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計畫您的 Salesforce Contracts 實作
收集業務需求、評估您目前的契約流程、序列功能部署,並為小組準備成功實作 Salesforce Contracts。
備註 在您開始規劃之前,請先檢閱「建立您的 Salesforce Contracts 實作小組」,以確保從一開始就參與正確的利害關係人。
收集需求
有效的需求收集是成功實作的基礎。此階段涉及瞭解您組織今天處理契約的方式、識別難題,以及定義未來狀態的成功樣子。
與法律、銷售、採購和營運的利害關係人合作,以回答下列問題:
- 契約類型與數量
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- 您的組織管理哪些契約類型 (銷售協議、NDA、服務契約、合作夥伴協議、續約)?
- 您的小組每月或每季處理多少契約?
- 不同的契約種類是否遵循不同的流程?
- 編寫與文件管理
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- 今天如何建立契約文件?範本是否為標準化或臨時?
- 您的小組撰寫契約是否在 Microsoft Word 中,且是否需要即時協同合作?如果是,請及早參與您的 IT 或 Azure 管理小組 — Microsoft 365 整合需要 Azure 應用程式註冊、租戶組態和帳戶連結,如果未預先計畫,則可能會延遲實作。
- 您是否有預先批准子句的文件庫,或者每個契約都會從頭開始?
- 審查、批准和協商
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- 誰會批准契約,且批准鏈是否因契約值或類型而有所不同?
- 您如何與對象協商—離線紅線、線上協同合作或兩者?
- 外部廠商是否需要存取權才能檢閱或簽署契約?如果是,請提前決定您的協同合作模型:外部檢閱者可以透過 Azure 來賓使用者帳戶 (無須 Microsoft 365 授權)、私人外部檢閱連結或離線文件交換來協同合作。每個模型都有不同的設定需求。
- 執行與合規性
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- 今天如何簽署契約?您是否已使用 DocuSign 或其他電子簽章提供者?
- 執行後,如何追蹤如付款條款、遞送排程或 SLA 等義務?
- 利害關係人對契約狀態和績效需要哪些報告或分析?
- 簽章到期、失效或遭到拒絕時會發生什麼事?計畫您的狀態模型如何處理這些例外狀況路徑,而不只是從草稿到啟用的 happy 路徑。
- 系統與資料
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- 契約源自何處—機會、報價、訂單或外部來源?
- 您是否有需要數位化或移轉的舊版契約?
- 哪些現有系統 (CRM、ERP、文件管理) 需要與 Salesforce Contracts 整合?
依序您的功能部署
Salesforce Contracts 功能相互建立。取得正確的順序可避免重複處理,並在新增進階功能之前建立堅實的基礎。
許多實作都遵循此進度:
- 定義契約類型與生命週期階段
- 決定您組織管理的契約類型,以及每個類型經歷的階段。這就是基礎—契約類型可控制哪些範本、批准流程和動作適用於每個契約。
- 設定狀態模型和轉換
- 設定生命週期階段與觸發每個轉換之動作之間允許的路徑。從預設狀態模型開始,如果您的程序需要自訂階段,請將其延伸。逐步完成例外狀況 (拒絕的批准、到期的簽章、鎖定的文件) 以確保每個狀態都有有效的進展路徑。
- 設定文件編寫
- 設定文件範本、Microsoft 365 整合 (若適用) 和子句庫。決定您的小組是從範本建立文件、匯入現有文件,還是直接在線上 Microsoft Word 中撰寫文件。
- 設定批准與電子簽名
- 為每個契約類型定義批准工作流程,並針對電子執行設定 DocuSign 整合。
此核心完成後,您的實作便會變得更量身打造。根據您的業務優先順序,您可以設定:
- 內容服務對應
- 自動填入機會、報價或訂單中的契約欄位。
- 義務管理
- 追蹤執行後承諾和合規性狀態。
- 契約 AI
- 使用生成式 AI 撰寫子句草稿、從舊版契約中解壓縮資料,或針對大型存放庫使用大量解壓縮。
- 契約搜尋和 Agentforce
- 在您的契約組合中啟用自然語言搜尋。
- Salesforce Contracts Analytics
- 部署生命週期追蹤、KPI 和合規性監視的顯示面板。
- 合作夥伴與社群存取權
- 透過 Experience Cloud 將契約功能延伸至外部使用者。
評估您的資料
考量哪些現有契約資料需要進入 Salesforce Contracts,包括有效契約、歷程記錄契約,以及重要文件範本和子句。
評估您現有資料的品質,並識別匯入前需要的清除或轉換。請與您的 Salesforce 管理員或實作合作夥伴合作,根據資料量和複雜度決定適當的匯入方法。
準備您的使用者
成功的實作需要使用者整備以及技術組態。依照您的計畫:
- 識別哪些角色會與契約互動,以及每個角色需要的權限。不同角色需要不同的權限集組合,例如,文件產生需要 DocGen Designer 和 OmniStudio 使用者,以及 CLM 執行階段使用者。僅檢閱或批准契約的使用者可能不需要 Revenue Cloud Advanced 授權。請參閱 Salesforce Contracts 中的 角色。
- 規劃部署階段的訓練,讓使用者在功能可供使用時瞭解功能。
- 在上線之前,使用非管理員使用者帳戶測試文件產生和範本作業。只有在執行階段使用者 (非管理員) 第一次執行工作時,才會出現權限缺口。
- 在每個階段上線前排程使用者接受度測試。
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