Veelgestelde vragen over Microsoft 365

Salesforce Contracts integreren met Microsoft 365 Azure om het bewerken van documenten en samenwerking in Word mogelijk te maken. Azure biedt de beveiligde verbinding die vereist is voor deze integratie. Met de integratie kunnen gebruikers:

• Ontwerp en onderhoud contractsjablonen met behulp van Microsoft Word.
• Maak en bewerk contractdocumenten met behulp van bekende Word-voorzieningen binnen de Microsoft 365-omgeving.

Ja, Salesforce Contracts werkt zonder Azure, maar met beperkte mogelijkheden. Zonder Azure-integratie kunt u:

• Maak en beheer documentsjablonen in Salesforce met behulp van Omnistudio of de Salesforce Core-tools.
• Documenten downloaden voor offline bewerking en beoordeling.
• Upload bijgewerkte versies handmatig en onderhoud meerdere versies in Salesforce.

Azure- en Microsoft Word 365-integratie is vereist om deze geavanceerde voorzieningen te gebruiken.

• Documenten online bewerken.
• Voeg Salesforce-gegevens, zoals clausules, in documenten in.
• Voer interne en externe redlining voor samenwerking uit.
• U kunt de wijzigingen automatisch afstemmen en weer opslaan in Salesforce.

Salesforce beheert of levert geen Microsoft 365- of Azure-licenties. Klanten zijn verantwoordelijk voor het instellen en onderhouden van hun eigen Microsoft-licenties voor de integratie. Klanten moeten:

• Heb een Microsoft Azure-account.
• Geef een Office 365 E1-licentie (of hoger) op voor gebruikers die de integratie nodig hebben.
• Regel het instellen en verlengen van licenties rechtstreeks met Microsoft.

Volg voor het integreren van Salesforce Contracts met Microsoft 365 en Azure deze stappen.

• Configureer een Microsoft Azure-app.
• Configureer een authenticatieleverancier in Salesforce.
• Maak een benoemd gegeven in Salesforce.
• Maak een SharePoint-site.
• Configureer externe documentopslag voor contracten.
• Implementeer de Salesforce Contracts Connector voor Word Add-in.
• (Optioneel) Voeg de invoegtoepassing in Microsoft Word in.

Ja. Salesforce biedt een begeleide set-up om u te helpen Microsoft 365 en Azure-integratie snel en nauwkeurig te configureren. De begeleide set-up:

• Stroomlijnt de configuratie van de Azure-app, de authenticatieleverancier en het benoemde gegeven.
• Bevat stapsgewijze instructies met ingebedde Help en begeleidingsvideo's.
• Valideert uw ingangen om set-upfouten te verminderen.
• Kan worden gestart vanuit Set-up van Salesforce door Microsoft 365 en Azure Integration te selecteren.

Zie Microsoft 365- en Azure-integratie instellen met behulp van Begeleide set-up.

Dit is de toepassing die u registreert in Microsoft Azure Active Directory voor de integratie. Het:

• Fungeert als de identiteit van Salesforce binnen Azure.
• Salesforce om toegang aan te vragen tot Microsoft 365-resources zoals SharePoint en OneDrive.
• Wordt geïdentificeerd door een klant-ID en beveiligd met een klantgeheim.

De integratiegebruiker verifieert met het benoemde gegeven dat verbinding maakt met Azure. Deze gebruiker:

• Moet de persoon zijn die de Azure-app heeft gemaakt
• Wordt door Salesforce gebruikt om toegangstokens te genereren vanuit Azure.
• Schakelt de Microsoft Word-invoegtoepassing in voor toegang tot en werken met Microsoft 365-bestanden.

U moet een speciale Azure-gebruiker met het juiste toegangsniveau maken voor het verifiëren van de Salesforce-integratie. De integratiegebruiker:

• Moet zijn beperkt tot algemene toegang—geen andere medewerkers in uw organisatie mogen deze account gebruiken.

Deze set-up zorgt voor veilige en consistente authenticatie voor de integratie.

De verbonden app (Azure AD-toepassing) vereist Microsoft Graph API-machtigingen zodat de Salesforce Contracts Add-in voor Word naadloos werkt.

Voor het configureren met beheerdersmachtigingen of hogere machtigingen vereist de Azure-app schrijfmachtigingen:

• Files.ReadWrite.All
  • Hiermee kan de app documentsjablonen en contracten opslaan en openen vanuit OneDrive.
• Sites.Read.All
  • Geeft de invoegtoepassing toegang tot en het beheer van documenten in SharePoint-samenwerkingssites.
• User.ReadWrite.All
  • Hiermee kan de verbonden app gebruikersextensies maken, die identifiers opslaan om gebruikers te koppelen aan de juiste Salesforce-organisatie.
• Directory.Read.All
  • Biedt toegang tot directorygegevens (zoals gebruikers en groepen) die worden gebruikt voor gebruikerstoewijzing en toegangscontrole.
• openId en offline_access
  • Beveiligt gebruikersauthenticatie en om sessietokens te onderhouden.
• mail.send
  • Schakelt de invoegtoepassing in om kennisgevings-e-mailberichten te verzenden indien nodig.

Voor configureren met minimale machtigingen vereist de Azure-app alleen leesmachtigingen. Er is geen schrijftoegang nodig:

• Sites.Geselecteerd
  • Beperkt de toegang van de app tot alleen expliciet goedgekeurde SharePoint-sites in plaats van de gehele belanghebbende. Deze machtiging kan worden gebruikt om Files.ReadWrite.All te vervangen voor extra beveiliging. Dit zorgt ervoor dat de app kan schrijven naar specifieke sites die zijn geconfigureerd via de grafiekverkenner zonder globale bestandsmachtigingen te verlenen.
• User.ReadBasic.All
  • Verleent de app de machtiging om namens de aangemelde gebruiker een beperkte set niet-gevoelige profieleigenschappen te lezen, zoals displayName, mail, photo, userPrincipalName van alle gebruikers in uw organisatie.
• Gebruiker.Lezen
  • Biedt volledige profieltoegang en maakt het lezen van het profiel van de aangemelde gebruiker (naam, e-mailadres, ID) mogelijk. Doorgaans standaardbereik voor apps die gebruikersidentiteit en staand bereik vereisen. Biedt beperkte toegang die nodig is voor authenticatie- en personalisatiecontexten.
• openId en offline_access
  • Beveiligt gebruikersauthenticatie en om sessietokens te onderhouden.

Deze machtigingen ondersteunen een naadloze documentstroom tussen Salesforce en Microsoft 365. Gebruikers werken samen en bewerken documenten in Word, terwijl Salesforce het systeem van records blijft.

Met de machtiging User.ReadWrite.All kan de app extensies schrijven voor alle gebruikers, niet alleen voor degene die heeft geauthenticeerd. De Microsoft 365-integratie:

• Gebruikt één Microsoft-account om benoemde inloggegevens te authenticeren.
• Heeft deze machtiging nodig om extensies te schrijven voor elke gebruiker die de invoegtoepassing opent.
• Kan niet goed functioneren met alleen User.ReadWrite, dat de toegang beperkt tot de huidige gebruiker.

Nee. De Microsoft Graph API-machtigingen zijn vereist om de Salesforce Contracts integratie met Word 365 te laten werken zoals ontworpen. Hoofdpunten:

• Er zijn geen oplossingen om de vereiste Azure-appmachtigingen te vermijden.
• De integratie is afhankelijk van de Microsoft Graph API voor veilige toegang tot OneDrive, SharePoint en gebruikersgegevens.
• Deze machtigingen zijn vereist voor:
  • Bestanden kopiëren tussen Salesforce en OneDrive of SharePoint.
  • Wijzig de gebruikersextensies die voor authenticatie worden gebruikt.
  • Maak of open SharePoint-sites voor het opslaan van documenten.

Andere opties als u geen Word 365-integratie vereist:

• Gebruik de desktopversie van Microsoft Word voor offline bewerken.
• Overweeg externe oplossingen voor documentbeheer met verschillende integratiemodellen.

De Microsoft 365-integratie-extensie slaat gekoppelde Salesforce-organisatiedetails op:

• Webadressen (URL's) van de organisatie.
• Single Sign-On-webadressen (SSO-adressen) die worden gebruikt om veilig in te loggen.
• Actieve organisatie: Webadres van uw recentst geopende Salesforce-organisatie.
• Status eerste gebruiker: Houdt bij of u de invoegtoepassing voor het eerst gebruikt.

Wanneer u de Microsoft 365-invoegtoepassing opent, is de integratie:

• Controleert of er opgeslagen informatie is die uw document koppelt aan een Salesforce-organisatie.
• Haalt uw opgeslagen Salesforce-organisatiedetails op, zoals actieve en gekoppelde organisaties.
• Initieert het authenticatieproces met behulp van deze organisatiedetails.
• Controleert of het huidige document overeenkomt met de actieve Salesforce-organisatie:
  • Als deze overeenkomt, kunt u de invoegtoepassing blijven gebruiken.
  • Als deze niet overeenkomt, wordt u gevraagd over te schakelen naar een andere gekoppelde Salesforce-organisatie en wordt de verificatie herhaald.

Extensies worden gemaakt wanneer u een document voor de eerste maal opent in een externe editor en er geen extensie bestaat. De Microsoft 365-integratie:

• Controleert of er al een extensie bestaat.
• Communiceert met de geconfigureerde Microsoft Azure-app om de extensie voor uw Microsoft-account te maken.
• Vereist dat de Azure-app de juiste machtigingen heeft om de extensie te schrijven.

SharePoint wordt gebruikt als een gecentraliseerde opslagplaats voor:

• Contractdocumenten en sjablonen uit Salesforce Contracts opslaan.
• Bestanden ordenen in een speciale SharePoint-site voor gestructureerde toegang.
• Samenwerken binnen teams met versiebeheer en gedeelde toegang binnen Microsoft 365.

OneDrive wordt gebruikt voor tijdelijke bestandsverwerking en online bewerking.

• Slaat documenten tijdelijk op wanneer een gebruiker bewerkingen start in Microsoft Word 365.
• Staat real-time bewerking van documenten vanuit Salesforce toe.
• Slaat de wijzigingen weer op in Salesforce nadat het document is ingecheckt.

Nee. Het verwijderen van een contractrecord in Salesforce verwijdert het gerelateerde bestand niet automatisch uit OneDrive. Hoofdpunten:

• Bestanden blijven in OneDrive, zelfs nadat de contractrecord is verwijderd.
• Indien nodig, moet u de bestanden handmatig verwijderen of geautomatiseerde opschoontaken gebruiken in OneDrive of Microsoft 365.

Gebruikers kunnen werken met contractdocumenten in Microsoft Word terwijl ze verbonden blijven met Salesforce door middel van de Salesforce Contracts Connector voor Word-invoegtoepassing. Met de invoegtoepassing kunnen gebruikers:

• Ontwerp en onderhoud sjablonen rechtstreeks in Word met behulp van de bijbehorende opmaaktools.
• Open en bewerk contractdocumenten die uit Salesforce zijn opgehaald.
• Voeg Salesforce-gegevens in, inclusief clausules uit de clausulebibliotheek.
• Sla de wijzigingen weer op in Salesforce.
• Gebruik AI van contracten om clausules in Word op te stellen.

Bestanden worden automatisch verplaatst van Salesforce naar OneDrive of SharePoint nadat u de Microsoft Azure-verbinding hebt ingesteld. De invoegtoepassing is niet vereist voor deze stap. De invoegtoepassing is echter vereist voor:

• Haal gegevens op uit Salesforce in het document.
• Maak secties binnen het document.
• Voeg interne en externe beoordelingen toe en houd deze bij.
• Stem het document af en push de definitieve versie terug naar Salesforce.

Salesforce-beheerders implementeren de Salesforce Contracts Connector voor Word-invoegtoepassing centraal via het Microsoft 365-beheercentrum. Implementatiestappen:

• Upload het manifestbestand van de invoegtoepassing dat door Salesforce is geleverd naar het Microsoft 365-beheercentrum.
• Wijs de invoegtoepassing naar behoefte toe aan alle gebruikers of specifieke groepen.

Nadat de Microsoft-invoegtoepassing is geïmplementeerd, kunnen gebruikers:

• Open Microsoft Word 365.
• Klik op Meer opties en selecteer vervolgens Salesforce Contracts Connector voor Word.

Salesforce publiceert geen vaste planning voor updates van de Salesforce Contracts Connector voor Word-invoegtoepassing. Dit is wat u kunt verwachten.

• Belangrijke updates komen vaak overeen met de seizoensgebonden releasecycli van Salesforce (Lente, Zomer, Winter).
• Kleine patches of fixes worden vaak vaker uitgebracht, afhankelijk van de behoefte.

Releaseaankondigingen worden doorgaans gedeeld via:

• Opmerkingen bij de Salesforce-release.
• Microsoft AppSource-vermelding voor de invoegtoepassing.

Controleer regelmatig deze bronnen voor de nieuwste versie en updatedetails.