Вы находитесь здесь:
Планирование внедрения Salesforce Contracts
Соберите бизнес-требования, оцените текущий процесс заключения контрактов, определите последовательность развертывания функций и подготовьте рабочую группу к успешному внедрению Salesforce Contracts.
Сбор требований
Эффективный сбор требований - основа успешного внедрения. Этот этап включает понимание того, как ваша организация обрабатывает контракты сегодня, определение болевых точек и определение того, как выглядит успех в будущем состоянии.
Совместно с заинтересованными лицами из юридических, торговых, материально-технических и операционных структур ответьте на следующие вопросы:
- Типы контрактов и объем
-
- Какие типы контрактов управляются вашей организацией (договоры продажи, НКО, сервисные контракты, партнерские договоры, продления)?
- Сколько контрактов обрабатывает рабочая группа в месяц или квартал?
- Выполняют ли разные категории контрактов разные процессы?
- Управление авторскими правами и документами
-
- Как создаются контрактные документы сегодня? Стандартизированы шаблоны или специальные?
- Заключает ли ваша рабочая группа контракт на Microsoft Word и нужно ли сотрудничество в реальном времени? Если да, подключите группу ИТ-администраторов или администраторов Azure на раннем этапе — интеграция Microsoft 365 требует регистрации приложения Azure, конфигурации клиента и связывания организации, что может задержать внедрение, если не запланировано заранее.
- У вас есть библиотека предварительно утвержденных условий или каждый контракт начинается с нуля?
- Проверка, утверждение и согласование
-
- Кто утверждает контракты и отличается ли цепочка утверждений по значению или типу контракта?
- Как договариваться с контрагентами — автономными красными линиями, онлайн-сотрудничеством или обоими способами?
- Нужен ли внешним сторонам доступ для проверки или подписания контрактов? Если да, определите модель сотрудничества заранее: внешние проверяющие могут сотрудничать посредством организаций пользователей-гостей Azure (лицензия Microsoft 365 не требуется), личных ссылок на внешние проверки или автономного обмена документами. Каждая модель имеет разные требования к настройке.
- Выполнение и соответствие
-
- Как сегодня подписываются контракты? Вы уже используете DocuSign или другого поставщика электронной подписи?
- Как отслеживать обязательства после выполнения, например, условия оплаты, расписания доставки или соглашения об обслуживании?
- Какие отчеты или аналитика нужны заинтересованным лицам по статусу контракта и производительности?
- Что происходит, когда подписи истекают, аннулируются или отклоняются? Спланируйте, как модель состояния обрабатывает эти пути исключения, а не только счастливый путь от черновика до активации.
- Системы и данные
-
- Откуда исходят контракты — из возможностей, смет, заказов или внешних источников?
- У вас есть устаревшие контракты, которые нужно оцифровать или перенести?
- Какие существующие системы (CRM, ERP, документооборот) нужны для интеграции с Salesforce Contracts?
Последовательность развертывания функции
Функции Salesforce Contracts развивают друг друга. Правильная последовательность позволяет избежать переработок и создать прочную основу перед добавлением расширенных возможностей.
Многие внедрения следуют этому порядку:
- Определение типов контрактов и этапов жизненного цикла
- Определите, какие типы контрактов управляются вашей организацией и какие этапы проходят каждый тип. Это основа — типы контрактов определяют шаблоны, процессы утверждения и действия, применимые к каждому контракту.
- Настройка моделей состояния и переходов
- Настройте разрешенные пути между этапами жизненного цикла и действиями, запускающими каждый переход. Начните со стандартной модели состояния и расширьте ее, если процесс требует настраиваемых этапов. Пройдитесь по сценариям исключения — отклоненные утверждения, просроченные подписи, заблокированные документы, чтобы убедиться, что у каждого штата есть действительный путь вперед.
- Настройка создания документа
- Настройте шаблоны документов, интеграцию Microsoft 365 (если применимо) и библиотеку условий. Решите, создает ли ваша рабочая группа документы на основе шаблонов, импортирует ли текущие документы или авторов напрямую в Microsoft Word онлайн.
- Настройка утверждений и электронной подписи
- Определите бизнес-правила утверждения для каждого типа контракта и настройте интеграцию DocuSign для электронного выполнения.
После создания базового компонента ваше внедрение становится более адаптированным. В зависимости от бизнес-приоритетов, можно настроить:
- Соотнесения контекстной службы
- Автоматическое заполнение полей контракта из возможностей, смет или заказов.
- Управление обязательствами
- Отслеживайте обязательства после выполнения и статус соответствия.
- Контракты
- Составьте черновики условий с генерирующим искусственным интеллектом, извлеките данные из устаревших контрактов или используйте пакетное извлечение для больших хранилищ.
- Поиск контракта и Agentforce
- Включите естественно-языковой поиск в портфолио контрактов.
- Salesforce Contracts Analytics
- Разверните панели мониторинга для отслеживания жизненного цикла, КПЭ и мониторинга соответствия.
- Доступ партнеров и сообщества
- Расширьте возможности контракта для внешних пользователей посредством Experience Cloud.
Оценка данных
Определите, какие существующие данные контрактов должны войти в Salesforce Contracts, включая активные контракты, архивные контракты и важные шаблоны документов и условия.
Оцените качество текущих данных и определите, какая очистка или трансформация нужна перед импортом. Совместно с администратором Salesforce или партнером по внедрению определите соответствующий метод импорта на основе объема и сложности данных.
Подготовка пользователей
Успешное внедрение требует готовности пользователя наряду с технической конфигурацией. В соответствии с планом:
- Определите, какие образы взаимодействуют с контрактами и какие полномочия нужны каждому. Разные роли требуют разных сочетаний наборов полномочий - например, для создания документа требуются DocGen Designer и пользователь OmniStudio в дополнение к пользователю среды выполнения CLM. Пользователям, которые только проверяют или утверждают контракты, может не понадобиться лицензия Revenue Cloud Advanced. См. Personas in Salesforce Contracts.
- Планируйте обучение на этапах развертывания, чтобы пользователи изучали функции по мере их появления.
- Прежде чем начать работу, протестируйте операции создания документов и шаблонов с организациями пользователей, не являющихся администраторами. Пробелы в полномочиях часто появляются, только когда пользователи среды выполнения (не администраторы) выполняют задачи впервые.
- Запланируйте приемочное тестирование пользователя перед началом работы каждого этапа.
