U bent hier:
Uw Salesforce Contracts implementatie plannen
Verzamel bedrijfsvereisten, beoordeel uw huidige contracteringsproces, bepaal de volgorde van de implementatie van voorzieningen en bereid uw team voor op een succesvolle Salesforce Contracts implementatie.
Vereisten verzamelen
Effectieve requirements verzamelen is de basis van een succesvolle implementatie. Deze fase omvat inzicht in de manier waarop uw organisatie contracten vandaag afhandelt, het identificeren van pijnpunten en het definiëren van hoe succes eruitziet in uw toekomstige toestand.
Werk samen met belanghebbenden van juridische zaken, verkoop, inkoop en operations om deze vragen te beantwoorden:
- Contracttypen en volume
-
- Welke soorten contracten beheert uw organisatie (verkoopovereenkomsten, NDA's, servicecontracten, partnerschapsovereenkomsten, verlengingen)?
- Hoeveel contracten verwerkt uw team per maand of kwartaal?
- Volgen verschillende contractcategorieën verschillende processen?
- Schrijven en Documentbeheer
-
- Hoe worden contractdocumenten vandaag gemaakt? Zijn sjablonen gestandaardiseerd of ad-hoc?
- Heeft uw teamauteur contracten in Microsoft Word en hebben ze realtime samenwerking nodig? Als dit het geval is, schakelt u uw IT- of Azure-beheerdersteam in een vroeg stadium in. Microsoft 365-integratie vereist Azure-appregistratie, -configuratie voor belanghebbenden en -accountkoppeling, wat de implementatie kan vertragen als deze niet vooraf is gepland.
- Hebt u een bibliotheek met vooraf goedgekeurde clausules of begint elk contract helemaal opnieuw?
- Beoordelen, goedkeuren en onderhandelen
-
- Wie keurt contracten goed en verschilt de goedkeuringsketen per contractwaarde of type?
- Hoe onderhandelt u met tegenpartijen: offline redlines, online samenwerking of beide?
- Hebben externe partijen toegang nodig om contracten te beoordelen of te ondertekenen? Als dit het geval is, bepaalt u vooraf uw samenwerkingsmodel: externe beoordelaars kunnen samenwerken via Azure-gastgebruikersaccounts (geen Microsoft 365-licentie vereist), privékoppelingen voor externe beoordelingen of offline documentuitwisseling. Elk model heeft verschillende set-upvereisten.
- Uitvoering en naleving
-
- Hoe worden contracten vandaag ondertekend? Gebruikt u al DocuSign of een andere leverancier van elektronische handtekeningen?
- Hoe houdt u na uitvoering verplichtingen bij zoals betalingsvoorwaarden, leveringsplanningen of SLA's?
- Welke rapportage of analyses hebben belanghebbenden nodig over contractstatus en prestaties?
- Wat gebeurt er wanneer handtekeningen verlopen, nietig worden gemaakt of worden afgewezen? Plan hoe uw statusmodel deze uitzonderingstrajecten afhandelt, niet alleen het gelukkige traject van concept tot activering.
- Systemen en gegevens
-
- Waar komen contracten vandaan: uit opportunities, offertes, orders of externe bronnen?
- Hebt u oudere contracten die moeten worden gedigitaliseerd of gemigreerd?
- Welke bestaande systemen (CRM, ERP, documentbeheer) moeten worden geïntegreerd met Salesforce Contracts?
Uw implementatie van voorzieningen sequencen
Salesforce Contracts voorzieningen bouwen op elkaar voort. Door de juiste volgorde te kiezen, wordt voorkomen dat er opnieuw wordt gewerkt en wordt er een solide basis gelegd voordat er geavanceerde mogelijkheden worden toegevoegd.
Veel implementaties volgen deze voortgang:
- Contracttypen en levenscyclusfasen definiëren
- Bepaal welke soorten contracten uw organisatie beheert en welke fasen elk type doorloopt. Dit is de basis: contracttypen bepalen welke sjablonen, goedkeuringsprocessen en acties van toepassing zijn op elk contract.
- Statusmodellen en overgangen configureren
- Stel de toegestane trajecten in tussen levenscyclusfasen en de acties die elke overgang activeren. Begin met het standaardstatusmodel en breid dit uit als uw proces aangepaste fasen vereist. Doorloop uitzonderingsscenario's — afgewezen goedkeuringen, verlopen handtekeningen, vergrendelde documenten — om ervoor te zorgen dat elke status een geldig pad vooruit heeft.
- Documenten schrijven instellen
- Configureer documentsjablonen, Microsoft 365-integratie (indien van toepassing) en uw clausulebibliotheek. Bepaal of uw team documenten maakt op basis van sjablonen, bestaande documenten importeert of auteurs rechtstreeks in Microsoft Word online.
- Goedkeuringen en elektronische handtekening configureren
- Definieer goedkeuringswerkstromen voor elk contracttype en stel DocuSign-integratie in voor elektronische uitvoering.
Nadat deze kern is bereikt, wordt uw implementatie meer op maat gemaakt. Afhankelijk van uw bedrijfsprioriteiten configureert u vervolgens mogelijk:
- Toewijzingen van contextservice
- Vul contractvelden automatisch in vanuit opportunities, offertes of orders.
- Verplichtingsbeheer
- Houd toezeggingen na de uitvoering en nalevingsstatus bij.
- Contracten AI
- Conceptclausules met generatieve AI, extraheer gegevens uit verouderde contracten of gebruik bulkextractie voor grote opslagplaatsen.
- Contract zoeken en Agentforce
- Schakel zoekopdrachten met natuurlijke taal in uw contractportfolio in.
- Salesforce Contracts Analytics
- Implementeer dashboards voor levenscyclus bijhouden, KPI's en nalevingsbewaking.
- Partner- en communitytoegang
- Breid contractmogelijkheden uit naar externe gebruikers via Experience Cloud.
Uw gegevens beoordelen
Denk na over welke bestaande contractgegevens in Salesforce Contracts moeten komen, inclusief actieve contracten, historische contracten en uw belangrijke documentsjablonen en clausules.
Evalueer de kwaliteit van uw bestaande gegevens en bepaal welke opschoning of transformatie nodig is voordat u deze importeert. Werk samen met uw Salesforce-beheerder of implementatiepartner om de juiste importmethode te bepalen op basis van gegevensvolume en complexiteit.
Uw gebruikers voorbereiden
Voor een succesvolle implementatie is naast technische configuratie ook gebruikersgereedheid vereist. Zoals u plant:
- Bepaal welke identiteiten interactie hebben met contracten en welke machtigingen elke persoon nodig heeft. Verschillende rollen vereisen verschillende combinaties van machtigingensets. Het genereren van documenten vereist bijvoorbeeld DocGen Designer en OmniStudio User naast CLM Runtime User. Gebruikers die alleen contracten beoordelen of goedkeuren, hebben mogelijk geen Revenue Cloud Advanced-licentie nodig. Zie Persona's in Salesforce Contracts.
- Plan training rond uw implementatiefasen zodat gebruikers voorzieningen leren kennen zodra ze beschikbaar komen.
- Test documentgeneratie en sjabloonbewerkingen met niet-beheerdersgebruikersaccounts voordat u live gaat. Machtigingenhiaten worden vaak alleen zichtbaar wanneer run-time gebruikers (niet beheerders) taken voor het eerst uitvoeren.
- Plan gebruikersacceptatietests voordat elke fase live gaat.
