Microsoft 365:n yleisimmät kysymykset (FAQ)

Integroi Salesforce Contracts ja Microsoft 365 Azure salliaksesi asiakirjojen muokkaamisen ja yhteistyön Wordissa. Azure tarjoaa tälle integraatiolle vaaditun suojatun yhteyden. Integraation avulla käyttäjät voivat:

• Suunnittele ja ylläpidä sopimusmalleja Microsoft Wordin avulla.
• Luo ja muokkaa sopimusasiakirjoja käyttämällä tuttuja Word-ominaisuuksia Microsoft 365 -ympäristössä.

Kyllä, Salesforce Contracts toimii ilman Azurea, mutta rajoitetuilla ominaisuuksilla. Ilman Azure-integraatiota voit:

• Luo ja hallitse asiakirjamalleja Salesforcessa käyttämällä Omnistudiota tai Salesforce Core -työkaluja.
• Lataa asiakirjoja offline-muokkausta ja tarkastamista varten.
• Lataa päivitetyt versiot manuaalisesti ja ylläpidä useita versioita Salesforcessa.

Näiden edistyneiden ominaisuuksien käyttö vaatii Azure- ja Microsoft Word 365 -integraation.

• Muokkaa asiakirjoja verkossa.
• Lisää asiakirjoihin Salesforce-dataa, kuten lausekkeita.
• Suorittaa sisäisen ja ulkoisen yhteistyön uudelleenohjauksen.
• Täsmää muutokset automaattisesti ja tallenna ne takaisin Salesforceen.

Salesforce ei hallitse tai tarjoa Microsoft 365- tai Azure-lisenssejä. Asiakkaat ovat vastuussa omien Microsoft-lisenssiensa määrittämisestä ja ylläpitämisestä integraatiolle. Asiakkaiden täytyy:

• Sinulla on Microsoft Azure -tili.
• Tarjoa Office 365 E1 -lisenssi (tai uudempi) integrointia tarvitseville käyttäjille.
• Käsittele lisenssien määritys ja uusiminen suoraan Microsoftin kanssa.

Noudata seuraavia ohjeita integroidaksesi Salesforce Contractsin Microsoft 365:n ja Azuren kanssa.

• Määritä Microsoft Azure -sovellus.
• Määritä todentaja Salesforcessa.
• Luo nimetty tunnus Salesforcessa.
• Luo SharePoint-sivusto.
• Ulkoisen asiakirjan tallennustilan määrittäminen sopimuksille.
• Ota Salesforce Contracts Connector for Word -lisäosa käyttöön.
• (Valinnainen) Lisäosan lisääminen Microsoft Wordiin.

Kyllä. Salesforce tarjoaa opastetun määritystoiminnon, joka auttaa sinua määrittämään Microsoft 365- ja Azure-integraation nopeasti ja tarkasti. Opastettu määritystoiminto:

• Virtaviivaistaa Azure-sovelluksen, todentajan ja nimetyn tunnuksen kokoonpanoa.
• Sisältää ohjeellisia ohjeita upotetun ohjeen ja ohjeistusten videoiden kera.
• Vahvistaa syötteesi välttyäksesi määritysvirheiltä.
• Voit käynnistää sen valitsemalla Salesforcen Määritykset-valikosta Microsoft 365 and Azure Integration.

Lisätietoja on kohdassa Microsoft 365- ja Azure-integraation määrittäminen opastetulla määritystoiminnolla.

Tämä on sovellus, jonka rekisteröit Microsoft Azure Active Directory -palveluun integraatiota varten. Se:

• Toimii Salesforcen identiteettinä Azuressa.
• Salesforce pyytää käyttöoikeutta Microsoft 365 -resursseihin, kuten SharePointiin ja OneDriveen.
• Tunnistaa asiakastunnuksen ja on suojattu asiakassalaisuudella.

Integrointikäyttäjä todentaa itsensä nimetyllä tunnuksella, joka muodostaa yhteyden Azureen. Tämä käyttäjä:

• Täytyy olla Azure-sovelluksen luonut henkilö
• Käyttää Salesforcea käyttöoikeusvaltuuksien luomiseen Azuresta.
• Ottaa Microsoft Word -lisäosan käyttöön käyttääkseen ja työstääkseen Microsoft 365 -tiedostoja.

Sinun täytyy luoda erillinen Azure-käyttäjä, jolla on oikea käyttöoikeustaso Salesforce-integraation todentamiseksi. Integrointikäyttäjä:

• Täytyy olla rajoitettu yleisestä käyttöoikeudesta — muiden organisaatiosi työntekijöiden ei tulisi käyttää tätä tiliä.

Tämä määritys varmistaa turvallisen ja yhdenmukaisen todennuksen integraatiolle.

Yhdistetty sovellus (Azure AD -sovellus) vaatii Microsoft Graph API -käyttöoikeudet, jotta Salesforce Contracts -lisäosa Wordille toimii saumattomasti.

Azure-sovellus vaatii kirjoitusoikeudet, jotta se voi käyttää pääkäyttäjän tai sitä korkeampia käyttöoikeuksia:

• Files.ReadWrite.All
  • Sallii sovelluksen tallentaa ja avata asiakirjamalleja ja sopimuksia OneDrivesta.
• Sites.Read.All
  • Sallii lisäosan käyttää ja hallita asiakirjoja SharePoint-yhteistyösivustoilla.
• User.ReadWrite.All
  • Sallii yhdistetyn sovelluksen luoda käyttäjälaajennuksia, jotka sisältävät tunnisteita käyttäjien linkittämiseksi oikeaan Salesforce-organisaatioon.
• Hakemisto.Luku.Kaikki
  • Tarjoaa pääsyn hakemiston dataan (kuten käyttäjät ja ryhmät) — jota käytetään käyttäjien kartoittamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan.
• openId ja offline_access
  • Suojaa käyttäjien todennuksen ja ylläpitää istuntovaltuuksia.
• mail.send
  • Ottaa lisäosan käyttöön lähettääkseen sähköposti-ilmoituksia tarvittaessa.

Azure-sovellus vaatii vain lukuoikeudet määrittääkseen käyttöoikeuksia vähintään. Kirjoitusoikeutta ei vaadita:

• Sites.Valittu
  • Rajoittaa sovellusta käyttämään vain suoraan hyväksyttyjä SharePoint-sivustoja, eikä koko vuokralaista. Tätä käyttöoikeutta voidaan käyttää korvaamaan Files.ReadWrite.All tietoturvan parantamiseksi. Tämä varmistaa, että sovellus voi kirjoittaa tietyille sivustoille, jotka on määritetty kaavion tutkintaohjelman kautta myöntämättä globaaleja tiedostojen käyttöoikeuksia.
• User.ReadBasic.All
  • Myöntää sovellukselle oikeuden lukea organisaatiosi kaikkien käyttäjien rajoitetun joukon ei-luottamuksellisia profiiliominaisuuksia, kuten displayName, mail, photo, userPrincipalName, sisäänkirjautuneen käyttäjän puolesta.
• User.Read
  • Tarjoaa täyden käyttöoikeuden profiiliin ja sallii kirjautuneen käyttäjän profiilin (nimi, sähköposti, tunnus) lukemisen. Tavallinen oletusarvoinen vaikutusalue sovelluksille, jotka vaativat käyttäjän henkilöllisyyden ja pystysuoran. Sallii rajoitetut käyttöoikeudet, joita tarvitaan todennus- ja personalisointiin.
• openId ja offline_access
  • Suojaa käyttäjien todennuksen ja ylläpitää istuntovaltuuksia.

Nämä käyttöoikeudet tukevat asiakirjojen saumattomia kulkuja Salesforcen ja Microsoft 365:n välillä. Käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä ja muokata asiakirjoja Wordissa, ja Salesforce pysyy tietueiden järjestelmänä.

User.ReadWrite.All-käyttöoikeus sallii sovelluksen kirjoittaa laajennuksia kaikille käyttäjille, ei vain todentajalle. Microsoft 365 -integraatio:

• Käyttää yksittäistä Microsoft-tiliä nimetyn tunnuksen todentamiseen.
• Tarvitsee tämän käyttöoikeuden kirjoittaakseen laajennuksia kaikille käyttäjille, jotka avaavat lisäosan.
• Ei toimi oikein vain User.ReadWrite-muuttujalla, mikä rajoittaa nykyisen käyttäjän käyttöoikeuksia.

Ei. Salesforce Contracts -integraatio Word 365:n kanssa vaatii Microsoft Graph API -käyttöoikeudet, jotta se toimisi suunnitellusti. Tärkeimmät asiat:

• Sinulla ei ole ratkaisuja välttyäksesi vaadituilta Azure-sovelluksen käyttöoikeuksilta.
• Integraatio on riippuvainen Microsoft Graph API -rajapinnasta, joka tarjoaa suojatun pääsyn OneDriveen, SharePointiin ja käyttäjätietoihin.
• Nämä käyttöoikeudet vaaditaan, jotta voit:
  • Kopioi tiedostoja Salesforcen ja OneDriven tai SharePointin välillä.
  • Muokkaa todennukseen käytettyjä käyttäjälaajennuksia.
  • Luo tai käytä SharePoint-sivustoja asiakirjojen säilyttämiseen.

Muita vaihtoehtoja, jos et tarvitse Word 365 -integraatiota:

• Käytä Microsoft Word -työpöytäversiota offline-muokkaamiseen.
• Harkitse kolmansien osapuolten asiakirjojen hallintaratkaisuja eri integraatiomalleilla.

Microsoft 365 -integraatiolaajennus sisältää linkitettyjä Salesforce-organisaation lisätietoja:

• Organisaation verkko-osoitteet (URL-osoitteet).
• Kertakirjautumisen (SSO) verkko-osoitteet, joita käytetään sisäänkirjautumiseen turvallisesti.
• Aktiivinen organisaatio: Viimeksi käytetyn Salesforce-organisaatiosi verkko-osoite.
• Ensimmäisen käyttäjän tila: Seuraa, käytätkö lisäosaa ensimmäistä kertaa.

Kun avaat Microsoft 365 -lisäosan, integraatio:

• Tarkastaa, onko asiakirjaasi linkitetty Salesforce-organisaatioon tallennettuja tietoja.
• Hakee tallennetut Salesforce-organisaatiosi tiedot, kuten aktiiviset ja linkitetyt organisaatiot.
• Käynnistää todennusprosessin käyttämällä näitä organisaation lisätietoja.
• Tarkastaa, vastaako tämänhetkinen asiakirja aktiivista Salesforce-organisaatiota:
  • Jos se vastaa toisiaan, voit jatkaa lisäosan käyttämistä.
  • Jos se ei vastaa toisiaan, sinua pyydetään siirtymään toiseen linkitettyyn Salesforce-organisaatioon, ja vahvistus suoritetaan uudelleen.

Laajennukset luodaan, kun avaat asiakirjan ulkoisessa editorissa ensimmäistä kertaa ilman laajennusta. Microsoft 365 -integraatio:

• Tarkastaa, onko laajennus jo olemassa.
• Kommunikoi määritetyn Microsoft Azure -sovelluksen kanssa luodakseen laajennuksen Microsoft-tilillesi.
• Vaatii, että Azure-sovelluksella on oikeat käyttöoikeudet laajennuksen kirjoittamiseen.

SharePoint on keskitetty säiliö seuraaville kohteille:

• Sopimusasiakirjojen ja mallien säilyttäminen Salesforce Contracts -sovelluksesta.
• Tiedostojen organisointi erillisessä SharePoint-sivustossa rakenteellista käyttöä varten.
• Yhteistyö eri tiimien kanssa versioiden hallinnalla ja jaetuilla käyttöoikeuksilla Microsoft 365:ssä.

OneDrivea käytetään tiedostojen väliaikaiseen käsittelyyn ja online-muokkaamiseen.

• Tallentaa asiakirjat väliaikaisesti, kun käyttäjä aloittaa muokkaamisen Microsoft Word 365:ssä.
• Sallii asiakirjojen muokkaamisen reaaliajassa Salesforcesta.
• Tallentaa muutokset takaisin Salesforceen asiakirjan sisäänkirjautumisen jälkeen.

Ei. Sopimustietueen poistaminen Salesforcessa ei poista siihen liittyvää tiedostoa automaattisesti OneDrivesta. Tärkeimmät asiat:

• Tiedostot säilyvät OneDrivessa, vaikka sopimustietue poistettaisiin.
• Sinun täytyy poistaa tiedostot tarvittaessa manuaalisesti tai käyttää automatisoituja työtöitä OneDrivessa tai Microsoft 365:ssä.

Käyttäjät voivat työstää sopimusasiakirjoja Microsoft Wordissa pysyessään yhteydessä Salesforceen käyttämällä Salesforce Contracts Connector for Word -lisäosaa. Lisäosan avulla käyttäjät voivat:

• Suunnittele ja ylläpidä malleja suoraan Wordissa käyttämällä sen muotoilutyökaluja.
• Avaa ja muokkaa Salesforcesta noudettuja sopimusasiakirjoja.
• Lisää Salesforce-dataa, mukaan lukien lausekkeet lausekekekirjastosta.
• Tallenna muutokset takaisin Salesforceen.
• Käytä sopimusten tekoälyä luodaksesi lausekkeita Wordissa.

Tiedostot siirretään automaattisesti Salesforcesta OneDriveen tai SharePointiin, kun olet määrittänyt Microsoft Azure -yhteyden. Tämä lisäosa ei ole pakollinen tässä vaiheessa. Lisäosa on kuitenkin pakollinen, jotta voit:

• Nouda dataa Salesforcesta asiakirjaan.
• Luo asiakirjan sisällä osioita.
• Lisää ja seuraa sisäisiä ja ulkoisia tarkastuksia.
• Yhdistä asiakirja ja siirrä lopullinen versio takaisin Salesforceen.

Salesforce-pääkäyttäjät ottavat Salesforce Contracts Connector for Word -lisäosan käyttöön keskitetysti Microsoft 365 -pääkäyttäjäkeskuksen kautta. Käyttöönoton vaiheet:

• Lataa Salesforcen tarjoama Add-in-manifestitiedosto Microsoft 365 -pääkäyttäjäkeskukseen.
• Kohdista lisäosa kaikille käyttäjille tai tietyille ryhmille tarvittaessa.

Kun Microsoft-lisäosa on otettu käyttöön, käyttäjät voivat:

• Avaa Microsoft Word 365.
• Napsauta Enemmän vaihtoehtoja ja valitse sitten Salesforce Contracts Connector for Word.

Salesforce ei julkaise Salesforce Contracts Connector for Word -lisäosan päivitysten kiinteää aikataulua.

• Tärkeimmät päivitykset vastaavat usein Salesforcen kausiluontoisia julkaisusykliä (kevät, kesä, talvi).
• Pienet korjausversiot tai korjaukset julkaistaan usein useammin tarpeen mukaan.

Julkaisuhuutokset jaetaan tavallisesti seuraavien kohteiden kautta:

• Salesforcen julkaisuhuomautukset.
• Lisäosan Microsoft AppSource -luettelo.

Tarkasta nämä lähteet säännöllisesti uusimman version ja päivityksen lisätietojen varalta.