VocĆŖ estĆ” aqui:
Planeje sua implementaĆ§Ć£o do Salesforce Contracts
ReĆŗna os requisitos de negĆ³cios, avalie seu processo de contrataĆ§Ć£o atual, implante de recurso de sequĆŖncia e prepare sua equipe para uma implementaĆ§Ć£o bem-sucedida do Salesforce Contracts.
Requisitos de coleta
A coleta de requisitos efetiva Ć© a base de uma implementaĆ§Ć£o bem-sucedida. Essa fase envolve entender como sua organizaĆ§Ć£o lida com contratos hoje, identificar pontos dolorosos e definir qual serĆ” o sucesso em seu estado futuro.
Trabalhe com partes interessadas de leis, vendas, aquisiƧƵes e operaƧƵes para responder a estas perguntas:
- Tipos e volume de contrato
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- Quais tipos de contratos sua organizaĆ§Ć£o gerencia (acordos de vendas, NDAs, contratos de serviƧo, acordos de parceria, renovaƧƵes)?
- Quantos contratos sua equipe processa por mĆŖs ou trimestre?
- Categorias de contrato diferentes seguem processos diferentes?
- Autoria e gerenciamento de documentos
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- Como os documentos de contrato sĆ£o criados hoje? Os modelos sĆ£o padronizados ou ad hoc?
- O autor da sua equipe contrata no Microsoft Word e precisa de colaboraĆ§Ć£o em tempo real? Em caso afirmativo, envolva sua equipe de administradores de TI ou do Azure com antecedĆŖncia. A integraĆ§Ć£o ao Microsoft 365 requer registro de aplicativo do Azure, configuraĆ§Ć£o de locatĆ”rio e vinculaĆ§Ć£o de conta que podem atrasar a implementaĆ§Ć£o se nĆ£o for planejada com antecedĆŖncia.
- VocĆŖ tem uma biblioteca de clĆ”usulas prĆ©-aprovadas ou cada contrato comeƧa do zero?
- RevisĆ£o, aprovaĆ§Ć£o e negociaĆ§Ć£o
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- Quem aprova contratos e a cadeia de aprovaĆ§Ć£o varia de acordo com o valor ou o tipo do contrato?
- Como vocĆŖ negocia com contrapartes: linhas vermelhas offline, colaboraĆ§Ć£o online ou ambas?
- As partes externas precisam de acesso para revisar ou assinar contratos? Em caso afirmativo, decida com antecedĆŖncia seu modelo de colaboraĆ§Ć£o: revisores externos podem colaborar por meio de contas de usuĆ”rio convidado do Azure (nenhuma licenƧa do Microsoft 365 necessĆ”ria), links de revisĆ£o externos privados ou troca de documentos offline. Cada modelo tem diferentes requisitos de configuraĆ§Ć£o.
- ExecuĆ§Ć£o e conformidade
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- Como os contratos sĆ£o assinados hoje? VocĆŖ jĆ” usa o DocuSign ou outro provedor de assinatura eletrĆ“nica?
- ApĆ³s a execuĆ§Ć£o, como vocĆŖ rastreia obrigaƧƵes como prazos de pagamento, agendas de entrega ou SLAs?
- De que relatĆ³rios ou anĆ”lises as partes interessadas precisam sobre o status e o desempenho do contrato?
- O que acontece quando as assinaturas expiram, sĆ£o anuladas ou sĆ£o recusadas? Planeje como seu modelo de estado lida com esses caminhos de exceĆ§Ć£o, nĆ£o apenas o caminho feliz do rascunho Ć ativaĆ§Ć£o.
- Sistemas e dados
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- Onde os contratos se originam: de oportunidades, cotaƧƵes, pedidos ou origens externas?
- VocĆŖ tem contratos legados que precisam ser digitalizados ou migrados?
- Quais sistemas existentes (CRM, ERP, gerenciamento de documentos) precisam ser integrados ao Salesforce Contracts?
Sequenciar sua implantaĆ§Ć£o de recurso
Os recursos do Salesforce Contracts se baseiam uns nos outros. Colocar a sequĆŖncia Ć direita evita o retrabalho e estabelece uma base sĆ³lida antes de adicionar recursos avanƧados.
Muitas implementaƧƵes seguem esta progressĆ£o:
- Definir tipos de contrato e estƔgios do ciclo de vida
- Determine quais tipos de contratos sua organizaĆ§Ć£o gerencia e quais estĆ”gios cada tipo percorre. Esta Ć© a base: os tipos de contrato controlam quais modelos, processos de aprovaĆ§Ć£o e aƧƵes se aplicam a cada contrato.
- Configurar modelos de estado e transiƧƵes
- Configure os caminhos permitidos entre os estĆ”gios do ciclo de vida e as aƧƵes que acionam cada transiĆ§Ć£o. Comece com o modelo de estado padrĆ£o e estenda-o se o processo exigir estĆ”gios personalizados. Conduza pelos cenĆ”rios de exceĆ§Ć£o (aprovaƧƵes rejeitadas, assinaturas expiradas, documentos bloqueados) para garantir que cada estado tenha um caminho vĆ”lido para frente.
- Configurar a criaĆ§Ć£o de documentos
- Configure modelos de documento, a integraĆ§Ć£o ao Microsoft 365 (se aplicĆ”vel) e sua biblioteca de clĆ”usulas. Decida se sua equipe cria documentos usando modelos, importa documentos existentes ou autores diretamente no Microsoft Word online.
- Configurar aprovaƧƵes e assinatura eletrƓnica
- Defina fluxos de trabalho de aprovaĆ§Ć£o para cada tipo de contrato e configure a integraĆ§Ć£o do DocuSign para execuĆ§Ć£o eletrĆ“nica.
Depois que esse nĆŗcleo estiver em vigor, sua implementaĆ§Ć£o ficarĆ” mais personalizada. Dependendo de suas prioridades de negĆ³cios, vocĆŖ poderĆ” entĆ£o configurar:
- Mapeamentos do ServiƧo de contexto
- Preencha automaticamente os campos de contrato de oportunidades, cotaƧƵes ou pedidos.
- Gerenciamento de obrigaƧƵes
- Acompanhe os compromissos pĆ³s-execuĆ§Ć£o e o status de conformidade.
- Contracts AI
- Crie um rascunho de clĆ”usulas com IA generativa, extraia dados de contratos legados ou use a extraĆ§Ć£o em massa para repositĆ³rios grandes.
- Pesquisa de contrato e Agentforce
- Habilite a pesquisa em linguagem natural em seu portfĆ³lio de contratos.
- Salesforce Contracts Analytics
- Implemente painƩis para rastreamento de ciclo de vida, KPIs e monitoramento de conformidade.
- Acesso de parceiro e comunidade
- Estenda os recursos de contrato a usuƔrios externos por meio do Experience Cloud.
Avaliar seus dados
Considere quais dados de contrato existentes precisam entrar nos Salesforce Contracts, incluindo contratos ativos, contratos histĆ³ricos e seus modelos e clĆ”usulas de documentos importantes.
Avalie a qualidade dos dados existentes e identifique qual limpeza ou transformaĆ§Ć£o Ć© necessĆ”ria antes da importaĆ§Ć£o. Trabalhe com o administrador ou parceiro de implementaĆ§Ć£o do Salesforce para determinar o mĆ©todo de importaĆ§Ć£o adequado com base no volume e na complexidade dos dados.
Preparar seus usuƔrios
Uma implementaĆ§Ć£o bem-sucedida exige prontidĆ£o do usuĆ”rio junto com ajustes tĆ©cnicos. Conforme vocĆŖ planeja:
- Identifique quais personalidades interagem com contratos e quais permissƵes cada uma precisa. Diferentes papĆ©is exigem diferentes combinaƧƵes de conjuntos de permissƵes. Por exemplo, a geraĆ§Ć£o de documentos requer o Designer do DocGen e o UsuĆ”rio do OmniStudio alĆ©m do UsuĆ”rio de tempo de execuĆ§Ć£o do CLM. UsuĆ”rios que apenas revisam ou aprovam contratos podem nĆ£o precisar de uma licenƧa do Revenue Cloud Advanced. Consulte Personas em Salesforce Contracts.
- Planeje o treinamento em torno de suas fases de implementaĆ§Ć£o para que os usuĆ”rios aprendam sobre os recursos conforme eles ficam disponĆveis.
- Teste as operaƧƵes de geraĆ§Ć£o de modelo e documento com contas de usuĆ”rio nĆ£o administrador antes da ativaĆ§Ć£o. Lacunas de permissĆ£o geralmente aparecem apenas quando usuĆ”rios de tempo de execuĆ§Ć£o (nĆ£o administradores) realizam tarefas pela primeira vez.
- Agende testes de aceitaĆ§Ć£o do usuĆ”rio antes da ativaĆ§Ć£o de cada fase.
