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Pianificazione dell'implementazione di Salesforce Contracts
Raccogliere i requisiti aziendali, valutare il processo di appalto in corso, sequenziare la distribuzione delle funzioni e preparare il team per una corretta implementazione di Salesforce Contracts.
Raccolta dei requisiti
Una raccolta efficace dei requisiti è alla base di un'implementazione di successo. Questa fase prevede la comprensione di come l'organizzazione gestisce i contratti oggi, l'identificazione dei punti deboli e la definizione del successo futuro.
Collaborare con gli stakeholder del settore legale, vendite, procurement e operazioni per rispondere alle seguenti domande:
- Tipi di contratto e volume
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- Quali tipi di contratti gestisce l'organizzazione (accordi commerciali, contratti di servizio, accordi di partnership, rinnovi)?
- Quanti contratti elabora il team al mese o trimestre?
- Le diverse categorie di contratto seguono processi diversi?
- Creazione e gestione dei documenti
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- Come vengono creati oggi i documenti contrattuali? I modelli sono standardizzati o ad hoc?
- Il team crea contratti in Microsoft Word e necessita di collaborazione in tempo reale? Se sì, coinvolgere tempestivamente il team IT o l'amministratore Azure: l'integrazione con Microsoft 365 richiede la registrazione dell'app Azure, la configurazione tenant e il collegamento degli account che possono ritardare l'implementazione se non pianificata in anticipo.
- Esiste una libreria di clausole pre-approvate o ogni contratto inizia da zero?
- Revisione, approvazione e negoziazione
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- Chi approva i contratti e la catena di approvazione varia in base al valore o al tipo di contratto?
- Come si negozia con le controparti: redline offline, collaborazione online o entrambi?
- Le parti esterne necessitano dell'accesso per rivedere o firmare i contratti? In caso affermativo, decidere in anticipo il modello di collaborazione: i revisori esterni possono collaborare tramite account utente guest Azure (non è richiesta alcuna licenza Microsoft 365), link di revisione esterni privati o scambio di documenti offline. Ogni modello ha requisiti di impostazione diversi.
- Esecuzione e conformità
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- Come vengono firmati oggi i contratti? Si utilizza già DocuSign o un altro provider di firma elettronica?
- Dopo l'esecuzione, come si tiene traccia di obblighi come termini di pagamento, pianificazioni di consegna o SLA?
- Di quali rapporti o analisi hanno bisogno gli stakeholder sullo stato e le prestazioni dei contratti?
- Che cosa accade quando le firme scadono, vengono annullate o rifiutate? Pianificare il modo in cui il modello di stato gestisce questi percorsi eccezione, non solo il percorso dalla bozza all'attivazione.
- Sistemi e dati
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- Da dove hanno origine i contratti? Da opportunità, preventivi, ordini o fonti esterne?
- Esistono contratti legacy che devono essere digitalizzati o migrati?
- Quali sistemi esistenti (CRM, ERP, gestione dei documenti) devono integrarsi con Salesforce Contracts?
Sequenza della distribuzione delle funzioni
Le funzioni Salesforce Contracts si basano l'una sull'altra. Ottenere la sequenza corretta evita rielaborazioni e crea una solida base prima di aggiungere funzionalità avanzate.
Molte implementazioni seguono questa progressione:
- Definire i tipi di contratto e le fasi del ciclo di vita
- Determinare quali tipi di contratti gestisce l'organizzazione e quali fasi attraversa ogni tipo. Questa è la base: i tipi di contratto controllano quali modelli, processi di approvazione e azioni si applicano a ogni contratto.
- Configurazione di modelli di stato e transizioni
- Impostare i percorsi consentiti tra le fasi del ciclo di vita e le azioni che attivano ogni transizione. Iniziare con il modello di stato predefinito ed estenderlo se il processo richiede fasi personalizzate. Esaminare gli scenari di eccezione (approvazioni rifiutate, firme scadute, documenti bloccati) per assicurarsi che ogni stato abbia un percorso valido da seguire.
- Impostazione della creazione di documenti
- Configurare i modelli di documento, l'integrazione con Microsoft 365 (se applicabile) e la libreria di clausole. Decidere se il team crea documenti dai modelli, importa documenti esistenti o autori direttamente in Microsoft Word online.
- Configurazione delle approvazioni e della firma elettronica
- Definire i flussi di lavoro di approvazione per ogni tipo di contratto e impostare l'integrazione DocuSign per l'esecuzione elettronica.
Una volta creato questo nucleo, l'implementazione diventa più personalizzata. A seconda delle priorità aziendali, è possibile configurare:
- Mappature del servizio contesto
- Compilare automaticamente i campi contratto da opportunità, preventivi o ordini.
- Gestione degli obblighi
- Tenere traccia degli impegni post-esecuzione e dello stato di conformità.
- Contratti AI
- Bozze di clausole con intelligenza artificiale generativa, estrazione di dati da contratti legacy o estrazione in blocco per archivi di grandi dimensioni.
- Ricerca di contratti e Agentforce
- Abilitare la ricerca per linguaggio naturale nel portafoglio contratti.
- Salesforce Contracts Analytics
- Distribuire cruscotti digitali per il tracciamento del ciclo di vita, gli indicatori di prestazione chiave (KPI) e il monitoraggio della conformità.
- Accesso partner e comunità
- Estendere le funzionalità dei contratti agli utenti esterni tramite Experience Cloud.
Valutazione dei dati
Considerare i dati dei contratti esistenti necessari per entrare in Salesforce Contracts, inclusi i contratti attivi, i contratti storici e i modelli e le clausole importanti dei documenti.
Valutare la qualità dei dati esistenti e identificare la pulitura o la trasformazione necessaria prima dell'importazione. Collaborare con l'amministratore Salesforce o il partner di implementazione per determinare il metodo di importazione appropriato in base al volume e alla complessità dei dati.
Preparazione degli utenti
Una corretta implementazione richiede la preparazione dell'utente oltre alla configurazione tecnica. Mentre si pianifica:
- Identificare i profili che interagiscono con i contratti e le autorizzazioni necessarie per ciascuno di essi. Ruoli diversi richiedono combinazioni di insiemi di autorizzazioni diverse, ad esempio la generazione di documenti richiede DocGen Designer e OmniStudio User oltre a CLM Runtime User. Gli utenti che si limitano a rivedere o approvare i contratti potrebbero non avere bisogno di una licenza Revenue Cloud Advanced. Vedere Personas in Salesforce Contracts.
- Pianificare la formazione sulle fasi di distribuzione in modo che gli utenti imparino le funzioni man mano che diventano disponibili.
- Testare la generazione di documenti e le operazioni dei modelli con account utente non amministratori prima di iniziare. I gap nelle autorizzazioni spesso emergono solo quando gli utenti in fase di esecuzione (non gli amministratori) eseguono operazioni per la prima volta.
- Pianificare i test di accettazione utente prima che ogni fase venga resa disponibile.
