Vanliga frågor om Microsoft 365

Integrera Salesforce Contracts med Microsoft 365 Azure för att aktivera dokumentredigering och samarbete i Word. Azure tillhandahåller den säkra anslutning som krävs för denna integrering. Med integreringen kan användare:

• Utforma och underhåll kontraktmallar med hjälp av Microsoft Word.
• Skapa och redigera kontraktdokument genom att använda bekanta Word-funktioner i Microsoft 365-miljön.

Ja, Salesforce Contracts fungerar utan Azure, men med begränsade möjligheter. Utan Azure-integrering kan du:

• Skapa och hantera dokumentmallar i Salesforce med hjälp av Omnistudio eller Salesforces kärnverktyg.
• Ladda ner dokument för offlineredigering och granskning.
• Ladda upp uppdaterade versioner manuellt och upprätthåll flera versioner i Salesforce.

Azure- och Microsoft Word 365-integrering krävs för att använda dessa avancerade funktioner.

• Redigera dokument online.
• Infoga Salesforce-data, som klausuler, i dokument.
• Utföra intern och extern samarbetsredlining.
• Avstäm automatiskt och spara ändringarna tillbaka till Salesforce.

Salesforce hanterar eller tillhandahåller inte Microsoft 365- eller Azure-licenser. Kunder är ansvariga för att konfigurera och underhålla sin egen Microsoft-licens för integreringen. Kunder måste:

• Ha ett Microsoft Azure-konto.
• Tillhandahåll en Office 365 E1-licens (eller senare) för användare som behöver integreringen.
• Hantera konfiguration och förnyelse av licenser direkt med Microsoft.

Följ dessa steg för att integrera Salesforce Contracts med Microsoft 365 och Azure.

• Konfigurera en Microsoft Azure-app.
• Konfigurera en autentiseringsleverantör i Salesforce.
• Skapa en autentiseringsuppgift i Salesforce.
• Skapa en SharePoint-webbplats.
• Konfigurera extern dokumentlagring för kontrakt.
• Distribuera Salesforce Contracts Connector för Word-tillägget.
• (Valfritt) Infoga tillägget i Microsoft Word.

Ja. Salesforce tillhandahåller en guidad konfiguration för att hjälpa dig konfigurera Microsoft 365- och Azure-integrering snabbt och korrekt. Guidad konfiguration:

• Effektiviserar konfigurationen av Azure-appen, autentiseringsleverantören och autentiseringsuppgiften.
• Innehåller steg-för-steg-instruktioner med inbäddad hjälp och genomgångsvideor.
• Validerar dina poster för att minska konfigurationsfel.
• Kan startas från Salesforces inställningar genom att välja Microsoft 365 och Azure-integrering.

Se Konfigurera Microsoft 365 och Azure-integrering med guidad konfiguration.

Detta är det program du registrerar i Microsoft Azure Active Directory för integreringen. Det:

• Fungerar som Salesforces identitet i Azure.
• Salesforce för att begära åtkomst till Microsoft 365-resurser som SharePoint och OneDrive.
• Identifieras av ett klient-ID och säkras med en klienthemlighet.

Integreringsanvändaren autentiserar med den autentiseringsuppgift som ansluter till Azure. Denna användare:

• Måste vara personen som skapade Azure-appen
• Används av Salesforce för att skapa åtkomsttokens från Azure.
• Låter Microsoft Word-tillägget komma åt och arbeta med Microsoft 365-filer.

Du måste skapa en dedikerad Azure-användare med rätt åtkomstnivå för att autentisera Salesforce-integreringen. Integreringsanvändaren:

• Måste begränsas från allmän åtkomst—inga andra anställda i din organisation ska använda detta konto.

Denna konfiguration säkerställer säker och enhetlig autentisering för integreringen.

Den anslutna appen (Azure AD-programmet) kräver Microsoft Graph API-behörigheter så Salesforce Contracts för Word fungerar sömlöst.

För att konfigurera med administratörsbehörighet eller högre behörigheter kräver Azure-appen skrivbehörigheter:

• Files.ReadWrite.All .
  • Aktiverar appen för att spara och öppna dokumentmallar och kontrakt från OneDrive.
• Sites.Read.All .
  • Låter tillägget komma åt och hantera dokument på SharePoint-samarbetswebbplatser.
• User.ReadWrite.All .
  • Låter den anslutna appen skapa användartillägg, som lagrar identifierare för att länka användare till rätt Salesforce-organisation.
• Directory.Read.All [Alla]
  • Ger åtkomst till katalogdata (som användare och grupper) — används för användarmappning och åtkomstkontroll.
• openId och offline_access
  • Säkrar användarautentisering och för att upprätthålla sessionstokens.
• mail.skicka
  • Aktiverar tillägget för att skicka e-postmeddelanden om det behövs.

För att konfigurera med minimala behörigheter kräver Azure-appen endast läsbehörigheter. Ingen skrivåtkomst behövs:

• Sites.Selected [Webbplatser.valda]
  • Begränsar appen till att endast komma åt uttryckligen godkända SharePoint-webbplatser istället för hela arrendatorn. Denna behörighet kan användas för att ersätta Files.ReadWrite.All för extra säkerhet. Detta säkerställer att appen kan skriva till specifika webbplatser som konfigurerats via grafutforskaren utan att bevilja globala filbehörigheter.
• User.ReadBasic.All .
  • Beviljar appen behörighet att läsa en begränsad uppsättning icke-känsliga profilegenskaper som displayName, mail, foto, userPrincipalName för alla användare i din organisation för den inloggade användaren.
• Användare.Läs
  • Ger fullständig profilåtkomst och tillåter läsning av den inloggade användarens profil (namn, e-post, ID). Typiskt standardomfång för appar som kräver användaridentitet och stående läge. Ger begränsad åtkomst som behövs för autentisering och personanpassning.
• openId och offline_access
  • Säkrar användarautentisering och för att upprätthålla sessionstokens.

Dessa behörigheter har stöd för sömlöst dokumentflöde mellan Salesforce och Microsoft 365. Användare samarbetar och redigerar dokument i Word, och Salesforce förblir postsystemet.

Behörigheten User.ReadWrite.All låter appen skriva tillägg för alla användare, inte bara den som autentiserade. Microsoft 365-integreringen:

• Använder ett enskilt Microsoft-konto för att autentisera autentiseringsuppgifter.
• Behöver denna behörighet för att skriva tillägg för varje användare som öppnar tillägget.
• Kan inte fungera korrekt med endast User.ReadWrite, vilket begränsar åtkomsten till den aktuella användaren.

Nej. Microsoft Graph API-behörigheter krävs för att Salesforce Contracts integrering med Word 365 ska fungera som planerat. Nyckelpunkter:

• Det finns inga lösningar för att undvika de Azure-appbehörigheter som behövs.
• Integreringen beror på Microsoft Graph API för säker åtkomst till OneDrive, SharePoint och användardata.
• Dessa behörigheter krävs för att:
  • Kopiera filer mellan Salesforce och OneDrive eller SharePoint.
  • Ändra de användartillägg som används för autentisering.
  • Skapa eller öppna SharePoint-webbplatser för att lagra dokument.

Andra alternativ om du inte kräver Word 365-integrering:

• Använd skrivbordsversionen av Microsoft Word för offlineredigering.
• Överväg dokumenthanteringslösningar från tredje part med olika integreringsmodeller.

Microsoft 365-integreringstillägget lagrar länkade Salesforce-organisationsdetaljer:

• Organisationens webbadresser (URL:er).
• Webbadresser för enkel inloggning (SSO) som används för att logga in säkert.
• Aktiv organisation: Webbadress för din senast besökta Salesforce-organisation.
• Statusen Förstagångsanvändare: Följer om du använder tillägget för första gången.

När du öppnar Microsoft 365-tillägget:

• Kontrollerar om det finns lagrad information som länkar ditt dokument till en Salesforce-organisation.
• Hämtar dina lagrade Salesforce-organisationsdetaljer, till exempel aktiva och länkade organisationer.
• Inleder autentiseringsprocessen genom att använda dessa organisationsdetaljer.
• Verifierar om det aktuella dokumentet matchar den aktiva Salesforce-organisationen:
  • Om det matchar kan du fortsätta använda tillägget.
  • Om det inte matchar ombes du växla till en annan länkad Salesforce-organisation och verifieringen upprepas.

Tillägg skapas när du öppnar ett dokument i en extern redigerare för första gången och inget tillägg finns. Microsoft 365-integreringen:

• Kontrollerar om ett tillägg redan finns.
• Kommunicerar med den konfigurerade Microsoft Azure-appen för att skapa tillägget för ditt Microsoft-konto.
• Kräver att Azure-appen har rätt behörigheter för att skriva tillägget.

SharePoint används som en centraliserad databas för:

• Lagra kontraktdokument och mallar från Salesforce Contracts.
• Organisera filer i en dedikerad SharePoint-webbplats för strukturerad åtkomst.
• Samarbeta mellan team med versionshantering och delad åtkomst inom Microsoft 365.

OneDrive används för tillfällig filhantering och onlineredigering.

• Lagrar tillfälligt dokument när en användare inleder redigering i Microsoft Word 365.
• Tillåter redigering i realtid av dokument från Salesforce.
• Sparar tillbaka ändringarna till Salesforce efter att dokumentet har checkats in.

Nej. Att ta bort en kontraktpost i Salesforce tar inte bort den relaterade filen från OneDrive automatiskt. Nyckelpunkter:

• Filer finns kvar i OneDrive även efter att kontraktposten har tagits bort.
• Om det behövs måste du ta bort filerna manuellt eller använda automatiserade rensningsjobb i OneDrive eller Microsoft 365.

Användare kan arbeta med kontraktdokument i Microsoft Word medan de är anslutna till Salesforce genom att använda Salesforce Contracts Connector för Word-tillägget. Med tillägget kan användare:

• Utforma och underhåll mallar direkt i Word med hjälp av dess formateringsverktyg.
• Öppna och redigera kontraktdokument som hämtas från Salesforce.
• Infoga Salesforce-data, inklusive klausuler från klausulbiblioteket.
• Spara tillbaka ändringarna till Salesforce.
• Använd Kontrakt-AI för att skriva klausuler i Word.

Filer flyttas automatiskt från Salesforce till OneDrive eller SharePoint efter att du har konfigurerat Microsoft Azure-anslutningen. Tillägget krävs inte för detta steg. Tillägget krävs dock för att:

• Hämta data från Salesforce till dokumentet.
• Skapa sektioner inuti dokumentet.
• Lägg till och följ interna och externa granskningar.
• Avstäm dokumentet och pusha tillbaka den slutgiltiga versionen till Salesforce.

Salesforce-administratörer distribuerar Salesforce Contracts Connector för Word-tillägget centralt via administrationscentret för Microsoft 365. Distributionssteg:

• Ladda upp manifestfilen för tillägg som tillhandahålls av Salesforce till Microsoft 365 admincenter.
• Tilldela tillägget till alla användare eller specifika grupper efter behov.

När Microsoft-tillägget har distribuerats kan användare:

• Öppna Microsoft Word 365.
• Klicka på Fler alternativ och välj sedan Salesforce Contracts Connector för Word.

Salesforce publicerar inte ett fast schema för uppdateringar av Salesforce Contracts Connector för Word-tillägget. Detta kan du förvänta dig.

• Större uppdateringar följer ofta Salesforces säsongsutgivningscykler (Vår, Sommar, Vinter).
• Mindre patchar eller fixar släpps ofta oftare, beroende på behov.

Releasemeddelanden delas vanligtvis genom:

• Salesforce versionsinformation.
• Microsoft AppSource-listning för tillägget.

För den senaste versionen och uppdateringsdetaljer, kontrollera regelbundet dessa källor.