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在非私人外部檢閱模式中檢閱契約文件

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在非私人外部檢閱模式中檢閱契約文件

契約作者傳送契約進行外部審查後,檢閱者會開啟文件、進行追蹤的變更和註解,並將其審查標記為完成。審查狀態會在 Salesforce 中更新,契約作者會在其中檢查審查狀態,並在所有審查者完成審查時重新檢查文件。

必要版本

所需版本
提供版本：Lightning Experience
提供版本：Enterprise、Unlimited、Professional 及 Developer Edition
所需的使用者權限
完成外部非私人審查: 無

在非私人外部檢閱中,所有檢閱者都會編輯相同的 Microsoft Word 文件。檢閱者新增註解並追蹤變更時,參與檢閱的每個人皆可看見更新。

開始之前

  1. 以外部檢閱者的身分存取並檢閱契約。
    1. 開啟來自契約作者的邀請電子郵件。
      此電子郵件中的連結僅適用於直接收件者。
    2. 按一下電子郵件中的「開啟」。
      契約文件會在瀏覽器中的 Microsoft 365 Word Online 中開啟。
    3. 在「首頁」索引標籤上,按一下 Salesforce Contracts for Word 附加元件。
    4. 如果出現提示,請登入您的 Microsoft 帳戶並選取您的組織。
      「Salesforce Contracts Connector for Word」側列隨即載入。
    5. 檢閱可用的索引標籤:變更、註解和 文件。
      追蹤變更會自動啟用。您所做的所有編輯都會作為建議進行追蹤。
    6. 檢閱契約並直接在文件中進行編輯。
      追蹤的變更會顯示成彩色的插入及刪除線文字。
    7. 若要新增註解,請選取文件中的相關文字,然後使用側列中的「註解」 索引標籤來開始對話。
      所有檢閱者和契約作者皆可看見註解。
  2. 完成外部審查。
    1. 在「Salesforce Contracts Connector for Word」側列中,在您完成編輯和註解後,按一下「標記為完成」。
    2. 在「標記為完成」 對話方塊中,選取「我同意將我的資料」,然後按一下「下一步」。或者,若要略過同意步驟,請直接按一下「下一步」。
      Salesforce 會儲存您的姓名並檢閱資訊以支援報告。
    3. 按一下「完成檢閱」。

      檢視檢閱狀態連結會變為啟用。「變更」 索引標籤會依區段顯示所有編輯的摘要,標記為「已編輯」或「已刪除」。契約作者可以檢查檢閱狀態,並在所有檢閱者完成檢閱時重新檢查文件。

  3. 身為契約作者,請檢閱並將外部檢閱者變更與檢查納入文件。
    1. 在 Salesforce Contracts 中開啟契約文件,然後按一下「在 Microsoft 365 編輯器中開啟」。
    2. 在「Salesforce Contracts Connector for Word」側列中,檢閱「變更」索引標籤。

      此索引標籤會顯示「已 完成檢閱 」與各區段檢閱者變更的摘要。

    3. 若要確認檢閱者的狀態,請按一下「檢視檢閱狀態」。

      外部檢閱狀態對話方塊會將檢閱者的名稱、存取類型和狀態顯示為「已完成」。

    4. 檢閱文件中追蹤的變更。

      「接受或拒絕建議」工具提示會顯示在每個變更上。

    5. 在「註解」 索引標籤中,讀取檢閱者註解並視需要進行回覆。
    6. 按一下「簽到」,然後再次按一下「簽到」來確認。
    7. 按一下「確定」。

      簽到完成後,Salesforce Contracts 會建立文件版本,並將其標記為「啟用」,並保留所有追蹤的變更。

 
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