Du er her:
Planlegge implementeringen av Salesforce Contracts
Samle forretningskrav, vurder gjeldende kontraktprosess, rekkefølgefunksjonsdistribusjon og forbered teamet på en vellykket implementering av Salesforce Contracts.
Samle krav
Effektiv innsamling av krav er grunnlaget for en vellykket implementering. Denne fasen involverer å forstå hvordan organisasjonen håndterer kontrakter i dag, identifisere smertepunkter og definere hvordan suksess ser ut i din fremtidige tilstand.
Samarbeid med interessenter fra juridiske, salgs-, anskaffelses- og driftsområder for å få svar på disse spørsmålene:
- Kontrakttyper og -volum
-
- Hvilke typer kontrakter behandler organisasjonen (salgsavtaler, NDA-er, tjenestekontrakter, partnerskapsavtaler, fornyelser)?
- Hvor mange kontrakter behandler teamet per måned eller kvartal?
- Følger forskjellige kontraktskategorier forskjellige prosesser?
- Redigering og dokumentbehandling
-
- Hvordan opprettes kontraktsdokumenter i dag? Er maler standardisert eller ad hoc?
- Har teamets forfattere kontrakter i Microsoft Word, og trenger de samarbeid i sanntid? I så fall involverer du IT- eller Azure-administratorteamet tidlig – Microsoft 365-integrering krever Azure-appregistrering, leietagerkonfigurasjon og kontokobling, noe som kan forsinke implementeringen hvis det ikke er planlagt på forhånd.
- Har du et bibliotek med forhåndsgodkjente setninger, eller starter hver kontrakt fra bunnen av?
- Se gjennom, godkjenning og forhandling
-
- Hvem godkjenner kontrakter, og varierer godkjenningskjeden etter kontraktsverdi eller kontrakttype?
- Hvordan forhandler du med motparter – offline rødlinjer, online samarbeid eller begge deler?
- Trenger eksterne parter tilgang til å se gjennom eller signere kontrakter? I så fall bestemmer du samarbeidsmodellen på forhånd: eksterne vurderere kan samarbeide via Azure-gjestebrukerkontoer (ingen Microsoft 365-lisens kreves), private lenker for ekstern gjennomgang eller offline dokumentutveksling. Hver modell har forskjellige oppsettkrav.
- Utførelse og samsvar
-
- Hvordan signeres kontrakter i dag? Bruker du allerede DocuSign eller en annen e-signaturleverandør?
- Hvordan sporer du forpliktelser som betalingsbetingelser, leveringsplaner eller tjenesteavtaler etter utførelse?
- Hvilken rapportering eller analyse trenger interessenter om kontraktstatus og ytelse?
- Hva skjer når signaturer utløper, oppheves eller avslås? Planlegg hvordan delstatsmodellen håndterer disse unntaksbanene – ikke bare den lykkelige banen fra utkast til aktivering.
- Systemer og data
-
- Hvor kommer kontrakter fra – fra salgsmuligheter, tilbud, bestillinger eller eksterne kilder?
- Har du eldre kontrakter som må digitaliseres eller overføres?
- Hvilke eksisterende systemer (CRM, ERP, dokumentbehandling) trenger å integreres med Salesforce Contracts?
Sekvensiere funksjonsdistribusjonen
Funksjoner i Salesforce Contracts bygger på hverandre. Å få rekkefølgen riktig unngår omarbeid og etablerer et solid grunnlag før du legger til avanserte funksjoner.
Mange implementeringer følger denne fremdriften:
- Definere kontrakttyper og livssyklusfaser
- Bestem hvilke typer kontrakter organisasjonen behandler, og hvilke faser hver type skal gå gjennom. Dette er grunnlaget – kontrakttyper bestemmer hvilke maler, godkjenningsprosesser og handlinger som skal brukes på hver kontrakt.
- Konfigurere delstatsmodeller og overganger
- Konfigurer de tillatte banene mellom livssyklusfasene og handlingene som utløser hver overgang. Start med standardtilstandsmodellen og utvid den hvis prosessen krever tilpassede faser. Gå gjennom unntaksscenarier – avviste godkjenninger, utløpte signaturer, låste dokumenter – for å sikre at hver stat har en gyldig bane fremover.
- Konfigurere dokumentredigering
- Konfigurer dokumentmaler, Microsoft 365-integrering (hvis aktuelt) og setningsbiblioteket. Bestem om teamet skal opprette dokumenter fra maler, importere eksisterende dokumenter eller forfattere direkte i Microsoft Word online.
- Konfigurere godkjenninger og e-signaturer
- Definer godkjenningsarbeidsflyter for hver kontrakttype, og konfigurer DocuSign-integrering for elektronisk utførelse.
Når denne kjernen er på plass, blir implementeringen mer skreddersydd. Avhengig av forretningsprioritetene kan du deretter konfigurere følgende:
- Konteksttjenestetilordninger
- Fyll ut kontraktsfelt automatisk fra salgsmuligheter, tilbud eller bestillinger.
- Forpliktelsesbehandling
- Spor forpliktelser etter utførelse og samsvarsstatus.
- Kontrakter AI
- Utkast til setninger med generativ AI, trekk ut data fra tidligere kontrakter eller bruk masseuttrekk til store oppbevaringssteder.
- Kontraktsøk og Agentforce
- Aktiver søk med naturlig språk på tvers av kontraktsporteføljen.
- Salesforce Contracts Analytics
- Distribuer kontrollpaneler for livssyklussporing, KPI-er og overvåking av samsvar.
- Partner- og fellesskapstilgang
- Utvid kontraktsfunksjonalitet til eksterne brukere via Experience Cloud.
Vurdere data
Vurder hvilke eksisterende kontraktsdata som må legges inn i Salesforce Contracts, inkludert aktive kontrakter, historiske kontrakter og viktige dokumentmaler og -setninger.
Evaluer kvaliteten på eksisterende data, og identifiser hvilke oppryddinger eller transformasjoner som er nødvendige før import. Samarbeid med Salesforce-administratoren eller implementeringspartneren for å finne den riktige importmetoden basert på datavolum og kompleksitet.
Klargjøre brukerne
En vellykket implementering krever brukerklargjøring sammen med teknisk konfigurasjon. Slik du planlegger:
- Identifiser hvilke profiler som skal samhandle med kontrakter og hvilke tillatelser hver person trenger. Forskjellige roller krever forskjellige tillatelsessettkombinasjoner – for eksempel krever dokumentgenerering DocGen Designer og Omni Studio-bruker i tillegg til CLM Runtime-bruker. Brukere som bare ser gjennom eller godkjenner kontrakter, trenger kanskje ikke en Revenue Cloud Advanced-lisens. Se Personer i Salesforce Contracts.
- Planlegg opplæring rundt distribusjonsfasene slik at brukere lærer funksjoner etter hvert som de blir tilgjengelig.
- Test dokumentgenererings- og maloperasjoner med ikke-administratorbrukerkontoer før du går online. Tillatelseshull vises ofte bare når kjøretidsbrukere (ikke administratorer) utfører oppgaver første gang.
- Planlegg brukergodkjenningstesting før hver fase går online.
