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Salesforce Contracts 実装の計画
ビジネス要件を収集し、現在の契約プロセスを評価し、機能の導入順序を決定し、Salesforce Contractsの実装を成功させるためのチームを準備します。
メモ 計画を開始する前に、「Build Your Salesforce Contracts Implementation Team (Salesforce Contracts 実装チームの構築)」を参照して、最初から適切な関係者が関与していることを確認してください。
要件の収集
効果的な要件収集は、実装の成功の基盤です。このフェーズでは、現在の組織での契約の処理方法を理解し、問題点を特定して、将来の状態の成功を定義します。
法務、営業、調達、運用の関係者と協力して、次の質問に答えます。
- 契約の種類と量
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- 組織ではどのような契約 (販売計画、NDA、サービス契約、パートナーシップ契約、更新) を管理していますか?
- チームは 1 か月または 1 四半期あたりの契約数を処理しますか?
- 異なる契約カテゴリは異なるプロセスに従いますか?
- 作成とドキュメント管理
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- 現在、契約ドキュメントはどのように作成されていますか?テンプレートは標準化されていますか? それともアドホックですか?
- チームは Microsoft Word で契約を作成し、リアルタイムのコラボレーションが必要ですか?その場合は、早期に IT または Azure 管理者チームを関与させます。Microsoft 365 インテグレーションでは、Azure アプリケーションの登録、テナントの設定、アカウントリンクが必要です。事前に計画していない場合、実装が遅れる可能性があります。
- 事前承認された条項のライブラリがあるか、各契約がゼロから開始されているか?
- 確認、承認、交渉
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- 契約を承認するユーザーと、契約金額または種別によって承認チェーンが異なるか?
- オフラインのレッドライン、オンラインのコラボレーション、またはその両方など、取引相手と交渉する方法は?
- 外部関係者が契約を確認または署名するために必要なアクセス権は?その場合、コラボレーションモデルを事前に決定します。外部レビュー担当者は、Azure ゲストユーザーアカウント (Microsoft 365 ライセンスは不要)、非公開の外部レビューリンク、またはオフライン文書交換を使用してコラボレーションできます。モデルごとに設定要件が異なります。
- 実行とコンプライアンス
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- 今日、契約はどのように締結されていますか?DocuSign または別の電子署名プロバイダーをすでに使用していますか?
- 実行後、支払条件、配送スケジュール、SLA などの義務をどのように追跡しますか?
- 関係者が契約状況とパフォーマンスに関して必要とするレポートや分析は?
- 署名が期限切れになったり、無効になったり、拒否されたりするとどうなりますか?ドラフトから有効化までのハッピーパスだけでなく、状態モデルでこれらの例外パスをどのように処理するかを計画します。
- システムとデータ
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- 契約の発生源 (商談、見積、注文、外部ソース) は?
- デジタル化や移行が必要な従来の契約がありますか?
- Salesforce Contractsと統合するために必要な既存のシステム(CRM、ERP、ドキュメント管理)は?
機能リリースの順序
Salesforce Contracts機能は相互に構築されています。順序を正しく設定すると、高度な機能を追加する前に手戻りが回避され、強固な基盤が確立されます。
多くの実装は、この進行に従います。
- 契約種別とライフサイクルフェーズの定義
- 組織で管理する契約の種類と、種別ごとに移行するフェーズを決定します。これは基盤です。契約種別によって、各契約に適用されるテンプレート、承認プロセス、アクションが制御されます。
- 状態モデルと遷移の設定
- ライフサイクルフェーズと各移行をトリガーするアクション間で許可されるパスを設定します。デフォルトの状態モデルから開始し、プロセスでカスタムフェーズが必要な場合は拡張します。例外シナリオ (却下された承認、期限切れの署名、ロックされたドキュメント) を段階的に確認して、各州に有効なパスがあることを確認します。
- ドキュメントの作成の設定
- ドキュメントテンプレート、Microsoft 365 インテグレーション (該当する場合)、条項ライブラリを設定します。チームがテンプレートから文書を作成するか、既存の文書をインポートするか、オンラインで直接 Microsoft Word で作成者を作成するかを決定します。
- 承認と電子署名の設定
- 契約種別ごとに承認ワークフローを定義し、電子実行用の DocuSign インテグレーションを設定します。
このコアが配置されると、実装がより調整されます。ビジネスの優先度に応じて、次のように設定します。
- コンテキストサービスの対応付け
- 商談、見積、または注文から契約項目を自動的に入力します。
- 義務管理
- 実行後のコミットメントとコンプライアンス状況を追跡します。
- Contracts AI
- 生成 AI を使用して条項のドラフトを作成したり、従来の契約からデータを抽出したり、大規模なリポジトリで一括抽出を使用したりします。
- 契約検索と Agentforce
- 契約ポートフォリオ全体で自然言語検索を有効にします。
- Salesforce Contracts Analytics
- ライフサイクル追跡、KPI、コンプライアンス監視用のダッシュボードをリリースします。
- パートナーとコミュニティへのアクセス
- Experience Cloud を使用して契約機能を外部ユーザーに拡張します。
データの評価
有効な契約、過去の契約、重要なドキュメントテンプレートや条項など、Salesforce Contractsに取り込む必要がある既存の契約データを検討します。
インポートする前に、既存のデータの品質を評価し、クリーンアップまたは変換が必要なデータを特定します。Salesforce システム管理者または実装パートナーと協力して、データ量と複雑さに基づいて適切なインポート方法を決定します。
ユーザーの準備
実装を成功させるには、技術的な設定と共にユーザーの準備が必要です。計画に従って:
- 契約とやりとりする人格と、それぞれにどのような権限が必要かを特定します。ロールごとに異なる権限セットの組み合わせが必要です。たとえば、ドキュメントの生成には、CLM ランタイムユーザーに加えて DocGen Designer と OmniStudio ユーザーが必要です。契約の確認または承認のみを行うユーザーには、Revenue Cloud Advancedライセンスが必要ない場合があります。「Personas in Salesforce Contracts」を参照してください。
- リリースフェーズに関するトレーニングを計画し、ユーザーが機能を使用可能になったときに学習できるようにします。
- 稼働を開始する前に、管理者以外のユーザーアカウントを使用してドキュメントの生成とテンプレートの操作をテストする。多くの場合、権限のギャップは、ランタイムユーザー (システム管理者ではない) が初めてタスクを実行したときにのみ現れます。
- 各フェーズが稼働する前にユーザー受け入れテストをスケジュールします。
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