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Planification de votre implémentation Salesforce Contracts
Réunissez les exigences métiers, évaluez votre processus de contrat actuel, séquencez le déploiement des fonctionnalités et préparez votre équipe à une implémentation Salesforce Contracts réussie.
Réunir les exigences
Une collecte efficace des exigences est la base d'une implémentation réussie. Cette phase consiste à comprendre comment votre organisation gère les contrats aujourd'hui, à identifier les points difficiles et à définir à quoi ressemble la réussite dans votre futur état.
Travaillez avec des parties prenantes des secteurs juridique, commercial, des achats et des opérations pour répondre aux questions suivantes :
- Types et volume de contrat
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- Quels types de contrat votre organisation gère-t-elle (contrats de vente, contrats de service, contrats de partenariat, renouvellements) ?
- Combien de contrats votre équipe traite-t-elle par mois ou par trimestre ?
- Les différentes catégories de contrats suivent-elles différents processus ?
- Création et gestion de documents
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- Comment les documents contractuels sont-ils créés aujourd'hui ? Les modèles sont-ils standardisés ou ad hoc ?
- Votre équipe crée-t-elle des contrats dans Microsoft Word et a-t-elle besoin d'une collaboration en temps réel ? Dans ce cas, faites intervenir votre équipe d'administration informatique ou Azure tôt : l'intégration à Microsoft 365 nécessite l'enregistrement de l'application Azure, la configuration du locataire et la liaison du compte, ce qui peut retarder l'implémentation si ce n'est planifié à l'avance.
- Avez-vous une bibliothèque de clauses pré-approuvées ou chaque contrat commence-t-il à zéro ?
- Examen, approbation et négociation
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- Qui approuve les contrats et la chaîne d'approbation varie-t-elle selon la valeur ou le type de contrat ?
- Comment négociez-vous avec les contreparties – hors ligne, collaboration en ligne, ou les deux ?
- Les parties externes doivent-elles avoir accès à la révision ou à la signature de contrats ? Dans ce cas, choisissez à l'avance votre modèle de collaboration : Les examinateurs externes peuvent collaborer via des comptes utilisateur invités Azure (aucune licence Microsoft 365 requise), des liens privés vers des examens externes ou l'échange de documents hors ligne. Chaque modèle a des exigences de configuration différentes.
- Exécution et conformité
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- Comment les contrats sont-ils signés aujourd'hui ? Vous utilisez déjà DocuSign ou un autre fournisseur de signature électronique ?
- Après l'exécution, comment suivre les obligations telles que les conditions de paiement, les calendriers de livraison ou les accords de niveau de service ?
- De quels rapports ou analyses les parties prenantes ont-elles besoin sur le statut et les performances des contrats ?
- Que se passe-t-il lorsque les signatures expirent, sont annulées ou refusées ? Planifiez comment votre modèle d'état gère ces chemins d'exception, pas seulement le chemin heureux depuis le brouillon jusqu'à l'activation.
- Systèmes et données
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- D'où proviennent les contrats - à partir d'opportunités, de devis, de commandes ou de sources externes ?
- Vous avez des contrats hérités qui doivent être numérisés ou migrés ?
- Quels systèmes existants (CRM, ERP, gestion documentaire) doivent intégrer à Salesforce Contracts ?
Séquencement de votre déploiement de fonctionnalité
Les fonctionnalités Salesforce Contracts s'appuient les unes sur les autres. Bien définir la séquence évite de retravailler et établit une base solide avant d'ajouter des capacités avancées.
De nombreuses implémentations suivent cette progression :
- Définir les types de contrat et les étapes du cycle de vie
- Déterminez les types de contrat que votre organisation gère et les étapes que chaque type traverse. C'est la base - les types de contrat contrôlent les modèles, les processus d'approbation et les actions qui s'appliquent à chaque contrat.
- Configurer des modèles d'état et des transitions
- Configurez les parcours autorisés entre les étapes du cycle de vie et les actions qui déclenchent chaque transition. Commencez par le modèle d'état par défaut et étendez-le si votre processus nécessite des étapes personnalisées. Parcourez les scénarios d'exception - approbations rejetées, signatures expirées, documents verrouillés - pour vous assurer que chaque État a une voie à suivre valide.
- Configurer la création de documents
- Configurez des modèles de document, l'intégration Microsoft 365 (si applicable) et votre bibliothèque de clauses. Déterminez si votre équipe crée des documents à partir de modèles, importe des documents existants ou des auteurs directement dans Microsoft Word en ligne.
- Configurer les approbations et la signature électronique
- Définissez des workflows d'approbation pour chaque type de contrat et configurez l'intégration DocuSign pour l'exécution électronique.
Une fois ce noyau en place, votre implémentation devient plus adaptée. Selon vos priorités métiers, vous pouvez ensuite configurer :
- Mappages Service du contexte
- Remplissez automatiquement les champs de contrat à partir d'opportunités, de devis ou de commandes.
- Gestion des obligations
- Suivez les engagements postérieurs à l'exécution et le statut de conformité.
- Contracts AI
- Rédigez des clauses avec l'IA générative, extrayez des données de contrats hérités ou utilisez l'extraction en masse pour des référentiels volumineux.
- Recherche de contrats et Agentforce
- Activez la recherche en langage naturel dans votre portefeuille de contrats.
- Salesforce Contracts Analytics
- Déployez des tableaux de bord pour le suivi du cycle de vie, les indicateurs de performance clés et la surveillance de la conformité.
- Accès partenaire et communauté
- Étendez les capacités des contrats aux utilisateurs externes via Experience Cloud.
Évaluation de vos données
Tenez compte des données de contrat existantes qui doivent entrer dans Salesforce Contracts, notamment les contrats actifs, les contrats historiques, ainsi que vos modèles et clauses de document importants.
Évaluez la qualité de vos données existantes et identifiez le nettoyage ou la transformation nécessaire avant l'importation. Avec votre administrateur Salesforce ou partenaire d'implémentation, déterminez la méthode d'importation appropriée en fonction du volume et de la complexité des données.
Préparation de vos utilisateurs
Une implémentation réussie nécessite une préparation de l'utilisateur parallèlement à une configuration technique. Comme vous le souhaitez :
- Identifiez les personnes qui interagissent avec les contrats et les autorisations dont chacun a besoin. Des rôles différents nécessitent différentes combinaisons d'ensembles d'autorisations. Par exemple, la génération de documents nécessite DocGen Designer et OmniStudio User en plus de CLM Runtime User. Les utilisateurs qui vérifient ou approuvent uniquement des contrats peuvent ne pas avoir besoin d'une licence Revenue Cloud Advanced. Voir Personnes dans Salesforce Contracts.
- Planifiez des formations sur vos phases de déploiement pour permettre aux utilisateurs d'apprendre les fonctionnalités dès qu'elles sont disponibles.
- Testez les opérations de génération de documents et de modèles avec des comptes utilisateur non administrateurs avant la mise en ligne. Les écarts d'autorisation sont souvent visibles uniquement lorsque les utilisateurs à l'exécution (pas les administrateurs) exécutent des tâches pour la première fois.
- Planifiez des tests d'acceptation utilisateur avant la mise en ligne de chaque phase.
