Часто задаваемые вопросы Microsoft 365

Интегрируйте Salesforce Contracts с Microsoft 365 Azure, чтобы включить редактирование документов и сотрудничество в Word. Azure предоставляет безопасное подключение, необходимое для этой интеграции. С помощью интеграции пользователи могут:

• Создавайте и обслуживайте шаблоны контрактов посредством Microsoft Word.
• Создавайте и редактируйте документы контрактов посредством привычных функций Word в среде Microsoft 365.

Да, Salesforce Contracts работает без Azure, но с ограниченными возможностями. Без интеграции Azure можно:

• Создавайте шаблоны документов в Salesforce и управляйте ими посредством Omnistudio или базовых инструментов Salesforce.
• Загрузите документы для автономного редактирования и проверки.
• Загрузите обновленные версии вручную и обслуживайте несколько версий в Salesforce.

Для использования этих расширенных функций необходима интеграция Azure и Microsoft Word 365.

• Редактирование документов онлайн.
• Вставьте данные Salesforce (например, условия) в документы.
• Выполнение внутренней и внешней совместной перекладки.
• Автоматически сверяйте и сохраняйте изменения обратно в Salesforce.

Salesforce не управляет лицензиями Microsoft 365 или Azure и не предоставляет их. Клиенты отвечают за настройку и обслуживание собственной лицензии Microsoft для интеграции. Клиенты должны:

• Организация Microsoft Azure.
• Предоставьте лицензию Office 365 E1 (или более позднюю) для пользователей, которым нужна интеграция.
• Занимайтесь настройкой и продлением лицензий напрямую в Microsoft.

Чтобы интегрировать Salesforce Contracts с Microsoft 365 и Azure, выполните данные действия.

• Настройка приложения Microsoft Azure.
• Настройка поставщика проверки подлинности в Salesforce.
• Создание именованных регистрационных данных в Salesforce.
• Создание сайта SharePoint.
• Настройка хранилища внешних документов для контрактов.
• Разверните коннектор Salesforce Contracts для надстройки Word.
• (Дополнительно) Вставьте надстройку в Microsoft Word.

Да. Salesforce предоставляет пошаговое руководство по настройке, которое поможет быстро и точно настроить интеграцию Microsoft 365 и Azure. Управляемая настройка:

• Упростит конфигурацию приложения Azure, поставщика проверки подлинности и именованных регистрационных данных.
• Содержит пошаговые инструкции с встроенной справкой и видео пошагового руководства.
• Проверяет записи для уменьшения ошибок настройки.
• Можно запустить в настройках Salesforce, выбрав Microsoft 365 и интеграцию Azure.

См. Настройка интеграции Microsoft 365 и Azure посредством пошагового руководства.

Это приложение, зарегистрированное в Microsoft Azure Active Directory для интеграции. Оно:

• Действует как удостоверение Salesforce в Azure.
• Salesforce для запроса доступа к ресурсам Microsoft 365, например SharePoint и OneDrive.
• Определяется кодом клиента и защищен секретом клиента.

Пользователь интеграции проходит проверку подлинности с помощью именованных регистрационных данных, подключаемых к Azure. Данный пользователь:

• Должен быть автор приложения Azure
• Используется Salesforce для создания маркеров доступа из Azure.
• Включает надстройку Microsoft Word для доступа к файлам Microsoft 365 и работы с ними.

Необходимо создать специального пользователя Azure с соответствующим уровнем доступа для проверки подлинности интеграции Salesforce. Пользователь интеграции:

• Должен быть ограничен в общем доступе: данная организация не должна использоваться другими сотрудниками организации.

Эта настройка обеспечивает безопасную и последовательную проверку подлинности для интеграции.

Связанное приложение (приложение Azure AD) требует полномочий Microsoft Graph API, чтобы надстройка Salesforce Contracts для Word работала без проблем.

Для настройки с правами администратора или выше приложение Azure требует полномочий записи:

• Files.ReadWrite.All
  • Позволяет приложению сохранять и открывать шаблоны документов и контракты из OneDrive.
• Sites.Read.All
  • Позволяет надстройке открывать документы и управлять ими на сайтах сотрудничества SharePoint.
• User.ReadWrite.All
  • Позволяет связанному приложению создавать расширения пользователя, которые хранят идентификаторы для связывания пользователей с правильной организацией Salesforce.
• Directory.Read.All
  • Предоставляет доступ к данным каталога (например, пользователям и группам) — используется для соотнесения пользователей и управления доступом.
• openId и offline_access
  • Обеспечивает проверку подлинности пользователя и обслуживание маркеров сеанса.
• mail.send
  • Включает надстройку для отправки электронных уведомлений при необходимости.

Для настройки с минимальными полномочиями приложение Azure требует только полномочий чтения. Доступ для записи не требуется:

• Sites.Selected
  • Ограничение доступа приложения только к явно утвержденным сайтам SharePoint, а не ко всему клиенту. Это полномочие можно использовать для замены Files.ReadWrite.All для дополнительной безопасности. Это обеспечивает возможность записи приложения на определенные сайты, настроенные посредством проводника по графикам, без предоставления полномочий глобального файла.
• User.ReadBasic.All
  • Предоставляет приложению полномочие на чтение ограниченного набора неконфиденциальных свойств профиля (например, displayName, почта, фотография, userPrincipalName) всех пользователей организации от имени зарегистрированного пользователя.
• User.Read
  • Предоставляет полный доступ к профилю и позволяет просматривать профиль зарегистрированного пользователя (имя, электронная почта, код). Типичная стандартная область для приложений, требующих удостоверения пользователя и портрета. Разрешает ограниченный доступ, необходимый для контекстов проверки подлинности и персонализации.
• openId и offline_access
  • Обеспечивает проверку подлинности пользователя и обслуживание маркеров сеанса.

Эти полномочия поддерживают безупречный поток документов между Salesforce и Microsoft 365. Пользователи сотрудничают и редактируют документы в Word, а Salesforce остается системой записи.

Полномочие User.ReadWrite.All позволяет приложению создавать расширения для всех пользователей, а не только для пользователя, прошедшего проверку подлинности. Интеграция Microsoft 365:

• Использует одну организацию Microsoft для проверки подлинности именованных регистрационных данных.
• Требуется это полномочие для написания расширений для каждого пользователя, открывшего надстройку.
• Невозможно корректно работать только с User.ReadWrite, ограничивающим доступ текущего пользователя.

Нет. Полномочия Microsoft Graph API обязательны для нормальной работы интеграции Salesforce Contracts с Word 365. Ключевые моменты:

• Во избежание обязательных полномочий приложения Azure нет обходных путей.
• Интеграция зависит от Microsoft Graph API для безопасного доступа к данным OneDrive, SharePoint и пользователей.
• Эти полномочия необходимы для:
  • Скопируйте файлы между Salesforce и OneDrive или SharePoint.
  • Измените расширения пользователя, используемые для проверки подлинности.
  • Создайте сайты SharePoint или откройте к ним доступ для хранения документов.

Другие варианты, если интеграция Word 365 не требуется:

• Используйте версию Microsoft Word для автономного редактирования.
• Рекомендуем использовать сторонние решения по управлению документами с разными моделями интеграции.

Сведения об организации Salesforce связаны с расширением интеграции Microsoft 365.

• Веб-адреса организации (URL-адреса).
• Веб-адреса единой регистрации (SSO), используемые для безопасного входа.
• Активная организация: Веб-адрес последней организации Salesforce.
• Статус первого пользователя: Отслеживание первого использования надстройки.

При открытии надстройки Microsoft 365 интеграция:

• Проверяет наличие сохраненных сведений, связывающих документ с организацией Salesforce.
• Извлекает сохраненные сведения об организации Salesforce, например, активные и связанные организации.
• Инициирует процесс проверки подлинности посредством данных сведений об организации.
• Проверяет соответствие текущего документа активной организации Salesforce:
  • При его совпадении можно продолжить использование надстройки.
  • При несовпадении система предлагает переключиться на другую связанную организацию Salesforce, после чего проверка повторяется.

Расширения создаются при первом открытии документа во внешнем редакторе и отсутствии расширения. Интеграция Microsoft 365:

• Проверяет наличие расширения.
• Связывается с настроенным приложением Microsoft Azure для создания расширения для организации Microsoft.
• Требует, чтобы приложение Azure имело соответствующие полномочия для написания расширения.

SharePoint используется в качестве централизованного хранилища для:

• Хранение документов контрактов и шаблонов из Salesforce Contracts.
• Систематизация файлов на выделенном сайте SharePoint для структурированного доступа.
• Совместная работа в группах с контролем версий и общим доступом в Microsoft 365.

OneDrive используется для временной обработки файлов и интерактивного редактирования.

• Временно сохраняет документы, когда пользователь инициирует редактирование в Microsoft Word 365.
• Разрешает редактирование документов из Salesforce в режиме реального времени.
• Сохраняет изменения обратно в Salesforce после регистрации документа.

Нет. Удаление записи контракта в Salesforce не инициирует автоматическое удаление связанного файла из OneDrive. Ключевые моменты:

• Файлы остаются в OneDrive даже после удаления записи контракта.
• При необходимости файлы нужно удалить вручную или использовать автоматические задания очистки в OneDrive или Microsoft 365.

Пользователи могут работать с документами контрактов в Microsoft Word, поддерживая связь с Salesforce, используя коннектор Salesforce Contracts для надстройки Word. С помощью надстройки пользователи могут:

• Создавайте и обслуживайте шаблоны напрямую в Word, используя инструменты форматирования.
• Открытие и редактирование документов контракта, извлеченных из Salesforce.
• Вставьте данные Salesforce, включая условия из библиотеки условий.
• Сохраните изменения обратно в Salesforce.
• Используйте искусственный интеллект контрактов для создания условий в Word.

Файлы автоматически перемещаются из Salesforce в OneDrive или SharePoint после настройки подключения Microsoft Azure. Дополнительный компонент не обязателен для этого этапа. Однако надстройка необходима для выполнения следующих действий:

• Извлеките данные из Salesforce в документ.
• Создайте разделы внутри документа.
• Добавление и отслеживание внутренних и внешних проверок.
• Сверьте документ и перетащите его окончательную версию обратно в Salesforce.

Администраторы Salesforce развертывают коннектор Salesforce Contracts для надстройки Word централизованно посредством центра администрирования Microsoft 365. Этапы развертывания:

• Загрузите файл с дополнительным декларацией, предоставленный Salesforce, в административный центр Microsoft 365.
• При необходимости назначьте надстройку всем пользователям или определенным группам.

После развертывания надстройки Microsoft пользователи могут:

• Откройте Microsoft Word 365.
• Нажмите «Дополнительные параметры», а потом выберите «Коннектор Salesforce Contracts для Word».

Salesforce не публикует фиксированное расписание обновлений коннектора Salesforce Contracts для надстройки Word. Вот чего ожидать.

• Основные обновления часто соответствуют сезонным циклам выпуска Salesforce (весна, лето, зима).
• В зависимости от необходимости, небольшие исправления или исправления часто выпускаются чаще.

Объявления о выпуске обычно публикуются посредством:

• Примечания к выпуску Salesforce.
• Список Microsoft AppSource для надстройки.

Для получения последней версии и сведений об обновлении регулярно проверяйте эти источники.