Directrices para trabajar con notas

Directrices generales para notas

• Para crear una nota asociada con un registro, debe tener acceso de lectura al registro.
• Para modificar una nota existente asociada con un registro, necesita acceso de modificación a la nota.
• Para eliminar una nota, debe ser el propietario de la nota.
• Puede relacionar notas con objetos personalizados, pero no con parámetros personalizados, cuando utilice Salesforce. Para relacionar una nota con la configuración personalizada, utilice la API ContentDocumentLink.
• Si Notas está desactivada, no puede acceder a las notas que se crearon con ella.
• Solo las notas tomadas con la lista relacionada Notas aparecen en la ficha Notas.
• Para crear notas independientes o gestionar todas sus notas, utilice la ficha Notas (disponible en Lightning Experience y la aplicación móvil Salesforce).
• Lea notas que se tomaron con la herramienta de toma de notas heredada desde la lista relacionada Notas y archivos adjuntos en registros. Estas notas no aparecen en la ficha Notas.
• Tras activar Notas, la herramienta de toma de notas heredada permanece disponible para crear y gestionar notas en Salesforce Classic y la aplicación móvil Salesforce. En Lightning Experience, la herramienta de toma de notas heredada solo se utiliza para leer y gestionar notas que se crearon con ella.
• En Lightning Console, guarde el registro en el que está trabajando antes de acceder a Notas desde la barra de utilidades. La eliminación o guardado de una nota actualiza toda la página de la consola y se pierde cualquier cambio no guardado.
• Cuando crea una nota en Salesforce Classic, se crea inmediatamente una nota titulada “Nota sin título”. Se le llevará automáticamente a la página del editor de notas.
• Cuando crea una nota en Lightning Experience, la nota no se guarda hasta que introduce un título o contenido. Después de guardar la nota, se guardan los cambios adicionales automáticamente
• En la aplicación móvil Salesforce, cree una tarea desde una nota deslizando una línea en la nota. También puede tocar en la barra de herramientas para agregar o actualizar el estado de un elemento de acción. Si su perfil tiene asignados dos o más tipos de registro de tarea, se le solicitará elegir un tipo de registro cada vez que cree una tarea desde una nota. Si su perfil tiene asignados menos de dos tipos de registro Tarea, la tarea se crea inmediatamente.
• No puede importar notas con imágenes integradas en otras organizaciones de Salesforce utilizando Cargador de datos o Dataloader.io.

Directrices para relacionar notas con eventos

No puede relacionar una nota en estas circunstancias:

• Un evento propuesto
• La copia de un invitado de un evento para varias personas
• Un evento recurrente
• Un evento individual dentro de una serie de eventos

Directrices para compartir notas

• Al compartir una nota en Lightning Experience, solo puede proporcionar a otros usuarios acceso de visor, porque Notas no admite la modificación simultánea. Si varias personas modifican una nota al mismo tiempo, sobrescriben el contenido de cada una.
• No puede compartir notas en la aplicación móvil Salesforce.
• Dependiendo de la configuración de su sistema, una nota que comparte se comparte con todos los usuarios de su empresa cuando se publica:
  • En unas noticias en tiempo real que todos los usuarios pueden ver
  • En un perfil
  • En un registro
  • En un grupo público
  Pregunte a su administrador de Salesforce cómo está configurada Notas en su empresa.

Directrices para cuando se crea una nueva versión de una nota

En Lightning Experience, puede restaurar versiones anteriores de una nota. Se crea una nueva versión de una nota cuando se cumple al menos una de las siguientes circunstancias.

• El usuario que actualiza la nota es diferente del usuario que creó la versión existente.
• La versión existente tiene más de 15 minutos de antigüedad.
• El tamaño del cuerpo de la nota aumenta en más de 800 bytes.
• El tamaño del cuerpo de la nota disminuye más de un 20%.

Directrices para la herramienta de toma de notas heredada

• Todas las notas que se agregan a contactos y oportunidades también se acumulan bajo la cuenta asociada.
• Las notas se relacionan automáticamente con la cuenta principal.
• Para crear y gestionar notas en registros, utilice la lista relacionada Notas y archivos adjuntos. No puede crear notas con la herramienta de toma de notas heredada en Lightning Experience.
• Para restaurar notas eliminadas, utilice la Papelera.
• Si una nota está marcada como privada, solo es accesible para la persona que la creó o adjuntó.
• Si publica notas para contactos externos mediante Salesforce to Salesforce, todas las notas públicas se compartirán automáticamente con una conexión cuando comparta el objeto principal. Si se selecciona Compartir con conexiones en el archivo adjunto, el archivo adjunto se comparte automáticamente.
• Para dejar de compartir una nota o un archivo adjunto, seleccione Privado.