Consignes relatives à l'utilisation de notes

Consignes générales relatives aux notes

• Pour créer une note associée à un enregistrement, vous devez avoir accès en lecture à l'enregistrement.
• Pour modifier une note existante associée à un enregistrement, vous devez avoir accès en modification à la note.
• Pour supprimer une note, vous devez en être le propriétaire.
• Vous pouvez associer des notes à des objets personnalisés, mais pas à des paramètres personnalisés, en utilisant Salesforce. Pour associer une note à des paramètres personnalisés, utilisez l'API ContentDocumentLink.
• Si Notes est désactivée, vous ne pouvez pas accéder aux notes créées avec.
• Seules les notes prises avec la liste associée Notes sont affichées sous l'onglet Notes.
• Pour créer des notes autonomes ou gérer toutes vos notes, utilisez l'onglet Notes (disponible dans Lightning Experience et dans l'application mobile Salesforce).
• Lisez les notes prises avec l'outil de prise de notes hérité dans la liste associée Notes et pièces jointes des enregistrements. Ces notes ne sont pas affichées sous l'onglet Notes.
• Après avoir activé Notes, l'outil de prise de notes hérité reste disponible pour créer et gérer des notes dans Salesforce Classic et dans l'application mobile Salesforce. Dans Lightning Experience, l'outil de prise de notes hérité est utilisé uniquement pour lire et gérer les notes qui ont été créées avec.
• Dans Lightning Console, enregistrez l'enregistrement sur lequel vous travaillez avant d'accéder à Notes depuis la barre d'utilitaires. La suppression ou l'enregistrement d'une note actualise toute la page de la console et toutes les modifications non enregistrées sont perdues.
• Lorsque vous créez une note dans Salesforce Classic, une note intitulée « Note sans titre » est immédiatement créée. Vous accédez automatiquement à la page de l'éditeur de notes.
• Lorsque vous créez une note dans Lightning Experience, elle n'est enregistrée qu'après avoir saisi un titre ou un contenu. Une fois la note enregistrée, d'autres modifications sont automatiquement enregistrées
• Dans l'application mobile Salesforce, créez une tâche à partir d'une note en balayant une ligne de la note. Alternativement, touchez dans la barre d'outils pour ajouter ou mettre à jour le statut d'un élément d'action. Si votre profil est attribué à deux types d'enregistrement de tâche ou plus, vous êtes invité à choisir un type d'enregistrement chaque fois que vous créez une tâche à partir d'une note. Si votre profil est attribué à moins de deux types d'enregistrement Tâche, la tâche est immédiatement créée.
• Vous ne pouvez pas importer des notes avec des images incorporées dans d'autres organisations Salesforce en utilisant Data Loader ou Dataloader.io.

Consignes relatives à l'association de notes à des événements

Vous ne pouvez pas associer une note dans les circonstances suivantes :

• Un événement proposé
• La copie d'un invité d'un événement multi-personnes
• Un événement récurrent
• Un événement individuel dans une série d'événements

Consignes relatives au partage de notes

• Lors du partage d'une note dans Lightning Experience, vous pouvez accorder uniquement l'accès visualiseur à d'autres utilisateurs, car Notes ne prend pas en charge la modification simultanée. Si plusieurs personnes modifient une note en même temps, elles remplacent le contenu de l'autre.
• Vous ne pouvez pas partager des notes dans l'application mobile Salesforce.
• Selon vos paramètres système, une note que vous partagez est partagée avec tous les utilisateurs de votre société lorsqu'elle est publiée :
  • Un fil que tous les utilisateurs peuvent afficher
  • Un profil
  • Un enregistrement
  • Un groupe public
  Demandez à votre administrateur Salesforce comment Notes est configuré dans votre société.

Consignes relatives à la création d'une nouvelle version d'une note

Dans Lightning Experience, vous pouvez restaurer les versions antérieures d'une note. Une nouvelle version d'une note est créée lorsqu'au moins l'une des valeurs suivantes est vraie.

• L'utilisateur qui met à jour la note est différent de l'utilisateur qui a créé la version existante.
• La version existante a plus de 15 minutes.
• La taille du corps de note augmente de plus de 800 octets.
• La taille du corps de note diminue de plus de 20 %.

Consignes relatives à l'outil de prise de notes hérité

• Toutes les notes ajoutées aux contacts et aux opportunités sont également cumulées sous le compte associé.
• Les notes sont automatiquement associées au compte parent.
• Pour créer et gérer des notes dans des enregistrements, utilisez la liste associée Notes et pièces jointes. Dans Lightning Experience, vous ne pouvez pas créer de notes avec l’outil de prise de notes hérité.
• Pour restaurer les notes supprimées, utilisez la Corbeille.
• Si une note est marquée privée, elle est accessible uniquement à la personne qui l'a créée ou jointe.
• Si vous publiez des notes pour des contacts externes via Salesforce to Salesforce, toutes les notes publiques sont automatiquement partagées avec une connexion lorsque vous partagez l'objet parent. Si l'option Partager avec les connexions de la pièce jointe est sélectionnée, la pièce jointe est automatiquement partagée.
• Pour arrêter de partager une note ou une pièce jointe, sélectionnez Privé.