Preguntas más frecuentes de Microsoft 365

Integre Salesforce Contracts con Microsoft 365 Azure para activar la modificación de documentos y la colaboración en Word. Azure proporciona la conexión segura requerida para esta integración. Con la integración, los usuarios pueden:

• Diseñe y mantenga plantillas de contratos utilizando Microsoft Word.
• Cree y modifique documentos de contratos utilizando funciones de Word familiares en el entorno de Microsoft 365.

Sí, Salesforce Contracts funciona sin Azure, pero con funciones limitadas. Sin la integración de Azure, puede:

• Cree y gestione plantillas de documentos en Salesforce utilizando OmniStudio o las herramientas principales de Salesforce.
• Descargue documentos para su revisión y modificación sin conexión.
• Cargue versiones actualizadas manualmente y mantenga múltiples versiones en Salesforce.

Se requiere la integración de Azure y Microsoft Word 365 para utilizar estas funciones avanzadas.

• Modifique documentos en línea.
• Inserte datos de Salesforce, como cláusulas, en documentos.
• Realice redlining colaborativo interno y externo.
• Concilie automáticamente y guarde los cambios de nuevo en Salesforce.

Salesforce no gestiona ni proporciona licencias de Microsoft 365 o Azure. Los clientes son responsables de configurar y mantener sus propias licencias de Microsoft para la integración. Los clientes deben:

• Tener una cuenta de Microsoft Azure.
• Proporcione una licencia Office 365 E1 (o posterior) para usuarios que necesitan la integración.
• Gestione la configuración y renovación de licencias directamente con Microsoft.

Para integrar Salesforce Contracts con Microsoft 365 y Azure, siga estos pasos.

• Configure una aplicación Microsoft Azure.
• Configure un proveedor de autenticación en Salesforce.
• Cree una credencial nombrada en Salesforce.
• Cree un sitio SharePoint.
• Configure Almacenamiento de documentos externo para contratos.
• Implemente Salesforce Contracts Connector para Word Add-in.
• (Opcional) Inserte el complemento en Microsoft Word.

Sí. Salesforce proporciona una configuración guiada para ayudarle a configurar la integración de Microsoft 365 y Azure de forma rápida y precisa. La configuración guiada:

• Simplifica la configuración de la aplicación Azure, el proveedor de autenticación y la credencial nombrada.
• Incluye instrucciones paso a paso con ayuda integrada y vídeos de presentación.
• Valida sus entradas para reducir errores de configuración.
• Puede iniciarse desde Configuración de Salesforce seleccionando Microsoft 365 e Integración de Azure.

Consulte Configurar Microsoft 365 e Integración de Azure utilizando Configuración guiada.

Esta es la aplicación que registra en Microsoft Azure Active Directory para la integración. Es:

• Actúa como la identidad de Salesforce en Azure.
• Salesforce para solicitar acceso a recursos de Microsoft 365 como SharePoint y OneDrive.
• Está identificado por un Id. de cliente y protegido con un Secreto de cliente.

El usuario de integración se autentica con la Credencial nombrada que conecta con Azure. Este usuario:

• Debe ser la persona que creó la aplicación Azure
• Salesforce lo utiliza para generar tokens de acceso desde Azure.
• Permite al complemento de Microsoft Word acceder y trabajar con archivos de Microsoft 365.

Debe crear un usuario exclusivo de Azure con el nivel de acceso correcto para autenticar la integración de Salesforce. El usuario de integración:

• Debe estar restringido el acceso general; ningún otro empleado de su organización debe utilizar esta cuenta.

Esta configuración garantiza una autenticación segura y coherente para la integración.

La aplicación conectada (aplicación Azure AD) requiere permisos de API de Microsoft Graph de modo que el complemento Salesforce Contracts para Word funcione a la perfección.

Para configurar con privilegios de administrador o superiores, la aplicación Azure requiere permisos de escritura:

• Files.ReadWrite.All
  • Permite a la aplicación guardar y abrir plantillas de documentos y contratos desde OneDrive.
• Sites.Read.All
  • Permite al complemento acceder y gestionar documentos en sitios de colaboración de SharePoint.
• User.ReadWrite.All
  • Permite a la aplicación conectada crear extensiones de usuario, que almacenan identificadores para vincular usuarios a la organización de Salesforce correcta.
• Directorio.Leer.Todos
  • Proporciona acceso a datos de directorio (como usuarios y grupos), utilizados para la asignación de usuarios y el control de acceso.
• openId y offline_access
  • Protege la autenticación de usuarios y mantiene tokens de sesión.
• mail.send
  • Permite al complemento enviar correos electrónicos de notificación si es necesario.

Para configurar con privilegios mínimos, la aplicación Azure solo requiere permisos de lectura. No se necesita acceso de escritura:

• Sites.Selected
  • Restringe la aplicación para acceder solo a sitios de SharePoint aprobados explícitamente en vez de a todo el arrendatario. Este permiso se puede utilizar para sustituir Files.ReadWrite.All para mayor seguridad. Esto garantiza que la aplicación pueda escribir en sitios específicos configurados a través del explorador de gráficos sin otorgar permisos de archivo globales.
• User.ReadBasic.All
  • Otorga a la aplicación permiso para leer un conjunto limitado de propiedades de perfil no confidencial como displayName, mail, photo, userPrincipalName de todos los usuarios de su organización en nombre del usuario que inició sesión.
• Usuario.Leer
  • Proporciona acceso de perfil completo y permite leer el perfil del usuario que inició sesión (nombre, correo electrónico, Id.). Ámbito predeterminado habitual para aplicaciones que requieren identidad de usuario y retrato. Permite el acceso limitado necesario para contextos de autenticación y personalización.
• openId y offline_access
  • Protege la autenticación de usuarios y mantiene tokens de sesión.

Estos permisos admiten un flujo de documentos sencillo entre Salesforce y Microsoft 365. Los usuarios colaboran y modifican documentos en Word, y Salesforce sigue siendo el sistema de registro.

El permiso User.ReadWrite.All permite a la aplicación escribir extensiones para todos los usuarios, no solo para el que se autenticó. La integración de Microsoft 365:

• Utiliza una única cuenta de Microsoft para autenticar credenciales nombradas.
• Necesita este permiso para redactar extensiones para cada usuario que abra el complemento.
• No puede funcionar correctamente solo con User.ReadWrite, que limita el acceso al usuario actual.

No. Los permisos de API de Microsoft Graph son necesarios para que la integración Salesforce Contracts con Word 365 funcione según lo diseñado. Puntos clave:

• No hay soluciones para evitar los permisos de aplicación de Azure requeridos.
• La integración depende de la API de Microsoft Graph para un acceso seguro a OneDrive, SharePoint y datos de usuario.
• Estos permisos son necesarios para:
  • Copie archivos entre Salesforce y OneDrive o SharePoint.
  • Modifique las extensiones de usuario utilizadas para la autenticación.
  • Cree o acceda a sitios de SharePoint para almacenar documentos.

Otras opciones si no requiere la integración de Word 365.

• Utilice la versión de escritorio de Microsoft Word para la modificación sin conexión.
• Considere soluciones de gestión de documentos externas con diferentes modelos de integración.

La extensión de integración de Microsoft 365 almacena detalles de organización de Salesforce vinculados:

• Direcciones web (URL) de la organización.
• Direcciones web de inicio de sesión único (SSO) utilizadas para iniciar sesión de forma segura.
• Organización activa: Dirección web de su organización de Salesforce a la que accedió más recientemente.
• Estado Usuario primerizo: Realiza un seguimiento si está utilizando el complemento por primera vez.

Cuando abre el complemento de Microsoft 365, la integración:

• Comprueba si hay información almacenada que vincula su documento a una organización de Salesforce.
• Recupera los detalles de su organización de Salesforce almacenada, como las organizaciones activas y vinculadas.
• Inicia el proceso de autenticación utilizando estos detalles de organización.
• Verifica si el documento actual coincide con la organización de Salesforce activa:
  • Si coincide, puede continuar utilizando el complemento.
  • Si no coincide, se le solicita cambiar a otra organización de Salesforce vinculada y se repite la verificación.

Las extensiones se crean cuando abre un documento en un editor externo por primera vez y no existe ninguna extensión. La integración de Microsoft 365:

• Comprueba si una extensión ya existe.
• Se comunica con la aplicación Microsoft Azure configurada para crear la extensión para su cuenta de Microsoft.
• Requiere que la aplicación Azure tenga los permisos correctos para redactar la extensión.

SharePoint se utiliza como un repositorio centralizado para:

• Almacenamiento de documentos de contratos y plantillas desde Salesforce Contracts.
• Organización de archivos en un sitio exclusivo de SharePoint para acceso estructurado.
• Colaboración entre equipos con control de versión y acceso compartido dentro de Microsoft 365.

OneDrive se utiliza para la gestión temporal de archivos y la modificación en línea.

• Almacena temporalmente documentos cuando un usuario inicia la modificación en Microsoft Word 365.
• Permite la modificación en tiempo real de documentos desde Salesforce.
• Guarda los cambios de vuelta en Salesforce después de registrar el documento.

No. La eliminación de un registro de contrato en Salesforce no elimina el archivo relacionado de OneDrive automáticamente. Puntos clave:

• Los archivos permanecen en OneDrive incluso después de eliminar el registro del contrato.
• Si es necesario, debe eliminar los archivos manualmente o utilizar trabajos de limpieza automatizados en OneDrive o Microsoft 365.

Los usuarios pueden trabajar con documentos de contratos en Microsoft Word mientras permanecen conectados a Salesforce utilizando el Complemento Salesforce Contracts Connector para Word. Con el Complemento, los usuarios pueden:

• Diseñe y mantenga plantillas directamente en Word utilizando sus herramientas de formato.
• Abra y modifique documentos de contratos extraídos de Salesforce.
• Inserte datos de Salesforce, incluyendo cláusulas de la Biblioteca de cláusulas.
• Guarde los cambios de nuevo en Salesforce.
• Utilice la IA de contratos para redactar cláusulas en Word.

Los archivos se trasladan automáticamente de Salesforce a OneDrive o SharePoint después de configurar la conexión de Microsoft Azure. El complemento no es necesario para este paso. Sin embargo, el complemento es obligatorio para:

• Extraiga datos de Salesforce en el documento.
• Cree secciones dentro del documento.
• Agregue y realice un seguimiento de revisiones internas y externas.
• Reconcilie el documento y devuelva la versión final a Salesforce.

Los administradores de Salesforce implementan Salesforce Contracts Connector para Word Add-in de forma centralizada a través del centro de administración de Microsoft 365. Pasos de implementación:

• Cargue el archivo de manifiesto Complementario proporcionado por Salesforce en el centro de administración de Microsoft 365.
• Asigne el complemento a todos los usuarios o grupos específicos según sea necesario.

Después de implementar el complemento de Microsoft, los usuarios pueden:

• Abra Microsoft Word 365.
• Haga clic en Más opciones y luego seleccione Salesforce Contracts Connector para Word.

Salesforce no publica una programación fija para actualizaciones en Salesforce Contracts Connector para Word Add-in. Esto es lo que esperar.

• Las actualizaciones principales a menudo se alinean con los ciclos de versión estacionales de Salesforce (primavera, verano, invierno).
• Los parches o soluciones menores a menudo se publican con mayor frecuencia, dependiendo de la necesidad.

Los anuncios de versión se comparten habitualmente a través de:

• Notas de la versión de Salesforce.
• Lista de Microsoft AppSource para el complemento.

Para los detalles de la versión y actualización más recientes, consulte regularmente estas fuentes.