Foire aux questions (FAQ) Microsoft 365

Intégrez Salesforce Contracts à Microsoft 365 Azure pour activer la modification de documents et la collaboration dans Word. Azure fournit la connexion sécurisée requise pour cette intégration. Avec l'intégration, les utilisateurs peuvent :

• Concevez et gérez des modèles de contrat en utilisant Microsoft Word.
• Créez et modifiez des documents contractuels en utilisant les fonctionnalités familières de Word dans l'environnement Microsoft 365.

Oui, Salesforce Contracts fonctionne sans Azure, mais avec des capacités limitées. Sans intégration Azure, vous pouvez :

• Créez et gérez des modèles de document dans Salesforce en utilisant Omnistudio ou les outils Salesforce Core.
• Téléchargez des documents pour les modifier et les réviser hors ligne.
• Chargez manuellement les versions mises à jour et gérez plusieurs versions dans Salesforce.

L'intégration Azure et Microsoft Word 365 est requise pour utiliser ces fonctionnalités avancées.

• Modifiez des documents en ligne.
• Insérez des données Salesforce, telles que des clauses, dans des documents.
• Effectuez une redline collaborative interne et externe.
• Rapprochez et enregistrez automatiquement les modifications dans Salesforce.

Salesforce ne gère ni ne fournit de licences Microsoft 365 ou Azure. Les clients sont responsables de la configuration et de la gestion de leur propre licence Microsoft pour l'intégration. Les clients doivent :

• Avoir un compte Microsoft Azure.
• Fournir une licence Office 365 E1 (ou supérieure) pour les utilisateurs qui ont besoin de l'intégration.
• Gérez la configuration et le renouvellement des licences directement avec Microsoft.

Pour intégrer Salesforce Contracts à Microsoft 365 et Azure, procédez comme suit.

• Configurez une application Microsoft Azure.
• Configurez un fournisseur d'authentification dans Salesforce.
• Créez un identifiant nommé dans Salesforce.
• Créer un site SharePoint.
• Configurez Stockage de documents externes pour contrats.
• Déployez le connecteur Salesforce Contracts pour le complément Word
• (Facultatif) Insérez le complément dans Microsoft Word.

Oui. Salesforce fournit une configuration guidée qui facilite la configuration rapide et précise de l'intégration à Microsoft 365 et Azure. La configuration guidée :

• Rationalise la configuration de l'application Azure, du fournisseur d'authentification et de l'identifiant nommé.
• Inclut des instructions pas à pas avec une aide incorporée et des vidéos pas à pas.
• Valide vos entrées pour réduire les erreurs de configuration.
• Peut être lancé depuis la Configuration de Salesforce en sélectionnant Intégration Microsoft 365 et Azure.

Consultez Configuration de l'intégration Microsoft 365 et Azure en utilisant la Configuration guidée.

Il s'agit de l'application que vous enregistrez dans Microsoft Azure Active Directory pour l'intégration. Il :

• Agit en tant qu'identité de Salesforce dans Azure.
• Salesforce pour demander l'accès à des ressources Microsoft 365 telles que SharePoint et OneDrive.
• Est identifié par un ID de client et sécurisé par un Secret client.

L'utilisateur de l'intégration s'authentifie avec l'identifiant nommé qui se connecte à Azure. Cet utilisateur :

• Doit être la personne qui a créé l'application Azure
• Est utilisé par Salesforce pour générer des jetons d'accès depuis Azure.
• Active le complément Microsoft Word pour accéder aux fichiers Microsoft 365.

Vous devez créer un utilisateur Azure dédié avec le niveau d'accès approprié pour l'authentification de l'intégration Salesforce. L'utilisateur de l'intégration :

• Doit être restreint à l'accès général, aucun autre employé de votre organisation ne doit utiliser ce compte.

Cette configuration garantit une authentification sécurisée et cohérente pour l'intégration.

L'application connectée (application Azure AD) nécessite des autorisations d'API Microsoft Graph. Par conséquent, le complément Salesforce Contracts pour Word fonctionne de façon transparente.

Pour configurer avec des privilèges d'administrateur ou supérieurs, l'application Azure nécessite des autorisations d'écriture :

• Files.ReadWrite.All
  • Permet à l'application d'enregistrer et d'ouvrir des modèles de document et des contrats depuis OneDrive.
• Sites.Read.All
  • Permet au complément d'accéder à et de gérer les documents dans les sites de collaboration SharePoint.
• User.ReadWrite.All
  • Permet à l'application connectée de créer des extensions utilisateur, qui stockent les identifiants permettant de lier les utilisateurs à l'organisation Salesforce appropriée.
• Directory.Read.All
  • Permet d'accéder aux données du répertoire (telles que les utilisateurs et les groupes), utilisées pour le mappage des utilisateurs et le contrôle d'accès.
• openId et offline_access
  • Sécurise l'authentification des utilisateurs et la gestion des jetons de session.
• mail.send
  • Active le complément pour envoyer des e-mails de notification si nécessaire.

Pour configurer avec un minimum de privilèges, l'application Azure nécessite uniquement des autorisations de lecture. Aucun accès en écriture n'est requis :

• Sites.Sélectionné
  • Limite l'accès de l'application uniquement aux sites SharePoint explicitement approuvés, pas au locataire complet. Cette autorisation peut être utilisée pour remplacer Files.ReadWrite.All pour plus de sécurité. Cela permet à l'application d'écrire dans des sites spécifiques configurés via l'explorateur de graphique sans accorder d'autorisations de fichier globales.
• User.ReadBasic.All
  • Accorde à l'application l'autorisation de lire un ensemble limité de propriétés de profil non confidentielles telles que displayName, mail, photo, userPrincipalName de tous les utilisateurs de votre organisation au nom de l'utilisateur connecté.
• User.Lecture
  • Fournit un accès complet au profil et permet de lire le profil de l'utilisateur connecté (nom, adresse e-mail, ID). Étendue par défaut typique pour les applications qui nécessitent une identité utilisateur et un portrait. Permet un accès limité nécessaire pour les contextes d'authentification et de personnalisation.
• openId et offline_access
  • Sécurise l'authentification des utilisateurs et la gestion des jetons de session.

Ces autorisations prennent en charge le flux de documents transparent entre Salesforce et Microsoft 365. Les utilisateurs collaborent et modifient des documents dans Word, et Salesforce reste le système d'enregistrement.

L'autorisation User.ReadWrite.All permet à l'application d'écrire des extensions pour tous les utilisateurs, pas seulement pour celui qui s'est authentifié. L'intégration Microsoft 365 :

• Utilise un compte Microsoft unique pour authentifier les identifiants nommés.
• Nécessite cette autorisation pour écrire des extensions pour chaque utilisateur qui ouvre le complément.
• Ne peut pas fonctionner correctement uniquement avec User.ReadWrite, qui limite l'accès à l'utilisateur actuel.

Non. Les autorisations de l'API Microsoft Graph sont requises pour que l'intégration Salesforce Contracts à Word 365 fonctionne comme prévu. Points clés :

• Il n'existe aucune solution de contournement pour éviter les autorisations d'application Azure requises.
• L'intégration dépend de l'API Microsoft Graph pour sécuriser l'accès à OneDrive, SharePoint et aux données des utilisateurs.
• Ces autorisations sont requises pour :
  • Copiez des fichiers entre Salesforce et OneDrive ou SharePoint.
  • Modifiez les extensions utilisateur utilisées pour l'authentification.
  • Créez ou accédez à des sites SharePoint pour stocker des documents.

Autres options si vous n'avez pas besoin d'intégration Word 365.

• Utilisez la version pour le bureau de Microsoft Word pour l'édition hors ligne.
• Envisagez des solutions de gestion de documents tierces avec différents modèles d'intégration.

L'extension d'intégration Microsoft 365 stocke les détails de l'organisation Salesforce liés :

• Les adresses Web (URL) de l'organisation.
• Adresses Web d'authentification unique (SSO) utilisées pour la connexion sécurisée.
• Organisation active : Adresse Web de votre dernière organisation Salesforce accédée.
• Statut du premier utilisateur : Indique si vous utilisez le complément pour la première fois.

Lorsque vous ouvrez le complément Microsoft 365, l'intégration :

• Vérifie si des informations stockées lient votre document à une organisation Salesforce.
• Récupère les détails de votre organisation Salesforce stockée, notamment les organisations actives et liées.
• Initie le processus d'authentification en utilisant les détails d'organisation ci-dessous.
• Vérifie si le document actuel correspond à l'organisation Salesforce active :
  • Si elle correspond, vous pouvez continuer à utiliser le complément.
  • Si elle ne correspond pas, vous êtes invité à basculer vers une autre organisation Salesforce liée, et la vérification est répétée.

Des extensions sont créées lorsque vous ouvrez pour la première fois un document dans un éditeur externe et qu'aucune extension n'existe. L'intégration Microsoft 365 :

• Vérifie si une extension existe déjà.
• Communique avec l'application Microsoft Azure configurée afin de créer l'extension pour votre compte Microsoft.
• Nécessite que l'application Azure dispose des autorisations appropriées pour écrire l'extension.

SharePoint est utilisé comme référentiel centralisé pour :

• Stockage des documents et des modèles de contrat de Salesforce Contracts.
• Organisation des fichiers dans un site SharePoint dédié pour un accès structuré.
• Collaboration entre les équipes avec le contrôle des versions et l'accès partagé dans Microsoft 365.

OneDrive est utilisé pour le traitement temporaire des fichiers et l'édition en ligne.

• Stocke temporairement des documents lorsqu'un utilisateur initie une modification dans Microsoft Word 365.
• Permet de modifier en temps réel des documents depuis Salesforce.
• Enregistre les modifications dans Salesforce une fois le document enregistré.

Non. La suppression d'un enregistrement de contrat dans Salesforce ne retire pas automatiquement le fichier associé de OneDrive. Points clés :

• Les fichiers restent dans OneDrive même après la suppression de l'enregistrement du contrat.
• Si nécessaire, vous devez retirer les fichiers manuellement ou utiliser des tâches de nettoyage automatisées dans OneDrive ou Microsoft 365.

Les utilisateurs peuvent travailler avec des documents contractuels dans Microsoft Word tout en restant connectés à Salesforce en utilisant le complément Salesforce Contracts Connector for Word. Avec le complément, les utilisateurs peuvent :

• Concevez et gérez des modèles directement dans Word en utilisant ses outils de mise en forme.
• Ouvrez et modifiez les documents contractuels extraits de Salesforce.
• Insérez des données Salesforce, y compris les clauses de la Bibliothèque de clauses.
• Enregistrez les modifications dans Salesforce.
• Utilisez Contracts AI pour rédiger des clauses dans Word.

Les fichiers sont automatiquement déplacés depuis Salesforce vers OneDrive ou SharePoint après avoir configuré la connexion Microsoft Azure. Le complément n'est pas requis pour cette étape. Cependant, le complément est requis pour :

• Extrayez les données de Salesforce dans le document.
• Créez des sections dans le document.
• Ajoutez et suivez des examens internes et externes.
• Réconciliez le document et repoussez la version finale vers Salesforce.

Les administrateurs Salesforce déploient le complément Salesforce Contracts Connector for Word de façon centralisée via le centre d'administration de Microsoft 365. Étapes de déploiement :

• Chargez le fichier Manifest complémentaire fourni par Salesforce dans le centre d'administration de Microsoft 365.
• Attribuez le complément à tous les utilisateurs ou groupes spécifiques si nécessaire.

Une fois le complément Microsoft déployé, les utilisateurs peuvent :

• Ouvrez Microsoft Word 365.
• Cliquez sur Options supplémentaires, puis sélectionnez Connecteur Salesforce Contracts pour Word.

Salesforce ne publie pas de planification fixe pour les mises à jour du complément Salesforce Contracts Connector for Word. Voici à quoi vous attendre.

• Les mises à jour majeures correspondent souvent aux cycles de publication saisonniers de Salesforce (printemps, été, hiver).
• Les correctifs mineurs sont souvent publiés plus fréquemment, selon les besoins.

Les annonces de publication sont généralement partagées via :

• Notes de publication de Salesforce.
• Liste Microsoft AppSource du complément.

Pour consulter les détails de la dernière version et de la mise à jour, consultez régulièrement ces sources.