Olet tässä:
Salesforce Contracts -toteutuksesi suunnitteleminen
Kerää liiketoimintavaatimuksia, arvioi tämänhetkinen sopimusprosessi, järjestysominaisuuksien käyttöönotto ja valmistele tiimisi Salesforce Contracts -toteutusta varten.
Kerää vaatimukset
Tehokas vaatimusten kerääminen on onnistuneen toteutuksen perusta. Tässä vaiheessa ymmärrät, miten organisaatiosi käsittelee sopimuksia tänään, tunnistat kipupisteet ja määrität, miltä menestys näyttää tulevaisuudessa.
Tee yhteistyötä lakisääteisten, myynti-, hankinto- ja toiminta-alan sidosryhmien kanssa vastataksesi näihin kysymyksiin:
- Sopimusten tyypit ja määrä
-
- Millaisia sopimuksia organisaatiosi hallitsee (myyntisopimukset, palvelusopimukset, kumppanisopimukset, uusinnat)?
- Kuinka monta sopimusta tiimisi käsittelee kuukaudessa tai vuosineljänneksessä?
- Seuraavatko eri sopimuskategoriat eri prosesseja?
- Kirjoittaminen ja asiakirjojen hallinta
-
- Miten sopimusasiakirjat luodaan tänään? Ovatko mallit standardoituja vai ad hoc?
- Tarvitseeko tiimisi kirjoittajat sopimuksia Microsoft Wordissa ja tarvitsevatko he reaaliaikaista yhteistyötä? Jos näin on, ota IT- tai Azure-pääkäyttäjätiimisi mukaan ajoissa — Microsoft 365 -integraatio vaatii Azure-sovelluksen rekisteröinnin, vuokralaisen kokoonpanon ja tilien linkityksen, mikä voi viivästyttää toteutusta, jos sitä ei ole suunniteltu etukäteen.
- Onko sinulla esimääritettyjen ehtojen kirjasto vai alkavatko kaikki sopimukset puhtaalta pöydältä?
- Tarkastus, hyväksyntä ja neuvottelu
-
- Kuka hyväksyy sopimukset ja vaihteleeko hyväksymisketju sopimuksen arvon tai tyypin mukaan?
- Miten neuvottelet vastapuolien kanssa — offline-punaiset rivit, online-yhteistyö tai molemmat?
- Täytyykö ulkoisten osapuolten voida tarkastaa tai allekirjoittaa sopimuksia? Jos näin on, päätä yhteistyömallisi etukäteen: ulkoiset tarkastajat voivat tehdä yhteistyötä Azure-vieraskäyttäjätilien (ei vaadi Microsoft 365 -lisenssiä), yksityisten ulkoisten tarkastuslinkkien tai offline-asiakirjojen vaihdon kautta. Jokaisella mallilla on erilaiset määritysvaatimukset.
- Suorituskyky ja vaatimustenmukaisuus
-
- Miten sopimukset allekirjoitetaan tänään? Käytätkö jo DocuSignia tai muuta sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa?
- Miten seuraat suorituksen jälkeen velvoitteita, kuten maksuehtoja, toimitusaikatauluja tai palvelutasosopimuksia?
- Mitä raportteja tai analyysejä sidosryhmät tarvitsevat sopimusten tilasta ja suorituskyvystä?
- Mitä tapahtuu, kun allekirjoitukset vanhenevat, mitätöidään tai hylätään? Suunnittele, miten tilamallisi käsittelee nämä poikkeuspolut — äläkä vain luonnosta aktivointiin kulkeva onnellinen polku.
- Järjestelmät ja data
-
- Mistä sopimukset ovat peräisin — mahdollisuuksista, tarjouksista, tilauksista tai ulkoisista lähteistä?
- Onko sinulla vanhoja sopimuksia, jotka täytyy digitalisoida tai siirtää?
- Mitä olemassa olevia järjestelmiä (CRM, ERP, asiakirjojen hallinta) täytyy integroida Salesforce Contracts -sovellukseen?
Ominaisuuden käyttöönoton järjestys
Salesforce Contracts -ominaisuudet perustuvat toisiinsa. Järjestyksen muuttaminen oikein välttää uudelleentyön ja luo vankan perustan ennen kuin lisäät lisäominaisuuksia.
Monet toteutukset seuraavat tätä edistymistä:
- Määritä sopimustyyppejä ja elinkaaren vaiheita
- Määritä, minkätyyppisiä sopimuksia organisaatiosi hallitsee ja mitä vaiheita kukin tyyppi käy läpi. Tämä on perusta — sopimustyypit määrittävät, mitä malleja, hyväksymisprosesseja ja toimintoja sovelletaan kuhunkin sopimukseen.
- Määritä tilamallit ja siirtymät
- Määritä sallitut polut elinkaaren vaiheiden ja kunkin siirron käynnistävien toimintojen välillä. Aloita oletusarvoisella tilan mallilla ja laajenna sitä, jos prosessisi vaatii mukautettuja vaiheita. Tarkasta poikkeusskenaariot — hylätyt hyväksynnät, vanhentuneet allekirjoitukset ja lukitut asiakirjat — varmistaaksesi, että jokaisella osavaltiolla on kelvollinen polku eteenpäin.
- Asiakirjojen kirjoittamisen määrittäminen
- Määritä asiakirjamallit, Microsoft 365 -integraatio (jos sovellettavissa) ja lausekekirjasto. Päätä, luoko tiimisi asiakirjoja malleista, tuoko se olemassa olevia asiakirjoja tai kirjoittajat suoraan Microsoft Word Online -versiossa.
- Hyväksyntöjen ja sähköisen allekirjoituksen määrittäminen
- Määritä hyväksymistyönkulut kullekin sopimustyypille ja määritä DocuSign-integraatio sähköistä suoritusta varten.
Kun tämä ydin on käytössä, toteutuksesi on räätälöityä. Riippuen liiketoimintaprioriteeteistasi, voit määrittää seuraavat:
- Context Service -kartoitukset
- Täytä sopimuskentät automaattisesti mahdollisuuksista, tarjouksista tai tilauksista.
- Velvoitteiden hallinta
- Seuraa suorituksen jälkeisiä sitoumuksia ja vaatimustenmukaisuuden tilaa.
- Sopimusten tekoäly
- Luonnoslausekkeita, jotka käyttävät generoivaa tekoälyä, noutavat dataa vanhoista sopimuksista tai käyttävät joukkopoistoa suurille säilöille.
- Sopimushaku ja Agentforce
- Ota luonnollisen kielen haku käyttöön kaikissa sopimusten portfoliossa.
- Salesforce Contracts Analytics
- Ota käyttöön mittaristoja elinkaaren seurantaa, KPI-mittareita ja vaatimustenmukaisuuden valvontaa varten.
- Kumppani- ja yhteisön käyttöoikeudet
- Laajenna sopimusten ominaisuuksia ulkoisille käyttäjille Experience Cloudin kautta.
Datasi arviointi
Mieti, mitä olemassa olevia sopimustietoja tarvitaan Salesforce Contracts -sopimuksiin, mukaan lukien aktiiviset sopimukset, historialliset sopimukset ja tärkeät asiakirjamallisi ja lausekkeesi.
Arvioi olemassa olevien tietojesi laatua ja tunnista, mitä tyhjennystä tai transformaatiota tarvitaan ennen tuontia. Tee yhteistyötä Salesforce-pääkäyttäjäsi tai toteutuskumppanisi kanssa määrittääksesi sopivan tuontitavan datan määrän ja monimutkaisuuden perusteella.
Käyttäjiesi valmisteleminen
Onnistunut toteutus vaatii, että käyttäjä on valmiina teknisen kokoonpanon ohella. Suunnitelmallasi:
- Tunnista, ketkä henkilöistä käyttävät sopimuksia ja mitä käyttöoikeuksia he tarvitsevat. Eri roolit vaativat eri käyttöoikeusjoukkojen yhdistelmät — esimerkiksi asiakirjojen luominen vaatii DocGen Designerin ja OmniStudio-käyttäjän CLM Runtime -käyttäjän lisäksi. Käyttäjät, jotka vain tarkastavat tai hyväksyvät sopimuksia, eivät välttämättä tarvitse Revenue Cloud Advanced -lisenssiä. Lisätietoja on kohdassa Personas Salesforce Contracts -osiossa.
- Suunnittele käyttöönottovaiheidesi koulutusta, jotta käyttäjät oppivat ominaisuuksista, kun ne tulevat saataville.
- Testaa asiakirjojen luonti- ja mallien toimintoja muilla kuin pääkäyttäjien käyttäjätileillä ennen julkaisua. Käyttöoikeuksien aukot näytetään usein vain, kun suorituksen aikaiset käyttäjät (eivät pääkäyttäjät) suorittavat tehtäviä ensimmäistä kertaa.
- Ajoita käyttäjien hyväksymistestit ennen kuin jokainen vaihe julkaistaan.
