Microsoft 365 常見問題 (FAQ)

將 Salesforce Contracts 與 Microsoft 365 Azure 整合,以在 Word 中啟用文件編輯和協同合作。Azure 提供此整合所需的安全連線。透過整合使用者可以:

• 使用 Microsoft Word 設計和維護契約範本。
• 使用 Microsoft 365 環境中的熟悉 Word 功能建立和編輯契約文件。

是,Salesforce Contracts 適用於不含 Azure,但功能有限。若沒有 Azure 整合,您可以:

• 使用 Omnistudio 或 Salesforce 核心工具在 Salesforce 中建立與管理文件範本。
• 下載文件以供離線編輯和檢閱。
• 手動上載更新的版本,並在 Salesforce 中維護多個版本。

需要 Azure 與 Microsoft Word 365 整合才能使用這些進階功能。

• 線上編輯文件。
• 將 Salesforce 資料 (例如子句) 插入至文件。
• 執行內部與外部協同合作重新整理。
• 自動協調變更並將其儲回 Salesforce。

Salesforce 不會管理或提供 Microsoft 365 或 Azure 授權。客戶負責為整合設定和維護自己的 Microsoft 授權。客戶必須:

• 擁有 Microsoft Azure 帳戶。
• 為需要整合的使用者提供 Office 365 E1 授權 (或更新版本)。
• 直接與 Microsoft 處理授權設定與續約。

若要將 Salesforce Contracts 與 Microsoft 365 和 Azure 整合,請遵循以下步驟。

• 設定 Microsoft Azure 應用程式。
• 在 Salesforce 中設定驗證提供者。
• 在 Salesforce 中建立已命名認證。
• 建立 SharePoint 網站。
• 設定契約的外部文件儲存空間。
• 部署 Salesforce Contracts Connector for Word 附加元件。
• (選用) 將附加元件插入至 Microsoft Word。

是。Salesforce 提供引導式設定,以協助您快速且準確地設定 Microsoft 365 與 Azure 整合。引導式設定:

• 簡化 Azure 應用程式、驗證提供者和已命名認證的組態。
• 包含內嵌說明和逐步解說影片的逐步指示。
• 驗證您的項目以減少設定錯誤。
• 您可以透過選取「Microsoft 365 與 Azure 整合」,從「Salesforce 設定」啟動。

請參閱 使用引導式設定設定 Microsoft 365 與 Azure 整合。

這是您在 Microsoft Azure Active Directory 中註冊整合的應用程式。其:

• 在 Azure 內作為 Salesforce 的身分。
• Salesforce 要求存取 Microsoft 365 資源,例如 SharePoint 和 OneDrive。
• 由「用戶端識別碼」識別,並使用「用戶端密碼」保護。

整合使用者會使用連線至 Azure 的已命名認證進行驗證。此使用者:

• 必須是建立 Azure 應用程式的人員
• 由 Salesforce 用於從 Azure 產生存取權杖。
• 啟用 Microsoft Word 附加元件以存取與使用 Microsoft 365 檔案。

您必須建立具有正確存取層級的專屬 Azure 使用者,才能驗證 Salesforce 整合。整合使用者:

• 必須限制一般存取權,組織中的其他員工不應使用此帳戶。

此設定可確保整合的安全且一致的驗證。

「連線的應用程式」(Azure AD 應用程式) 需要 Microsoft Graph API 權限,因此 Word 的 Salesforce Contracts 附加元件可順暢運作。

若要使用管理員或更高權限來設定,Azure 應用程式需要寫入權限:

• Files.ReadWrite.All
  • 讓應用程式從 OneDrive 儲存及開啟文件範本與契約。
• Sites.Read.All
  • 讓「附加元件」存取並管理 SharePoint 協同合作網站中的文件。
• User.ReadWrite.All
  • 讓連線應用程式建立使用者擴充,其會儲存用於將使用者連結至正確 Salesforce 組織的識別碼。
• Directory.Read.All (目錄全部)
  • 提供目錄資料 (例如使用者和群組) 的存取權,用於使用者對應和存取控制。
• openId 與 offline_access
  • 保護使用者驗證並維護工作階段權杖。
• mail.send
  • 啟用「附加元件」,在需要時傳送通知電子郵件。

若要以最低權限進行設定,Azure 應用程式僅需要讀取權限。不需要寫入存取權:

• 網站。已選取
  • 限制應用程式僅存取明確批准的 SharePoint 網站,而非存取整個租戶。此權限可用來取代 Files.ReadWrite.All 以增加安全性。這可確保應用程式可以透過圖表探索器設定的特定網站寫入,而無須授與全域檔案權限。
• User.ReadBasic.All
  • 授與應用程式權限,以代表登入使用者讀取組織中所有使用者的有限集非敏感設定檔內容,例如 displayName、mail、photo、userPrincipalName。
• User.Read
  • 提供完整設定檔存取權,並允許讀取登入使用者的設定檔 (名稱、電子郵件、識別碼)。需要使用者身分與直向的應用程式其標準預設範圍。允許對驗證和個人化內容所需的有限存取權。
• openId 與 offline_access
  • 保護使用者驗證並維護工作階段權杖。

這些權限支援 Salesforce 與 Microsoft 365 之間流暢的文件流程。使用者可在 Word 中協同合作和編輯文件,且 Salesforce 仍是記錄系統。

User.ReadWrite.All 權限可讓應用程式為所有使用者 (而不只是已驗證的使用者) 撰寫擴充功能。Microsoft 365 整合:

• 使用單一 Microsoft 帳戶來驗證已命名認證。
• 需要此權限可為開啟「附加元件」的每個使用者撰寫擴充功能。
• 僅 User.ReadWrite 無法正常運作,這會限制目前使用者的存取權。

否,需要 Microsoft Graph API 權限,Salesforce Contracts 與 Word 365 整合才能依照設計運作。重點:

• 沒有因應措施可以避免需要的 Azure 應用程式權限。
• 整合取決於 Microsoft Graph API,以安全存取 OneDrive、SharePoint 和使用者資料。
• 以下權限是必要的:
  • 在 Salesforce 與 OneDrive 或 SharePoint 之間複製檔案。
  • 修改用於驗證的使用者擴充。
  • 建立或存取 SharePoint 網站以儲存文件。

如果您不需要 Word 365 整合,則其他選項:

• 使用桌面版 Microsoft Word 進行離線編輯。
• 請考慮使用不同的整合模型來使用第三方文件管理解決方案。

Microsoft 365 整合延伸模組會儲存連結的 Salesforce 組織詳細資料:

• 組織的網址 (URL)。
• 用於安全登入的單一登入 (SSO) 網址。
• 啟用組織:您最近存取 Salesforce 組織的網址。
• 首次使用者狀態:追蹤您是否首次使用「附加元件」。

當您開啟 Microsoft 365 附加元件時,整合會:

• 檢查是否有儲存的資訊會將您的文件連結至 Salesforce 組織。
• 檢索儲存的 Salesforce 組織詳細資料,例如已啟用和已連結的組織。
• 使用這些組織詳細資料起始驗證流程。
• 確認目前文件是否符合已啟用的 Salesforce 組織:
  • 如果符合,您可以繼續使用「附加元件」。
  • 如果不符合,系統會提示您切換至另一個連結的 Salesforce 組織,並重複驗證。

當您第一次在外部編輯器中開啟文件,且沒有副檔名存在時,便會建立副檔名。Microsoft 365 整合:

• 檢查延伸模組是否已存在。
• 與設定的 Microsoft Azure 應用程式通訊,以建立 Microsoft 帳戶的擴充功能。
• 需要 Azure 應用程式擁有撰寫擴充功能的正確權限。

SharePoint 會作為集中式存放庫用於:

• 從 Salesforce Contracts 儲存契約文件與範本。
• 在專屬 SharePoint 網站中組織檔案以取得結構化存取權。
• 透過 Microsoft 365 內的版本控制與共用存取權,跨小組協同合作。

OneDrive 用於暫時檔案處理和線上編輯。

• 當使用者在 Microsoft Word 365 中開始編輯時,暫時儲存文件。
• 允許從 Salesforce 即時編輯文件。
• 簽入文件後,儲存變更回 Salesforce。

否,刪除 Salesforce 中的契約記錄並不會自動從 OneDrive 中移除相關檔案。重點:

• 即使刪除契約記錄,檔案仍會保留在 OneDrive 中。
• 您必須視需要手動移除檔案,或在 OneDrive 或 Microsoft 365 中使用自動化清除工作。

使用者可以使用 Salesforce Contracts Connector for Word 附加元件,在 Microsoft Word 中使用契約文件,同時保持與 Salesforce 連線。使用附加元件,使用者可以:

• 使用其格式化工具,直接在 Word 中設計和維護範本。
• 開啟和編輯從 Salesforce 提取的契約文件。
• 插入 Salesforce 資料,包括子句庫中的子句。
• 將變更儲存回 Salesforce。
• 使用契約 AI 在 Word 中建立子句草稿。

設定 Microsoft Azure 連線後,檔案會自動從 Salesforce 移至 OneDrive 或 SharePoint。此步驟不需要「附加元件」。不過,下列項目需要「附加元件」:

• 將 Salesforce 的資料提取至文件。
• 在文件內部建立區段。
• 新增並追蹤內部和外部檢閱。
• 協調文件並將最終版本推送回 Salesforce。

Salesforce 管理員會透過 Microsoft 365 管理中心集中部署 Salesforce Contracts Connector for Word 附加元件。部署步驟:

• 將 Salesforce 提供的「附加元件」資訊清單檔案上載至 Microsoft 365 管理中心。
• 視需要將「附加元件」指派給所有使用者或特定群組。

部署 Microsoft 附加元件後,使用者可以:

• 開啟 Microsoft Word 365。
• 按一下「更多選項」,然後選取「Salesforce Contracts Connector for Word」。

Salesforce 不會發佈更新 Salesforce Contracts Connector for Word 附加元件的固定排程。以下是預期的狀況。

• 主要更新通常會與 Salesforce 的季節性發行週期 (春季、夏季、冬季) 保持一致。
• 視需要,較小的修補程式或修正程式通常會更頻繁地發行。

發行公告通常透過以下方式共用:

• Salesforce 版本注意事項。
• 附加元件的 Microsoft AppSource 清單。

如需最新版本與更新詳細資料,請定期檢查這些來源。