Preparar-se para criar um processo de aprovação clássico
Planeje cada processo de aprovação clássico com cuidado para garantir uma implementação bem-sucedida.
Edições obrigatórias
| Disponível em: Salesforce Classic e Lightning Experience |
| Disponível em: Enterprise, Performance, Unlimited e Developer Editions |
Revise a lista de verificação a seguir antes de criar seu processo de aprovação clássico.
- Prepare um modelo de email de solicitação de aprovação.
- Prepare um modelo de email de solicitação de aprovação.
- Determine o remetente da solicitação de aprovação.
- Determine o aprovador atribuído.
- Determine o aprovador delegado.
- Decida se o processo de aprovação precisa de um filtro.
- Elabore ações de envio inicial.
- Decida se os usuários podem aprovar solicitações de um dispositivo sem fio.
- Determine se os usuários podem editar registros que aguardam aprovação.
- Decida se os registros devem ser aprovados ou rejeitadas automaticamente.
- Determine quantos níveis têm o seu processo.
- Determine as ações quando uma solicitação de aprovação é aprovada ou rejeitada.
Qual modelo de email você deseja usar nas solicitações de aprovação?
O modelo de email especificado em um processo de aprovação é usado para notificar os usuários de que uma solicitação de aprovação foi atribuída a eles. Você pode usar o modelo de email padrão do Salesforce ou criar seu próprio modelo. Inclua os campos de mesclagem do processo de aprovação apropriados para criar um link direto à solicitação de aprovação. Sua organização tem a resposta de aprovação por email ativada? Nesse caso, o modelo de email padrão incluirá instruções para responder a uma solicitação de aprovação. Digite aprovar, aprovado, sim, rejeitar, rejeitado ou não na primeira linha do corpo do email e adicione comentários na segunda linha.
Qual modelo de publicação do Chatter você deseja usar para solicitações de aprovação?
Se sua organização tiver Approvals no Chatter ativado, especifique um modelo de publicação de aprovação a ser usado para notificar um usuário via Chatter sobre uma solicitação de aprovação atribuída. Você pode usar o modelo de publicação padrão do Salesforce ou criar seu próprio modelo.
Quem é o remetente das solicitações de aprovação?
As notificações de solicitação de aprovação são enviadas pelo usuário que enviou o registro para aprovação. Ao configurar um alerta por email, você pode adicionar um endereço de email de retorno diferente para essas notificações. Você pode escolher o endereço de email do usuário de fluxo de trabalho padrão ou um endereço válido para toda a organização, previamente configurado e verificado. Determine qual endereço de email será usado.
Quem pode aprovar as solicitações?
Qualquer dos seguintes pode aprovar ou rejeitar uma solicitação.
- Usuário ou fila que o remetente da solicitação de aprovação escolher.
- Uma fila especificada pelo administrador.
- Um usuário listado no campo padrão Gerente na página de detalhes do usuário do remetente.
- Um usuário listado em um campo de hierarquia personalizado na página de detalhes do usuário do remetente.
- Qualquer combinação de usuários e usuários relacionados (usuários listados em um campo padrão ou personalizado do registro enviado) especificado pelo administrador.
Deseja que as solicitações de aprovação sejam delegadas a outro usuário para aprovação?
Um aprovador pode designar um delegado para aprovar solicitações, mas você pode desativar essa opção. Para atribuir delegados, preencha o campo Aprovador delegado para cada página de detalhes do usuário.
Quais registros são incluídos nesse processo?
Determine que atributos um registro deve ter para ser incluído no seu processo de aprovação. Se for necessário, crie campos personalizados para armazenar essas informações para que você possa usá-las nos critérios do seu filtro. Para incluir registros de despesas apenas para o escritório da sede, por exemplo, crie um campo de lista de opções personalizado chamado Local do escritório com duas opções: “SEDE” e “Campo”. Em seguida, especifique nos critérios do filtro que os registros devem ter “SEDE” no campo Local do escritório para serem incluídos no processo de aprovação.
O que ocorre quando o registro é enviado inicialmente para aprovação?
Quando os usuários enviam um registro para aprovação, o Salesforce bloqueia o registro automaticamente para que outros usuários não possam alterá-lo enquanto ele aguarda a aprovação. Ainda é possível adicionar membros da campanha a campanhas bloqueadas para aprovação.
Decida se outras ações de fluxo de trabalho, como alertas por email, tarefas, atualizações de campo e mensagens de saída, devem ocorrer quando um registro é enviado pela primeira vez. Essas ações tornam-se suas ações de envio inicial.
Os usuários podem aprovar solicitações a partir de um dispositivo móvel?
Determine se os usuários devem fazer login no Salesforce para aprovar solicitações. Outra alternativa é configurar o processo de aprovação para permitir que os usuários aprovem remotamente as solicitações por meio de um navegador de dispositivo móvel.
Quem pode editar os registros que aguardam aprovação?
Registros enviados para aprovação são bloqueados. Usuários com a permissão em nível de objeto "Modificar tudo" para um determinado objeto ou com a permissão "Modificar todos os dados" sempre podem desbloquear um registro e editá-lo. Você também pode especificar que o aprovador atribuído atualmente poderá editar o registro. Ainda é possível adicionar membros da campanha a campanhas bloqueadas para aprovação.
Os registros podem ser aprovados, rejeitados ou ignorados automaticamente com base em determinados critérios?
Você pode definir critérios de entrada para cada etapa do processo. Configure o Salesforce para aprovar, rejeitar ou ignorar o processo caso um registro não atenda aos critérios. Todas as despesas enviadas com um Valor menor que 15 dólares, por exemplo, são aprovadas automaticamente.
Quantas pessoas precisam aprovar essas solicitações?
Um processo de aprovação pode ter vários níveis de aprovações. Determine quantos usuários devem aprovar as solicitações e em que ordem.
O que ocorre quando uma solicitação é aprovada ou rejeitada?
Quando uma solicitação é submetida a recall, aprovada ou rejeitada, o Salesforce pode executar até 10 instâncias de cada um dos seguintes tipos de ações, até um total de 40 ações. Você também pode configurar até 40 ações para ocorrerem quando um registro tiver recebido todas as aprovações necessárias ou for rejeitado.
