforce-Organisation zu wechseln, und die Überprüfung wird wiederholt.

Erweiterungen werden erstellt, wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal in einem externen Editor öffnen und keine Erweiterung vorhanden ist. Die Microsoft 365-Integration:

• Überprüft, ob bereits eine Erweiterung vorhanden ist.
• Kommuniziert mit der konfigurierten Microsoft Azure-Anwendung, um die Erweiterung für Ihren Microsoft-Account zu erstellen.
• Erfordert, dass die Azure-Anwendung über die richtigen Berechtigungen zum Schreiben der Erweiterung verfügt.

SharePoint wird als zentralisiertes Repository für Folgendes verwendet:

• Speichern von Vertragsdokumenten und Vorlagen aus Salesforce Contracts.
• Organisieren von Dateien auf einer speziellen SharePoint-Site für strukturierten Zugriff.
• Teamsübergreifende Zusammenarbeit mit Versionskontrolle und freigegebenem Zugriff in Microsoft 365.

OneDrive wird für die temporäre Dateiverarbeitung und Online-Bearbeitung verwendet.

• Speichert Dokumente temporär, wenn ein Benutzer die Bearbeitung in Microsoft Word 365 initiiert.
• Ermöglicht die Echtzeitbearbeitung von Dokumenten aus Salesforce.
• Speichert die Änderungen nach dem Einchecken des Dokuments wieder in Salesforce.

Nein. Beim Löschen eines Vertragsdatensatzes in Salesforce wird die zugehörige Datei nicht automatisch aus OneDrive entfernt. Wichtige Punkte:

• Dateien verbleiben in OneDrive, auch nachdem der Vertragsdatensatz gelöscht wurde.
• Bei Bedarf müssen Sie die Dateien manuell entfernen oder automatisierte Bereinigungsaufträge in OneDrive oder Microsoft 365 verwenden.

Mithilfe des Add-Ins "Salesforce Contracts Connector for Word" können Benutzer mit Vertragsdokumenten in Microsoft Word arbeiten und gleichzeitig mit Salesforce verbunden bleiben. Mit dem Add-In haben Benutzer folgende Möglichkeiten:

• Entwerfen und verwalten Sie Vorlagen direkt in Word mithilfe der Formatierungstools.
• Öffnen und bearbeiten Sie aus Salesforce abgerufene Vertragsdokumente.
• Fügen Sie Salesforce-Daten ein, einschließlich Klauseln aus der Klauselbibliothek.
• Speichern Sie die Änderungen wieder in Salesforce.
• Verwenden Sie die Vertrags-AI zum Entwerfen von Klauseln in Word.

Dateien werden nach dem Einrichten der Microsoft Azure-Verbindung automatisch von Salesforce zu OneDrive oder SharePoint verschoben. Das Add-In ist für diesen Schritt nicht erforderlich. Das Add-In ist jedoch erforderlich für:

• Rufen Sie Daten aus Salesforce in das Dokument ab.
• Erstellen Sie Abschnitte im Dokument.
• Fügen Sie interne und externe Bewertungen hinzu und verfolgen Sie sie.
• Schlichten Sie das Dokument ab und übertragen Sie die endgültige Version zurück an Salesforce.

Salesforce-Administratoren stellen das Add-In "Salesforce Contracts Connector for Word" zentral über das Microsoft 365-Administratorcenter bereit. Bereitstellungsschritte:

• Laden Sie die von Salesforce bereitgestellte Add-In-Manifestdatei in das Microsoft 365-Administratorcenter hoch.
• Weisen Sie das Add-In nach Bedarf allen Benutzern oder bestimmten Gruppen zu.

Nach der Bereitstellung des Microsoft-Add-Ins haben Benutzer folgende Möglichkeiten:

• Öffnen Sie Microsoft Word 365.
• Klicken Sie auf Weitere Optionen und wählen Sie dann Salesforce Contracts Connector for Word aus.

Salesforce veröffentlicht keinen festen Zeitplan für Aktualisierungen am Add-In "Salesforce Contracts Connector for Word".

• Wichtige Aktualisierungen stimmen oft mit den saisonalen Versionszyklen von Salesforce überein (Frühling, Sommer, Winter).
• Kleinere Patches oder Korrekturen werden je nach Bedarf oft häufiger veröffentlicht.

Die Freigabe von Versionsankündigungen erfolgt in der Regel über:

• Salesforce-Versionshinweise.
• Microsoft AppSource-Auflistung für das Add-In.

Überprüfen Sie diese Quellen regelmäßig, um die neuesten Versions- und Aktualisierungsdetails zu erhalten.