Vanlige spørsmål om Microsoft 365

Integrer Salesforce Contracts med Microsoft 365 Azure for å aktivere dokumentredigering og samarbeid i Word. Azure sørger for den sikre tilkoblingen som kreves for denne integrasjonen. Med integrasjonen kan brukere

• Utform og vedlikehold kontraktsmaler ved å bruke Microsoft Word.
• Opprett og rediger kontraktsdokumenter ved å bruke kjente Word-funksjoner i Microsoft 365-miljøet.

Ja, Salesforce Contracts fungerer uten Azure, men med begrenset kapasitet. Uten Azure-integrering kan du

• Opprett og behandle dokumentmaler i Salesforce ved å bruke Omnistudio eller Salesforce Core-verktøyene.
• Last ned dokumenter for offline redigering og gjennomgang.
• Last opp oppdaterte versjoner manuelt, og vedlikehold flere versjoner i Salesforce.

Azure- og Microsoft Word 365-integrering kreves for å bruke disse avanserte funksjonene.

• Rediger dokumenter online.
• Sett inn Salesforce-data, som setninger, i dokumenter.
• Utfør internt og eksternt redigering av samarbeid.
• Automatisk avstemme og lagre endringene tilbake til Salesforce.

Salesforce administrerer eller leverer ikke Microsoft 365- eller Azure-lisenser. Kunder er ansvarlige for å konfigurere og vedlikeholde sin egen Microsoft-lisens for integrasjonen. Kunder må:

• Har en Microsoft Azure-konto.
• Sørg for en Office 365 E1-lisens (eller nyere) for brukere som trenger integrasjonen.
• Håndter oppsett og fornyelse av lisenser direkte med Microsoft.

Følg denne fremgangsmåten for å integrere Salesforce Contracts med Microsoft 365 og Azure.

• Konfigurer en Microsoft Azure-app.
• Konfigurer en godkjenningsleverandør i Salesforce.
• Opprett en navngitt legitimasjon i Salesforce.
• Opprett et SharePoint-nettsted.
• Konfigurer ekstern dokumentlagring for kontrakter.
• Distribuer Salesforce Contracts-koblingen for Word-tillegget.
• (Valgfritt) Sett inn tillegget i Microsoft Word.

Ja. Salesforce har et veiledet oppsett som hjelper deg å konfigurere Microsoft 365- og Azure-integrasjoner raskt og nøyaktig. Det veiledede oppsettet:

• Effektiviserer konfigurasjonen av Azure-appen, godkjenningsleverandøren og navngitt legitimasjon.
• Inkluderer trinnvise instruksjoner med innebygd hjelp og gjennomgangsvideoer.
• Validerer oppføringene for å redusere oppsettfeil.
• Kan startes fra Oppsett i Salesforce ved å velge Microsoft 365 og Azure-integrering.

Se Konfigurere Microsoft 365 og Azure-integrasjon med veiledet oppsett.

Dette er programmet du registrerer i Microsoft Azure Active Directory for integrasjonen. Den:

• Handler som Salesforces identitet i Azure.
• Salesforce for å be om tilgang til Microsoft 365-ressurser som SharePoint og OneDrive.
• Identifiseres av en klient-ID og sikres med en klienthemmelighet.

Integrasjonsbrukeren godkjennes med den navngitte legitimasjonen som kobler til Azure. Denne brukeren:

• Må være personen som opprettet Azure-appen
• Brukes av Salesforce til å generere tilgangstokener fra Azure.
• Gir Microsoft Word-tillegget tilgang til og arbeid med Microsoft 365-filer.

Du må opprette en dedikert Azure-bruker med riktig tilgangsnivå for å godkjenne Salesforce-integrasjonen. Integrasjonsbrukeren:

• Må være begrenset fra generell tilgang – ingen andre ansatte i organisasjonen bør bruke denne kontoen.

Dette oppsettet sikrer sikker og konsistent godkjenning for integrasjonen.

Den tilkoblede appen (Azure AD-programmet) krever Microsoft Graph API-tillatelser, så Salesforce Contracts for Word fungerer sømløst.

For å kunne konfigureres med administrator eller høyere rettigheter krever Azure-appen skrivetillatelser:

• Files.ReadWrite.All
  • Gir appen muligheten til å lagre og åpne dokumentmaler og kontrakter fra OneDrive.
• Sites.Read.All
  • Lar tillegget få tilgang til og behandle dokumenter på SharePoint-samarbeidsnettsteder.
• User.ReadWrite.All
  • Lar den tilkoblede appen opprette brukerutvidelser, som lagrer identifikatorer for å koble brukere til den riktige Salesforce-organisasjonen.
• Katalog.Lese.Alle
  • Gir tilgang til katalogdata (som brukere og grupper) – brukes til brukertilordning og tilgangskontroll.
• openId og offline_access
  • Sikrer brukergodkjenning og for å vedlikeholde økttokener.
• mail.send
  • Aktiverer tillegget for å sende e-postvarsler hvis det er nødvendig.

For å kunne konfigureres med minimumstillatelser krever Azure-appen bare lesetillatelser. Ingen skrivetilgang kreves:

• Sites.Selected
  • Begrenser appen til å få tilgang bare til eksplisitt godkjente SharePoint-nettsteder i stedet for hele leietageren. Denne tillatelsen kan brukes til å erstatte Files.ReadWrite.All for å få økt sikkerhet. Dette sikrer at appen kan skrive til bestemte nettsteder som er konfigurert via grafutforskeren, uten å gi globale filtillatelser.
• User.ReadBasic.All
  • Gir appen tillatelse til å lese et begrenset sett ikke-skillende profilegenskaper som displayName, mail, photo, userPrincipalName for alle brukere i organisasjonen på vegne av den påloggede brukeren.
• Bruker.Lese
  • Gir full profiltilgang og tillater lesing av den påloggede brukerens profil (navn, e-postadresse, ID). Typisk standard omfang for apper som krever brukeridentitet og stående. Tillater begrenset tilgang som er nødvendig for godkjenning og tilpassingskontekster.
• openId og offline_access
  • Sikrer brukergodkjenning og for å vedlikeholde økttokener.

Disse tillatelsene støtter en sømløs dokumentflyt mellom Salesforce og Microsoft 365. Brukere samarbeider og redigerer dokumenter i Word, og Salesforce forblir postsystemet.

Tillatelsen User.ReadWrite.All gir appen mulighet til å skrive utvidelser for alle brukere, ikke bare den som godkjente. Microsoft 365-integrasjonen:

• Bruker én enkelt Microsoft-konto til å godkjenne navngitt legitimasjon.
• Krever denne tillatelsen for å skrive utvidelser for hver bruker som åpner tillegget.
• Kan ikke fungere riktig bare med User.ReadWrite, som begrenser tilgangen til gjeldende bruker.

Nei. Microsoft Graph API-tillatelsene kreves for at Salesforce Contracts med Word 365 skal fungere slik den er utformet. Viktige punkter:

• Det finnes ingen midler for å unngå de nødvendige Azure-apptillatelsene.
• Integrasjonen avhenger av Microsoft Graph API for sikker tilgang til OneDrive, SharePoint og brukerdata.
• Disse tillatelsene kreves for å
  • Kopier filer mellom Salesforce og OneDrive eller SharePoint.
  • Endre brukerutvidelsene som brukes til godkjenning.
  • Opprette eller få tilgang til SharePoint-nettsteder for lagring av dokumenter.

Andre alternativer hvis du ikke trenger Word 365-integrering:

• Bruk skrivebordsversjonen av Microsoft Word til offline redigering.
• Vurder tredjeparts dokumentbehandlingsløsninger med forskjellige integrasjonsmodeller.

Microsoft 365-integreringsutvidelsen inneholder lenkede Salesforce-organisasjonsdetaljer:

• Organisasjonens nettadresser (URL-adresser).
• Nettadresser for enkeltpålogging (SSO) som brukes til sikker pålogging.
• Aktiv organisasjon: Nettadressen til den sist brukte Salesforce-organisasjonen.
• Status for førstegangsbruker: Sporer om det er første gang du bruker tillegget.

Når du åpner Microsoft 365-tillegget, gjør integrasjonen følgende:

• Kontrollerer om det er lagret informasjon som knytter dokumentet til en Salesforce-organisasjon.
• Henter dine lagrede Salesforce-organisasjonsdetaljer, som aktive og lenkede organisasjoner.
• Starter godkjenningsprosessen med disse organisasjonsdetaljene.
• Kontrollerer om det gjeldende dokumentet samsvarer med den aktive Salesforce-organisasjonen:
  • Hvis det samsvarer, kan du fortsette å bruke tillegget.
  • Hvis det ikke samsvarer, blir du bedt om å bytte til en annen tilkoblet Salesforce-organisasjon, og bekreftelsen gjentas.

Utvidelser opprettes når du åpner et dokument i et eksternt redigeringsprogram første gang, og det finnes ingen utvidelse. Microsoft 365-integrasjonen:

• Kontrollerer om det allerede finnes en utvidelse.
• Kommuniserer med den konfigurerte Microsoft Azure-appen for å opprette utvidelsen for Microsoft-kontoen.
• Krever at Azure-appen har de riktige tillatelsene for å skrive utvidelsen.

SharePoint brukes som et sentralisert repositorium for følgende:

• Lagring av kontraktsdokumenter og maler fra Salesforce Contracts.
• Organisere filer på et dedikert SharePoint-nettsted for strukturert tilgang.
• Samarbeide på tvers av team med versjonskontroll og delt tilgang i Microsoft 365.

OneDrive brukes til midlertidig filbehandling og online redigering.

• Lagrer midlertidig dokumenter når en bruker starter redigering i Microsoft Word 365.
• Tillater redigering i sanntid av dokumenter fra Salesforce.
• Lagrer endringene tilbake til Salesforce etter at dokumentet har blitt merket inn.

Nei. Sletting av en kontraktpost i Salesforce fjerner ikke den relaterte filen automatisk fra OneDrive. Viktige punkter:

• Filer forblir i OneDrive selv etter at kontraktsposten har blitt slettet.
• Om nødvendig må du fjerne filene manuelt eller bruke automatiske oppryddingsjobber i OneDrive eller Microsoft 365.

Brukere kan arbeide med kontraktsdokumenter i Microsoft Word mens de er koblet til Salesforce ved å bruke Salesforce Contracts Connector for Word-tillegget.

• Utform og vedlikehold maler direkte i Word ved å bruke formateringsverktøyene.
• Åpne og rediger kontraktsdokumenter hentet fra Salesforce.
• Sett inn Salesforce-data, inkludert setninger fra setningsbiblioteket.
• Lagre endringene tilbake til Salesforce.
• Bruk Kontrakter-AI til å lage setningsutkast i Word.

Filer flyttes automatisk fra Salesforce til OneDrive eller SharePoint etter at du har konfigurert Microsoft Azure-tilkoblingen. Tillegget kreves ikke for dette trinnet. Tillegget kreves imidlertid for å

• Hent data fra Salesforce til dokumentet.
• Opprett deler i dokumentet.
• Legg til og spor interne og eksterne vurderinger.
• Avstemme dokumentet og pushe den endelige versjonen tilbake til Salesforce.

Salesforce-administratorer distribuerer Salesforce Contracts for Word-tillegget sentralt via Microsoft 365-administratorsenteret. Distribusjonstrinn:

• Last opp tilleggsmanifestfilen fra Salesforce til Microsoft 365-administratorsenteret.
• Tildel tillegget til alle brukere eller bestemte grupper etter behov.

Når Microsoft-tillegget er distribuert, kan brukere

• Åpne Microsoft Word 365.
• Klikk på Flere alternativer, og velg deretter Salesforce Contracts for Word.

Salesforce publiserer ikke en fast tidsplan for oppdateringer av Salesforce Contracts Connector for Word-tillegget.

• Viktige oppdateringer er ofte i samsvar med Salesforces sesongbaserte utgivelsessykluser (Vår, Sommer, Vinter).
• Mindre patcher eller rettelser utgis ofte oftere avhengig av behov.

Utgivelseskunngjøringer deles vanligvis via

• Salesforce-utgivelsesmerknader.
• Microsoft AppSource-oppføring for tillegget.

Kontroller regelmessig disse kildene for å få de nyeste versjonene og oppdateringsdetaljene.