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Planificar su implementación de Salesforce Contracts
Recopile requisitos de negocio, evalúe su proceso de contratación actual, secuencie la implementación de funciones y prepare su equipo para una implementación exitosa de Salesforce Contracts.
Recopilar requisitos
La recopilación de requisitos efectiva es la base de una implementación exitosa. Esta fase implica comprender cómo gestiona su organización los contratos hoy, identificar puntos débiles y definir el aspecto del éxito en su estado futuro.
Trabaje con partes interesadas de los sectores legal, de ventas, de adquisiciones y de operaciones para responder a estas preguntas:
- Volumen y tipos de contratos
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- ¿Qué tipos de contratos gestiona su organización (acuerdos de ventas, NDA, contratos de servicio, acuerdos de asociación, renovaciones)?
- ¿Cuántos contratos procesa su equipo por mes o trimestre?
- ¿Las diferentes categorías de contratos siguen procesos diferentes?
- Creación y gestión de documentos
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- ¿Cómo se crean los documentos de contrato hoy? ¿Las plantillas están estandarizadas o son ad hoc?
- ¿Su equipo crea contratos en Microsoft Word y necesita colaboración en tiempo real? Si es así, implique a su equipo de administración de TI o Azure pronto: la integración de Microsoft 365 requiere el registro de la aplicación Azure, la configuración del arrendatario y la vinculación de cuentas que pueden retrasar la implementación si no se planifica con antelación.
- ¿Tiene una biblioteca de cláusulas aprobadas previamente o cada contrato comienza desde cero?
- Revisión, aprobación y negociación
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- ¿Quién aprueba contratos y varía la cadena de aprobación por valor o tipo de contrato?
- ¿Cómo se negocia con las contrapartes: líneas rojas sin conexión, colaboración online o ambas?
- ¿Necesitan las partes externas acceso para revisar o firmar contratos? Si es así, decida su modelo de colaboración por adelantado: los revisores externos pueden colaborar a través de cuentas de usuario invitado de Azure (no se requiere licencia de Microsoft 365), vínculos de revisión externos privados o intercambio de documentos sin conexión. Cada modelo tiene diferentes requisitos de configuración.
- Ejecución y cumplimiento
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- ¿Cómo se firman los contratos hoy? ¿Ya utiliza DocuSign u otro proveedor de firma electrónica?
- Tras la ejecución, ¿cómo realiza un seguimiento de obligaciones como condiciones de pago, programaciones de entrega o SLA?
- ¿Qué reportes o análisis necesitan las partes interesadas sobre el estado y el desempeño de los contratos?
- ¿Qué sucede cuando las firmas caducan, se anulan o se rechazan? Planifique cómo gestiona su modelo de estado estas rutas de excepción, no solo la ruta feliz del borrador a la activación.
- Sistemas y datos
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- ¿Dónde se originan los contratos: desde oportunidades, presupuestos, pedidos u orígenes externos?
- ¿Tiene contratos heredados que necesitan ser digitalizados o migrados?
- ¿Qué sistemas existentes (CRM, ERP, gestión de documentos) necesitan integrarse con Salesforce Contracts?
Secuenciar su implementación de funciones
Las funciones Salesforce Contracts se basan entre sí. Hacer bien la secuencia evita la reelaboración y establece una base sólida antes de agregar funciones avanzadas.
Muchas implementaciones siguen esta progresión:
- Definir tipos de contratos y etapas del ciclo de vida
- Determine qué tipos de contratos gestiona su organización y por qué etapas pasa cada tipo. Esta es la base: los tipos de contrato controlan qué plantillas, procesos de aprobación y acciones se aplican a cada contrato.
- Configurar modelos de estado y transiciones
- Configure las rutas permitidas entre etapas del ciclo de vida y las acciones que desencadenan cada transición. Comience con el modelo de estado predeterminado y amplíelo si su proceso requiere etapas personalizadas. Desplácese por escenarios de excepción (aprobaciones rechazadas, firmas caducadas, documentos bloqueados) para garantizar que cada estado tiene una ruta válida hacia delante.
- Configurar la creación de documentos
- Configure plantillas de documentos, la integración de Microsoft 365 (si procede) y su biblioteca de cláusulas. Decida si su equipo crea documentos desde plantillas, importa documentos existentes o crea autores directamente en Microsoft Word online.
- Configurar aprobaciones y firma electrónica
- Defina flujos de trabajo de aprobación para cada tipo de contrato y configure la integración de DocuSign para la ejecución electrónica.
Después de que se establezca este núcleo, su implementación se vuelve más personalizada. Dependiendo de sus prioridades de negocio, puede configurar:
- Asignaciones de Servicio de contexto
- Rellene automáticamente campos de contratos desde oportunidades, presupuestos u pedidos.
- Gestión de obligaciones
- Realice un seguimiento de los compromisos posteriores a la ejecución y el estado de cumplimiento.
- Contracts AI
- Redacte cláusulas con IA generativa, extraiga datos de contratos heredados o utilice la extracción masiva para grandes repositorios.
- Búsqueda de contratos y Agentforce
- Active la búsqueda de lenguaje natural en su cartera de contratos.
- Salesforce Contracts Analytics
- Implemente tableros para el seguimiento del ciclo de vida, los indicadores clave de desempeño y el monitoreo del cumplimiento.
- Acceso de socio y comunidad
- Amplíe las funciones de contratos a usuarios externos a través de Experience Cloud.
Evaluar sus datos
Considere qué datos de contratos existentes deben incluirse en Salesforce Contracts, incluyendo contratos activos, contratos históricos y sus cláusulas y plantillas de documentos importantes.
Evalúe la calidad de sus datos existentes e identifique qué limpieza o transformación se necesita antes de la importación. Trabaje con su administrador de Salesforce o socio de implementación para determinar el método de importación apropiado basándose en el volumen y la complejidad de los datos.
Preparar sus usuarios
Una implementación correcta requiere preparación del usuario junto con la configuración técnica. Como planea:
- Identifique qué personas interactúan con contratos y qué permisos necesita cada uno. Diferentes funciones requieren diferentes combinaciones de conjuntos de permisos; por ejemplo, la generación de documentos requiere DocGen Designer y Usuario de OmniStudio además de Usuario de tiempo de ejecución de CLM. Los usuarios que solo revisan o aprueban contratos podrían no necesitar una licencia Revenue Cloud Advanced. Consulte Personas en Salesforce Contracts.
- Planifique la capacitación alrededor de sus fases de implementación de modo que los usuarios aprendan funciones a medida que estén disponibles.
- Pruebe la generación de documentos y las operaciones de plantillas con cuentas de usuario no administradoras antes de empezar a funcionar. Las brechas de permisos a menudo afloran solo cuando los usuarios de tiempo de ejecución (no administradores) realizan tareas por primera vez.
- Programe pruebas de aceptación de usuarios antes de que cada fase entre en funcionamiento.
