Perguntas frequentes do Microsoft 365 (FAQs)

Integre o Salesforce Contracts ao Microsoft 365 Azure para habilitar a edição de documentos e a colaboração no Word. O Azure fornece a conexão segura necessária para essa integração. Com a integração, os usuários podem:

• Projete e mantenha modelos de contrato usando o Microsoft Word.
• Crie e edite documentos de contrato usando recursos familiares do Word no ambiente do Microsoft 365.

Sim, o Salesforce Contracts funciona sem o Azure, mas com recursos limitados. Sem a integração do Azure, você pode:

• Crie e gerencie modelos de documento no Salesforce usando o OmniStudio ou as ferramentas principais do Salesforce.
• Baixe documentos para edição e revisão offline.
• Carregue versões atualizadas manualmente e mantenha várias versões no Salesforce.

A integração do Azure e do Microsoft Word 365 é necessária para usar esses recursos avançados.

• Edite documentos online.
• Insira dados do Salesforce, como cláusulas, em documentos.
• Realizar redimensionamento colaborativo interno e externo.
• Reconcilie automaticamente e salve as alterações de volta para o Salesforce.

A Salesforce não gerencia nem fornece licenças do Microsoft 365 ou do Azure. Os clientes são responsáveis por configurar e manter seu próprio licenciamento da Microsoft para a integração. Os clientes devem:

• Tenha uma conta do Microsoft Azure.
• Forneça uma licença do Office 365 E1 (ou posterior) para usuários que precisam da integração.
• Lide com a configuração e a renovação de licenças diretamente com a Microsoft.

Para integrar o Salesforce Contracts ao Microsoft 365 e ao Azure, siga estas etapas.

• Configurar um aplicativo do Microsoft Azure.
• Configure um provedor de autenticação no Salesforce.
• Criar uma credencial nomeada no Salesforce.
• Criar um site do SharePoint.
• Configure o Armazenamento de documentos externos para contratos.
• Implemente o complemento Salesforce Contracts Connector para Word.
• (Opcional) Inserir o complemento no Microsoft Word.

Sim. O Salesforce fornece uma configuração guiada para ajudá-lo a configurar a integração do Microsoft 365 e do Azure de modo rápido e preciso. A configuração guiada:

• Simplifica a configuração do Aplicativo do Azure, Provedor de autenticação e Credencial nomeada.
• Inclui instruções passo a passo com ajuda integrada e vídeos do guia passo a passo.
• Valida suas entradas para reduzir erros de configuração.
• Pode ser iniciado na Configuração do Salesforce selecionando Integração do Microsoft 365 e do Azure.

Consulte Configurar a integração do Microsoft 365 e do Azure usando a configuração guiada.

Esse é o aplicativo que você registra no Microsoft Azure Active Directory para integração. It:

• Atua como a identidade do Salesforce no Azure.
• Salesforce para solicitar acesso a recursos do Microsoft 365 como SharePoint e OneDrive.
• É identificado por um ID do cliente e protegido com um Segredo do cliente.

O usuário de integração se autentica com a Credencial nomeada que se conecta ao Azure. Este usuário:

• Deve ser a pessoa que criou o aplicativo Azure
• É usado pelo Salesforce para gerar tokens de acesso do Azure.
• Habilita o complemento do Microsoft Word para acessar e trabalhar com arquivos do Microsoft 365.

Você deve criar um usuário do Azure dedicado com o nível certo de acesso para autenticar a integração do Salesforce. O usuário de integração:

• Deve ser restrito do acesso geral. Nenhum outro funcionário na sua organização deve usar essa conta.

Essa configuração garante uma autenticação segura e consistente para a integração.

O aplicativo conectado (aplicativo Azure AD) requer permissões da API do Microsoft Graph para que o complemento Salesforce Contracts para Word funcione perfeitamente.

Para configurar com privilégios administrativos ou superiores, o aplicativo Azure requer permissões de gravação:

• Files.ReadWrite.All
  • Permite que o aplicativo salve e abra modelos de documentos e contratos do OneDrive.
• Sites.Read.All
  • Permite que o complemento acesse e gerencie documentos em sites de colaboração do SharePoint.
• User.ReadWrite.All
  • Permite que o aplicativo conectado crie extensões de usuário, que armazenam identificadores para vincular usuários à organização correta do Salesforce.
• Diretório.Ler.Todos
  • Fornece acesso a dados de diretório (como usuários e grupos) usados para mapeamento de usuários e controle de acesso.
• openId e offline_access
  • Protege a autenticação do usuário e para manter tokens de sessão.
• mail.send
  • Habilita o complemento para enviar emails de notificação, se necessário.

Para configurar com privilégios mínimos, o aplicativo Azure requer apenas permissões de leitura. Não é necessário acesso de gravação:

• Sites.Selecionado
  • Restringe o aplicativo para acessar apenas sites do SharePoint aprovados explicitamente, em vez de todo o locatário. Essa permissão pode ser usada para substituir Files.ReadWrite.All para maior segurança. Isso garante que o aplicativo possa gravar em sites específicos configurados por meio do explorador de gráfico sem conceder permissões de arquivo globais.
• User.ReadBasic.All
  • Concede ao aplicativo a permissão para ler um conjunto limitado de propriedades de perfil não confidenciais, como displayName, mail, photo, userPrincipalName de todos os usuários em sua organização em nome do usuário conectado.
• User.Read
  • Fornece acesso total ao perfil e permite ler o perfil do usuário conectado (nome, email, ID). Escopo padrão típico para aplicativos que exigem identidade e retrato do usuário. Permite acesso limitado necessário para contextos de autenticação e personalização.
• openId e offline_access
  • Protege a autenticação do usuário e para manter tokens de sessão.

Essas permissões dão suporte a um fluxo de documentos contínuo entre o Salesforce e o Microsoft 365. Os usuários colaboram e editam documentos no Word, e o Salesforce continua sendo o sistema de registro.

A permissão User.ReadWrite.All permite que o aplicativo escreva extensões para todos os usuários, não apenas para aqueles que se autenticaram. A integração ao Microsoft 365:

• Usa uma única conta da Microsoft para autenticar credenciais nomeadas.
• Precisa dessa permissão para escrever extensões para cada usuário que abre o complemento.
• Não pode funcionar corretamente apenas com User.ReadWrite, o que limita o acesso ao usuário atual.

Não. As permissões da API do Microsoft Graph são necessárias para que a integração do Salesforce Contracts ao Word 365 funcione conforme projetado. Principais pontos:

• Não há soluções alternativas para evitar as permissões necessárias do aplicativo do Azure.
• A integração depende da API do Microsoft Graph para acesso seguro a dados do usuário, do OneDrive e do SharePoint.
• Essas permissões são necessárias para:
  • Copie arquivos entre o Salesforce e o OneDrive ou o SharePoint.
  • Modifique as extensões de usuário usadas para autenticação.
  • Crie ou acesse sites do SharePoint para armazenar documentos.

Outras opções se você não precisar de integração ao Word 365:

• Use a versão de desktop do Microsoft Word para edição offline.
• Considere soluções de gerenciamento de documentos de terceiros com diferentes modelos de integração.

As lojas de extensão de integração do Microsoft 365 vinculavam detalhes da organização do Salesforce:

• Os endereços da Web (URLs) da organização.
• Endereços da Web de Single Sign On (SSO) usados para fazer login com segurança.
• Organização ativa: Endereço da Web da sua organização do Salesforce acessada mais recentemente.
• Status de usuário inicial: Rastreia se você estiver usando o complemento pela primeira vez.

Quando você abre o complemento do Microsoft 365, a integração:

• Verifica se há informações armazenadas vinculando seu documento a uma organização do Salesforce.
• Recupera seus detalhes da organização do Salesforce armazenados, como organizações ativas e vinculadas.
• Inicia o processo de autenticação usando estes detalhes da organização.
• Verifica se o documento atual corresponde à organização ativa do Salesforce:
  • Se corresponder, você poderá continuar usando o complemento.
  • Se não corresponder, você será solicitado a mudar para outra organização do Salesforce vinculada e a verificação será repetida.

As extensões são criadas quando você abre um documento em um editor externo pela primeira vez e nenhuma extensão existe. A integração ao Microsoft 365:

• Verifica se uma extensão já existe.
• Comunica-se com o aplicativo Microsoft Azure configurado para criar a extensão para sua conta da Microsoft.
• Exige que o aplicativo Azure tenha as permissões corretas para escrever a extensão.

O SharePoint é usado como um repositório centralizado para:

• Armazenamento de documentos e modelos de contratos do Salesforce Contracts.
• Organização de arquivos em um site do SharePoint dedicado para acesso estruturado.
• Colaboração entre equipes com controle de versão e acesso compartilhado no Microsoft 365.

O OneDrive é usado para processamento temporário de arquivos e edição online.

• Armazena temporariamente documentos quando um usuário inicia a edição no Microsoft Word 365.
• Permite a edição em tempo real de documentos do Salesforce.
• Salva as alterações de volta ao Salesforce após o registro do documento.

Não. Excluir um registro de contrato no Salesforce não remove o arquivo relacionado do OneDrive automaticamente. Principais pontos:

• Os arquivos permanecem no OneDrive mesmo depois que o registro do contrato é excluído.
• Se necessário, remova os arquivos manualmente ou use trabalhos de limpeza automatizados no OneDrive ou no Microsoft 365.

Os usuários podem trabalhar com documentos de contrato no Microsoft Word enquanto permanecem conectados ao Salesforce usando o complemento Salesforce Contracts Connector para Word. Com o complemento, os usuários podem:

• Projete e mantenha modelos diretamente no Word usando suas ferramentas de formatação.
• Abra e edite documentos de contrato capturados do Salesforce.
• Insira dados do Salesforce, incluindo cláusulas da Biblioteca de cláusulas.
• Salve as alterações de volta no Salesforce.
• Use a IA de contratos para criar cláusulas no Word.

Os arquivos são movidos automaticamente do Salesforce para o OneDrive ou o SharePoint depois de você configurar a conexão do Microsoft Azure. O complemento não é necessário para essa etapa. No entanto, o complemento é necessário para:

• Capture dados do Salesforce para o documento.
• Crie seções dentro do documento.
• Adicione e rastreie revisões internas e externas.
• Reconcilie o documento e envie a versão final de volta para o Salesforce.

Os administradores do Salesforce implementam o complemento Salesforce Contracts Connector para Word centralmente por meio da central de administração do Microsoft 365. Etapas de implantação:

• Carregue o arquivo de manifesto de complemento fornecido pelo Salesforce para a central de administradores do Microsoft 365.
• Atribua o complemento a todos os usuários ou grupos específicos conforme necessário.

Depois que o complemento da Microsoft for implementado, os usuários poderão:

• Abra o Microsoft Word 365.
• Clique em Mais opções e selecione Conector do Salesforce Contracts para Word.

O Salesforce não publica uma agenda fixa para atualizações do complemento Salesforce Contracts Connector para Word.

• As principais atualizações costumam se alinhar aos ciclos de lançamento sazonais do Salesforce (Spring, Summer, Winter).
• Pequenos patches ou correções geralmente são lançados com mais frequência, dependendo da necessidade.

Os anúncios de versão geralmente são compartilhados por meio de:

• Notas de versão do Salesforce.
• Listagem do Microsoft AppSource para o complemento.

Para ver a versão mais recente e os detalhes da atualização, verifique regularmente estas fontes.