Domande frequenti (FAQ) su Microsoft 365

Integrare Salesforce Contracts con Microsoft 365 Azure per abilitare la modifica e la collaborazione dei documenti in Word. Azure offre la connessione protetta necessaria per questa integrazione. Con l'integrazione gli utenti possono:

• Progettare e gestire i modelli di contratto utilizzando Microsoft Word.
• Creare e modificare i documenti dei contratti utilizzando le funzioni familiari di Word nell'ambiente Microsoft 365.

Sì, Salesforce Contracts funziona senza Azure, ma con capacità limitate. Senza l'integrazione con Azure è possibile:

• Creare e gestire i modelli di documento in Salesforce utilizzando Omnistudio o gli strumenti di Salesforce Core.
• Scaricare i documenti per la modifica e la revisione offline.
• Caricare manualmente le versioni aggiornate e gestire più versioni in Salesforce.

Per utilizzare queste funzioni avanzate è necessaria l'integrazione con Azure e Microsoft Word 365.

• Modificare i documenti online.
• Inserire dati Salesforce, ad esempio clausole, nei documenti.
• Eseguire il redlining collaborativo interno ed esterno.
• Riconciliare e salvare automaticamente le modifiche in Salesforce.

Salesforce non gestisce né fornisce licenze Microsoft 365 o Azure. I clienti sono responsabili dell'impostazione e della gestione della propria licenza Microsoft per l'integrazione. I clienti devono:

• Avere un account Microsoft Azure.
• Fornire una licenza Office 365 E1 (o successiva) agli utenti che necessitano dell'integrazione.
• Gestire l'impostazione e il rinnovo delle licenze direttamente con Microsoft.

Per integrare Salesforce Contracts con Microsoft 365 e Azure, seguire questa procedura.

• Configurare un'app Microsoft Azure.
• Configurare un provider di autenticazione in Salesforce.
• Creazione di una credenziale denominata in Salesforce.
• Creare un sito SharePoint.
• Configurare Archiviazione documenti esterni per i contratti.
• Distribuzione del componente aggiuntivo Salesforce Contracts Connector for Word.
• (Facoltativo) Inserire il componente aggiuntivo in Microsoft Word.

Sì. Salesforce offre un'impostazione guidata che consente di configurare l'integrazione con Microsoft 365 e Azure in modo rapido e preciso. L'impostazione guidata:

• Semplifica la configurazione dell'app Azure, del provider di autenticazione e della credenziale denominata.
• Include istruzioni dettagliate con guida incorporata e video di tour dimostrativi.
• Convalida le voci per ridurre gli errori di impostazione.
• Può essere avviato da Imposta in Salesforce selezionando Microsoft 365 e Integrazione Azure.

Vedere Impostazione dell'integrazione con Microsoft 365 e Azure con l'Impostazione guidata.

Questa è l'applicazione che si registra in Microsoft Azure Active Directory per l'integrazione. Esso:

• Funge da identità di Salesforce in Azure.
• Salesforce per richiedere l'accesso a risorse Microsoft 365 come SharePoint e OneDrive.
• È identificato da un ID client e protetto da un segreto client.

L'utente integrazione esegue l'autenticazione con la credenziale denominata che si connette ad Azure. Questo utente:

• Deve essere la persona che ha creato l'app Azure
• Viene utilizzato da Salesforce per generare token di accesso da Azure.
• Consente al componente aggiuntivo Microsoft Word di accedere e utilizzare i file di Microsoft 365.

È necessario creare un utente Azure dedicato con il giusto livello di accesso per l'autenticazione dell'integrazione Salesforce. L'utente integrazione:

• Deve essere vietato l'accesso generale: nessun altro dipendente dell'organizzazione deve utilizzare questo account.

Questa impostazione garantisce un'autenticazione sicura e coerente per l'integrazione.

Poiché l'applicazione connessa (applicazione Azure AD) richiede le autorizzazioni API Microsoft Graph, il componente aggiuntivo Salesforce Contracts per Word funziona perfettamente.

Per eseguire la configurazione con privilegi di amministratore o superiori, l'app Azure richiede le autorizzazioni di scrittura:

• File.ReadWrite.All
  • Consente all'app di salvare e aprire modelli di documento e contratti da OneDrive.
• Sites.Read.All
  • Consente al componente aggiuntivo di accedere e gestire i documenti nei siti di collaborazione SharePoint.
• User.ReadWrite.All
  • Consente all'applicazione connessa di creare estensioni utente che memorizzano gli identificatori per collegare gli utenti all'organizzazione Salesforce corretta.
• Directory.Read.All
  • Fornisce l'accesso ai dati dell'elenco (ad esempio utenti e gruppi) utilizzati per la mappatura degli utenti e il controllo dell'accesso.
• openId e offline_access
  • Protegge l'autenticazione degli utenti e mantiene i token di sessione.
• mail.send
  • Abilita il componente aggiuntivo per l'invio di email di notifica, se necessario.

Per eseguire la configurazione con privilegi minimi, l'app Azure richiede solo autorizzazioni di lettura. Non è necessario alcun accesso in scrittura:

• Sites.Selezionato
  • Limita l'accesso dell'app solo ai siti SharePoint approvati esplicitamente anziché all'intero tenant. Questa autorizzazione può essere utilizzata per sostituire Files.ReadWrite.All per una maggiore sicurezza. Ciò garantisce che l'app possa scrivere in siti specifici configurati tramite l'Explorer grafico senza concedere autorizzazioni file globali.
• User.ReadBasic.All
  • Concede all'applicazione l'autorizzazione a leggere un insieme limitato di proprietà del profilo non sensibili come displayName, mail, foto, userPrincipalName di tutti gli utenti dell'organizzazione per conto dell'utente che ha eseguito l'accesso.
• Utente.Lettura
  • Fornisce l'accesso completo al profilo e consente la lettura del profilo dell'utente connesso (nome, email, ID). Ambito predefinito tipico per le app che richiedono identità utente e verticale. Consente un accesso limitato necessario per i contesti di autenticazione e personalizzazione.
• openId e offline_access
  • Protegge l'autenticazione degli utenti e mantiene i token di sessione.

Queste autorizzazioni supportano un flusso di documenti senza interruzioni tra Salesforce e Microsoft 365. Gli utenti collaborano e modificano i documenti in Word e Salesforce rimane il sistema di record.

L'autorizzazione User.ReadWrite.All consente all'app di scrivere estensioni per tutti gli utenti, non solo per quello che ha eseguito l'autenticazione. L'integrazione con Microsoft 365:

• Utilizza un singolo account Microsoft per autenticare le credenziali denominate.
• Necessita di questa autorizzazione per scrivere estensioni per ogni utente che apre il componente aggiuntivo.
• Non può funzionare correttamente solo con User.ReadWrite, che limita l'accesso all'utente corrente.

No. Le autorizzazioni API Microsoft Graph sono necessarie per il corretto funzionamento dell'integrazione di Salesforce Contracts con Word 365. Punti chiave:

• Non esistono soluzioni per evitare le autorizzazioni necessarie per le app Azure.
• L'integrazione dipende dall'API Microsoft Graph per l'accesso sicuro a OneDrive, SharePoint e ai dati degli utenti.
• Queste autorizzazioni sono necessarie per:
  • Copiare i file tra Salesforce e OneDrive o SharePoint.
  • Modificare le estensioni utente utilizzate per l'autenticazione.
  • Creare o accedere ai siti SharePoint per archiviare i documenti.

Altre opzioni se non è necessaria l'integrazione con Word 365:

• Utilizzare la versione desktop di Microsoft Word per la modifica offline.
• Valutare le soluzioni di gestione dei documenti di terze parti con diversi modelli di integrazione.

L'estensione integrazione Microsoft 365 memorizza i dettagli dell'organizzazione Salesforce collegata:

• Indirizzi Web (URL) dell'organizzazione.
• Indirizzi Web Single Sign-On (SSO) utilizzati per accedere in modo sicuro.
• Organizzazione attiva: Indirizzo Web dell'organizzazione Salesforce consultata più di recente.
• Stato del primo utente: Registra se si utilizza il componente aggiuntivo per la prima volta.

Quando si apre il componente aggiuntivo Microsoft 365, l'integrazione:

• Verifica se sono memorizzate informazioni che collegano il documento a un'organizzazione Salesforce.
• Recupera i dettagli dell'organizzazione Salesforce archiviata, ad esempio le organizzazioni attive e collegate.
• Avvia il processo di autenticazione utilizzando questi dettagli dell'organizzazione.
• Verifica se il documento corrente corrisponde all'organizzazione Salesforce attiva:
  • Se corrisponde, è possibile continuare a utilizzare il componente aggiuntivo.
  • Se non corrisponde, viene richiesto di passare a un'altra organizzazione Salesforce collegata e la verifica viene ripetuta.

Le estensioni vengono create quando si apre un documento in un editor esterno per la prima volta e non esiste alcuna estensione. L'integrazione con Microsoft 365:

• Verifica se esiste già un'estensione.
• Comunica con l'app Microsoft Azure configurata per creare l'estensione per l'account Microsoft.
• Richiede che l'app Azure disponga delle autorizzazioni corrette per scrivere l'estensione.

SharePoint viene utilizzato come repository centralizzato per:

• Archiviazione dei documenti e dei modelli di contratto di Salesforce Contracts.
• Organizzazione dei file in un sito SharePoint dedicato per l'accesso strutturato.
• Collaborazione tra i team con il controllo delle versioni e l'accesso condiviso in Microsoft 365.

OneDrive viene utilizzato per la gestione temporanea dei file e la modifica online.

• Memorizza temporaneamente i documenti quando un utente avvia la modifica in Microsoft Word 365.
• Consente la modifica in tempo reale dei documenti da Salesforce.
• Salva nuovamente le modifiche in Salesforce dopo che il documento è stato registrato.

No. L'eliminazione di un record contratto in Salesforce non rimuove automaticamente il file correlato da OneDrive. Punti chiave:

• I file rimangono in OneDrive anche dopo l'eliminazione del record contratto.
• Se necessario, è necessario rimuovere i file manualmente o utilizzare processi di pulitura automatici in OneDrive o Microsoft 365.

Gli utenti possono lavorare con i documenti dei contratti in Microsoft Word rimanendo connessi a Salesforce utilizzando il componente aggiuntivo Salesforce Contracts Connector for Word. Con il componente aggiuntivo, gli utenti possono:

• Progettare e gestire i modelli direttamente in Word utilizzando i relativi strumenti di formattazione.
• Aprire e modificare i documenti dei contratti estratti da Salesforce.
• Inserire i dati Salesforce, incluse le clausole della libreria di clausole.
• Salvare nuovamente le modifiche in Salesforce.
• Utilizzare l'intelligenza artificiale dei contratti per creare bozze di clausole in Word.

I file vengono spostati automaticamente da Salesforce a OneDrive o SharePoint dopo che è stata impostata la connessione a Microsoft Azure. Il componente aggiuntivo non è necessario per questo passaggio. Tuttavia, il componente aggiuntivo è necessario per:

• Estrarre i dati da Salesforce nel documento.
• Creare sezioni all'interno del documento.
• Aggiungere e tenere traccia delle revisioni interne ed esterne.
• Riconciliare il documento e inviare nuovamente la versione finale a Salesforce.

Gli amministratori Salesforce distribuiscono il componente aggiuntivo Salesforce Contracts per Word in modo centralizzato tramite l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Fasi della distribuzione:

• Caricare il file manifesto del componente aggiuntivo fornito da Salesforce nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
• Assegnare il componente aggiuntivo a tutti gli utenti o a gruppi specifici in base alle esigenze.

Dopo la distribuzione del componente aggiuntivo Microsoft, gli utenti possono:

• Aprire Microsoft Word 365.
• Fare clic su Altre opzioni e quindi selezionare Salesforce Contracts Connector for Word.

Salesforce non pubblica una pianificazione fissa per gli aggiornamenti del componente aggiuntivo Salesforce Contracts Connector for Word.

• Gli aggiornamenti principali spesso si allineano ai cicli di rilascio stagionali di Salesforce (primavera, estate, inverno).
• Patch o correzioni minori vengono spesso rilasciate con maggiore frequenza, a seconda delle esigenze.

Gli annunci di rilascio vengono in genere condivisi tramite:

• Note di rilascio di Salesforce.
• Elenco Microsoft AppSource per il componente aggiuntivo.

Per i dettagli della versione più recente e dell'aggiornamento, controllare regolarmente queste fonti.