Exemple de processus d'approbation des rapports sur les dépenses Classic

Important Essayez les processus d'approbation de flux, une alternative moderne aux processus d'approbation Classic. Cette nouvelle fonctionnalité offre une interface basée sur le flux plus flexible et conviviale. Elle peut se déclencher lors de modifications d'enregistrement, prenant en charge l'extensibilité Apex et la consignation détaillée pour les parcours de conformité et d'audit. Il prend en charge l'acheminement dynamique basé sur des données et des règles métiers, contrairement aux Processus d'approbation Classic, qui sont liés à des objets spécifiques et offrent une prise en charge limitée des processus en utilisant des conditions. Avec les processus d'approbation de flux, vous pouvez surveiller les enregistrements soumis et identifier rapidement les blocages, ce qui vous offre une visibilité sans précédent sur les workflows d'approbation. De la même façon que les processus d'approbation Classic, les processus d'approbation de flux ne consomment pas de crédits d'automatisation ni d'exécutions d'orchestration.

Utilisez cet exemple pour créer un processus d'approbation classique en deux étapes pour tous les employés de votre siège social. Il spécifie que les dépenses inférieures à 50 $ sont automatiquement approuvées, que celles supérieures ou égales à 50 $ nécessitent l'approbation d'un responsable, et que celles supérieures à 5 000 $ nécessitent l'approbation supplémentaire de deux vice-présidents. Cet exemple met en évidence un processus d'approbation classique parallèle et l'option « autrement ».

Préparez votre organisation :

Avant de créer le processus d'approbation classique :

• Si vous n'avez pas encore d'objet personnalisé pour suivre vos dépenses, créez un objet personnalisé et un onglet appelé Rapports sur les dépenses. Ajoutez les champs appropriés, tels que Montant, Description, Statut, Date de début et Date de fin.
• Créez un champ personnalisé Office Location dans l'objet utilisateur. Attribuez la valeur « HQ » aux utilisateurs qui travaillent dans les bureaux du siège social.

Créez le processus d'approbation Classic :

Créez un processus d'approbation classique en utilisant l'objet personnalisé Rapport sur les dépenses et spécifiez les éléments suivants :

• Le critère de filtrage de ce processus d'approbation classique est Utilisateur actuel : Bureau égal à Siège social. Les enregistrements doivent remplir ce critère avant d'être soumis à ce processus d'approbation classique.
• Sélectionnez le champ Responsable comme approbateur automatique suivant.
• Pour informer les approbateurs que leur approbation est requise, créez un modèle d'e-mail. Pour rediriger les utilisateurs vers la page d'approbation dans Salesforce, incluez des champs de fusion de processus d'approbation.
• Choisissez le propriétaire de l'enregistrement ou tout autre utilisateur auquel vous souhaitez accorder la possibilité de soumettre des rapports sur les dépenses.
• Créez les étapes d'approbation ci-dessous.
  1. Créez une étape intitulée Étape 1 : Approbation du responsable avec les spécifications suivantes :
     • Nommez cette étape Étape 1 : Approbation du responsable.
     • Sélectionnez Effectuez cette étape si les et choisissez critères sont remplis. Choisissez aussi approuver l'enregistrement pour l'option sinon.
     • Définissez les critères de filtrage sur : Dépenses : Montant supérieur ou égal à 50.
     • Dans l'option Affecter automatiquement à des approbateurs, sélectionnez le responsable de l'utilisateur qui soumet la demande.
     • Si nécessaire, sélectionnez Le délégué de l'approbateur peut également approuver cette demande pour permettre à l'utilisateur qui figure dans le champ Approbateur délégué d'approuver les demandes.
  2. Créez une étape d'approbation intitulée Étape 2 : Approbation de plusieurs VP, puis spécifiez les attributs ci-dessous.
     • Utilisez les critères de filtre Montant des dépenses supérieur ou égal à 5000.
     • Choisissez Affecter automatiquement à des approbateurs et sélectionnez deux utilisateurs ayant un rôle de VP.
     • Sélectionnez l'option Nécessite l'approbation UNANIME de tous les approbateurs sélectionnés. La demande est approuvée uniquement si les deux utilisateurs désignés l'approuvent.
     • Si nécessaire, sélectionnez Le délégué de l'approbateur peut également approuver cette demande pour permettre à l'utilisateur qui figure dans le champ Approbateur délégué d'approuver les demandes.
     • Sélectionnez Effectuer UNIQUEMENT les actions de refus pour cette étape afin que la demande revienne au responsable pour qu'il apporte des modifications si l'un des VP la refuse.

Conseil Envisagez de créer les actions d'approbation finale suivantes :

• Définissez une mise à jour de champ pour attribuer automatiquement la valeur Approuvée au champ Statut.
• Envoyez une notification d'approbation à l'utilisateur qui a soumis le rapport sur les dépenses.
• Pour imprimer un chèque de remboursement, envoyez un message sortant à votre système financier back-office.

Conclusion :

• Après avoir créé le processus d'approbation classique, ajoutez la liste associée Historique des approbations à la présentation de page de l'objet Rapport sur les dépenses.
• Vous pouvez ajouter la liste associée Éléments à approuver à vos présentations de vos page d'accueil personnalisées. La liste associée indique aux utilisateurs toutes les demandes d'approbation qui attendent leur réponse.
• Si vous avez une organisation sandbox, testez le processus d'approbation Classic, puis activez-le.