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Planen der Implementierung von Salesforce Contracts
Erfassen Sie Geschäftsanforderungen, bewerten Sie Ihren aktuellen Vertragserstellungsprozess, sequenzieren Sie die Bereitstellung von Funktionen und bereiten Sie Ihr Team auf eine erfolgreiche Implementierung von Salesforce Contracts vor.
Erfassen von Anforderungen
Eine effektive Anforderungserfassung ist die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung. In dieser Phase müssen Sie verstehen, wie Ihre Organisation Verträge heute handhabt, Probleme identifizieren und definieren, wie der Erfolg in Ihrem zukünftigen Zustand aussieht.
Arbeiten Sie mit Beteiligten aus den Bereichen Recht, Vertrieb, Beschaffung und Betrieb zusammen, um diese Fragen zu beantworten:
- Vertragstypen und -volumen
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- Welche Arten von Verträgen verwaltet Ihre Organisation (Vertriebsvereinbarungen, Serviceverträge, Partnerschaftsvereinbarungen, Verlängerungen)?
- Wie viele Verträge verarbeitet Ihr Team pro Monat oder Quartal?
- Folgen unterschiedliche Vertragskategorien unterschiedlichen Prozessen?
- Erstellung und Dokumentverwaltung
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- Wie werden Vertragsdokumente heute erstellt? Sind Vorlagen standardisiert oder ad hoc?
- Verfasst Ihr Team Verträge in Microsoft Word und muss es in Echtzeit zusammenarbeiten? Wenn dies der Fall ist, sollten Sie Ihr IT- oder Azure-Administratorteam frühzeitig einbeziehen. Für die Microsoft 365-Integration sind Registrierung, Mandantenkonfiguration und Accountverknüpfung für Azure-Anwendungen erforderlich, was die Implementierung verzögern kann, wenn dies nicht im Voraus geplant ist.
- Verfügen Sie über eine Bibliothek mit vorab genehmigten Klauseln oder beginnt jeder Vertrag von vorn?
- Überprüfung, Genehmigung und Verhandlung
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- Wer genehmigt Verträge und variiert die Genehmigungskette je nach Vertragswert oder -typ?
- Wie verhandeln Sie mit Gegenparteien – Offline-Redlines, Online-Zusammenarbeit oder beides?
- Benötigen externe Parteien Zugriff zum Überprüfen oder Unterzeichnen von Verträgen? Wenn ja, legen Sie Ihr Zusammenarbeitsmodell im Voraus fest: Externe Überprüfer können über Azure-Gastbenutzeraccounts (keine Microsoft 365-Lizenz erforderlich), private externe Überprüfungslinks oder Offline-Dokumentaustausch zusammenarbeiten. Jedes Modell hat unterschiedliche Setup-Anforderungen.
- Ausführung und Compliance
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- Wie werden Verträge heute unterzeichnet? Verwenden Sie bereits DocuSign oder einen anderen E-Signatur-Anbieter?
- Wie verfolgen Sie nach der Ausführung Verpflichtungen wie Zahlungsbedingungen, Lieferpläne oder SLAs?
- Welche Berichte oder Analysen benötigen Beteiligte zum Vertragsstatus und zur Leistung?
- Was geschieht, wenn Signaturen ablaufen, ungültig sind oder abgelehnt werden? Planen Sie, wie Ihr Zustandsmodell diese Ausnahmepfade verarbeitet – nicht nur den glücklichen Pfad vom Entwurf zur Aktivierung.
- Systeme und Daten
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- Woher stammen Verträge – aus Opportunities, Angeboten, Aufträgen oder externen Quellen?
- Haben Sie ältere Verträge, die digitalisiert oder migriert werden müssen?
- Welche vorhandenen Systeme (CRM, ERP, Dokumentverwaltung) müssen in Salesforce Contracts integriert werden?
Sequenzieren Ihrer Funktionsbereitstellung
Salesforce Contracts-Funktionen bauen aufeinander auf. Wenn Sie die richtige Sequenz festlegen, vermeiden Sie Nacharbeit und schaffen Sie eine solide Grundlage, bevor Sie erweiterte Funktionen hinzufügen.
Viele Implementierungen folgen diesem Fortschritt:
- Definieren von Vertragstypen und Lebenszyklusphasen
- Bestimmen Sie, welche Vertragstypen Ihre Organisation verwaltet und welche Phasen die einzelnen Typen durchlaufen. Dies ist die Grundlage – Vertragstypen steuern, welche Vorlagen, Genehmigungsprozesse und Aktionen auf die einzelnen Verträge angewendet werden.
- Konfigurieren von Statusmodellen und -umstellungen
- Richten Sie die zulässigen Pfade zwischen Lebenszyklusphasen und die Aktionen ein, die jede Umstellung auslösen. Beginnen Sie mit dem Standardstatusmodell und erweitern Sie es, wenn Ihr Prozess benutzerdefinierte Phasen erfordert. Gehen Sie die Ausnahmeszenarien durch – abgelehnte Genehmigungen, abgelaufene Signaturen, gesperrte Dokumente –, um sicherzustellen, dass jeder Bundesstaat über einen gültigen Pfad verfügt.
- Einrichten der Dokumenterstellung
- Konfigurieren Sie Dokumentvorlagen, die Microsoft 365-Integration (falls zutreffend) und Ihre Klauselbibliothek. Legen Sie fest, ob Ihr Team Dokumente aus Vorlagen erstellt, vorhandene Dokumente importiert oder Autoren direkt in Microsoft Word online erstellt.
- Konfigurieren von Genehmigungen und elektronischer Signatur
- Definieren Sie Genehmigungs-Workflows für jeden Vertragstyp und richten Sie die DocuSign-Integration für die elektronische Ausführung ein.
Nachdem dieser Kern vorhanden ist, wird Ihre Implementierung maßgeschneidert. Je nach Ihren Geschäftsprioritäten können Sie dann Folgendes konfigurieren:
- Kontextservicezuordnungen
- Füllen Sie Vertragsfelder automatisch aus Opportunities, Angeboten oder Aufträgen aus.
- Obligationsverwaltung
- Verfolgen Sie Verpflichtungen nach der Ausführung und den Compliance-Status.
- AI für Verträge
- Entwerfen Sie Klauseln mit generativer AI, extrahieren Sie Daten aus alten Verträgen oder verwenden Sie die Massenextraktion für große Repositorys.
- Vertragssuche und Agentforce
- Aktivieren Sie die Suche in natürlicher Sprache in Ihrem gesamten Vertragsportfolio.
- Salesforce Contracts Analytics
- Stellen Sie Dashboards für die Lebenszyklusverfolgung, KPIs und die Compliance-Überwachung bereit.
- Partner- und Community-Zugriff
- Erweitern Sie die Vertragsfunktionen über Experience Cloud auf externe Benutzer.
Bewerten Ihrer Daten
Überlegen Sie, welche vorhandenen Vertragsdaten in Salesforce Contracts aufgenommen werden müssen, einschließlich aktiver Verträge, historischer Verträge und wichtiger Dokumentvorlagen und -klauseln.
Bewerten Sie die Qualität Ihrer vorhandenen Daten und ermitteln Sie, welche Bereinigung oder Transformation vor dem Import erforderlich ist. Wenden Sie sich an Ihren Salesforce-Administrator oder Implementierungspartner, um die geeignete Importmethode anhand des Datenvolumens und der Komplexität zu bestimmen.
Vorbereiten Ihrer Benutzer
Für eine erfolgreiche Implementierung ist neben der technischen Konfiguration auch die Benutzerbereitschaft erforderlich. Wie Sie planen:
- Ermitteln Sie, welche Personas mit Verträgen interagieren und welche Berechtigungen die einzelnen benötigen. Für unterschiedliche Rollen sind unterschiedliche Berechtigungssatzkombinationen erforderlich. Beispielsweise sind für die Dokumentgenerierung neben "CLM-Laufzeitbenutzer" auch "DocGen-Designer" und "OmniStudio-Benutzer" erforderlich. Benutzer, die nur Verträge überprüfen oder genehmigen, benötigen möglicherweise keine Revenue Cloud Advanced-Lizenz. Entsprechende Informationen finden Sie unter Personen in Salesforce Contracts.
- Planen Sie Schulungen für Ihre Bereitstellungsphasen, damit Benutzer Funktionen kennenlernen, sobald sie verfügbar sind.
- Testen Sie die Dokumentgenerierung und Vorlagenvorgänge mit Nicht-Administrator-Benutzeraccounts vor der Liveschaltung. Berechtigungslücken werden oft nur angezeigt, wenn Laufzeitbenutzer (nicht Administratoren) Aufgaben zum ersten Mal ausführen.
- Planen Sie Benutzerakzeptanztests, bevor jede Phase live geschaltet wird.
