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Überprüfen eines Vertragsdokuments im Modus "Nicht private externe Überprüfung"

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Überprüfen eines Vertragsdokuments im Modus "Nicht private externe Überprüfung"

Nachdem der Vertragsautor den Vertrag zur externen Überprüfung gesendet hat, öffnen die Überprüfer das Dokument, nehmen verfolgte Änderungen und Kommentare vor und markieren ihre Überprüfung als abgeschlossen. Der Überprüfungsstatus wird in Salesforce aktualisiert, wo der Vertragsautor den Überprüfungsstatus überprüft und das Dokument nach Abschluss der Überprüfung wieder eincheckt.

Erforderliche Editionen

ERFORDERLICHE EDITIONEN
Verfügbar in: Lightning Experience
Verfügbarkeit: Enterprise, Unlimited, Professional und Developer Edition
Erforderliche Benutzerberechtigungen
Ausführen einer externen nicht privaten Überprüfung: Keine

Bei einer nicht privaten externen Überprüfung bearbeiten alle Überprüfer dasselbe Microsoft Word-Dokument. Wenn Überprüfer Kommentare hinzufügen und Änderungen verfolgen, sind die Aktualisierungen für alle Teilnehmer der Überprüfung sichtbar.

Bevor Sie beginnen

  1. Greifen Sie als externer Überprüfer auf den Vertrag zu und überprüfen Sie ihn.
    1. Öffnen Sie die Einladungs-E-Mail des Vertragsautors.
      Der Link in dieser E-Mail funktioniert nur für den direkten Empfänger.
    2. Klicken Sie in der E-Mail auf Öffnen.
      Das Vertragsdokument wird in Microsoft 365 Word Online in Ihrem Browser geöffnet.
    3. Klicken Sie auf der Registerkarte "Startseite" auf das Add-In "Salesforce Contracts for Word".
    4. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Account an und wählen Sie Ihre Organisation aus.
      Der Salesforce Contracts Connector für Word wird geladen.
    5. Überprüfen Sie die verfügbaren Registerkarten: Änderungen, Kommentare und Dokument.
      Verfolgungsänderungen werden automatisch aktiviert. Alle von Ihnen vorgenommenen Bearbeitungen werden als Vorschläge verfolgt.
    6. Überprüfen Sie den Vertrag und nehmen Sie Ihre Bearbeitungen direkt im Dokument vor.
      Verfolgte Änderungen werden als farbige Einfügungen und durchgestrichener Text angezeigt.
    7. Wählen Sie zum Hinzufügen eines Kommentars den entsprechenden Text im Dokument aus und verwenden Sie die Registerkarte "Kommentare" in der Randleiste, um eine Unterhaltung zu starten.
      Kommentare sind für alle Überprüfer und den Vertragsautor sichtbar.
  2. Schließen Sie die externe Überprüfung ab.
    1. Klicken Sie auf der Randleiste des Salesforce Contracts Connectors für Word nach Abschluss der Bearbeitungen und Kommentare auf Als abgeschlossen markieren.
    2. Wählen Sie im Dialogfeld Als abgeschlossen markieren die Option Ich stimme der Erfassung meiner Daten zu und klicken Sie dann auf Weiter. Klicken Sie alternativ direkt auf Weiter, um den Einwilligungsschritt zu überspringen.
      Salesforce speichert Ihren Namen und Ihre Überprüfungsinformationen, um Berichte zu unterstützen.
    3. Klicken Sie auf Überprüfung abschließen.

      Der Link Überprüfungsstatus anzeigen wird aktiv. Auf der Registerkarte "Änderungen" wird eine Zusammenfassung aller Bearbeitungen nach Abschnitt mit der Bezeichnung "Bearbeitet" oder "Gelöscht" angezeigt. Der Vertragsautor kann den Überprüfungsstatus überprüfen und das Dokument wieder aufrufen, wenn alle Überprüfer die Überprüfung abgeschlossen haben.

  3. Überprüfen Sie als Vertragsautor Änderungen und Prüfungen externer Überprüfer und integrieren Sie sie in das Dokument.
    1. Öffnen Sie das Vertragsdokument in Salesforce Contracts und klicken Sie auf In Microsoft 365-Editor öffnen.
    2. Überprüfen Sie auf der Salesforce Contracts Connector for Word-Randleiste die Registerkarte "Änderungen".

      Auf der Registerkarte wird "Überprüfung abgeschlossen" mit einer Zusammenfassung der Änderungen des Überprüfers nach Abschnitt angezeigt.

    3. Klicken Sie zum Überprüfen des Überprüferstatus auf Überprüfungsstatus anzeigen.

      Im Dialogfeld "Status der externen Überprüfung" werden der Name, der Zugriffstyp und der Status des Überprüfers als "Abgeschlossen" angezeigt.

    4. Überprüfen Sie verfolgte Änderungen im Dokument.

      Bei jeder Änderung wird eine QuickInfo zum Akzeptieren oder Ablehnen von Vorschlägen angezeigt.

    5. Lesen Sie auf der Registerkarte "Kommentare" die Kommentare der Überprüfer und antworten Sie bei Bedarf.
    6. Klicken Sie auf Check-in und bestätigen Sie dies durch erneutes Klicken auf Check-in.
    7. Klicken Sie auf OK.

      Nach Abschluss des Check-ins erstellt Salesforce Contracts eine Dokumentversion und markiert sie als "Aktiv", wobei alle verfolgten Änderungen beibehalten werden.

 
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